Ксения ВАЛИЕВА

тренер-практик, эксперт в сфере Supply Chain Management и Project Management

Роль информационных потоков в управлении цепями поставок

0
2217
Как часто сотрудники департамента управления цепями поставок (ДУЦП) задаются вопросами движения информационных потоков и важности процессов коммуникации в организации? Меня как директора по логистике волнуют более насущные вопросы: планирование товарных запасов, своевременные отгрузки от поставщиков, взаимоотношения с таможней, мощность склада и его пропускная способность, распределение товаров в регионы, транспортная логистика и пр.

Мне повезло с руководителем – он часто ставит передо мной интересные задачи. Как-то раз вызвал меня и сообщил, что недоволен деятельностью департамента. На вопрос, что именно не так, он ответил: «К результатам работы претензий нет. Есть развитие, оптимизация, эффективные решения в логистике и закупках. Но смежные отделы недовольны… коммуникациями!» Я, конечно, возмутилась: «Что, мои сотрудники невежливы? Или кому-то на запрос не ответили? Или какая-то акция сорвана?» Меня зацепило! Но пришлось принять горькую пилюлю и с этим отправиться восвояси. Но имея склонность к профессиональным исследованиям (люблю свое дело!), я с решимостью стала изучать озвученную директором проблему коммуникаций.

Обратившись к определению, отметим, что управление цепями поставок – это системный подход к планированию и управлению потоками информации (!!!), материалов и услуг на всех этапах движения товара от производителя до конечного потребителя.

Как системно управлять услугами в цепочке поставок, мы хорошо знаем: это партнерские взаимоотношения с судоходными линиями, экспедиторами, транспортными компаниями, таможенно-лицензионными складами, брокерами, таможней, госорганами по выдаче разрешительной документации для ввоза и торговли товарами, с партнерами по хранению товаров, формированию промо-наборов, обеспечению транспортной логистики по территории Украины и пр. организациями. Эффективность замерить – тоже не проблема: своевременность выполнения услуг, соотношение цена/качество, работа в рамках бюджета по логистике. Все эти процессы поддаются планированию. Например, посчитав годовой грузопоток помесячно, можно рассчитать потребность в контейнерах, фурах, нагрузку на склад, бюджет на брокерские, транспортные услуги, сроки, контрольные точки, KPI и т.д.

Управление товарными потоками – моя любимая тема. О товародвижении я могу говорить сутками. От эффективного управления товарными запасами и потоками зависит, не побоюсь этого слова, вся деятельность торговой компании! Начинаем с планирования спроса и уровня товарного запаса для обеспечения продаж. Создаем алгоритмы планирования закупок по каждому SKU в зависимости от логистического плеча. Рассчитываем страховые запасы, которые защитят нас от колебаний спроса и срывов сроков поставки, обеспечат уровень доступности 100% по новинкам и группе А. Считаем плановую оборачиваемость и отслеживаем отклонения (либо перетарка, либо продажи упали). Уровень сервиса рассчитываем по каждому клиенту, оборачиваемость – по всем складам и т.д. Любой показатель можно переложить на язык цифр и контролировать отклонения.

Но как управлять информационными потоками? Как их отслеживать, планировать?
Давайте сначала разберемся с понятием, что такое информационные потоки в управлении цепями поставок.

Работа с информацией сопровождает все процессы товародвижения от производителя до конечного потребителя. Прежде всего, это программное обеспечение – EDI, учетная база компании, программы для планирования спроса и закупок, WMS и другие системы учета и планирования данных. Выбор, настройка софта и обеспечение его актуальности современным реалиям – непростая задача для директора по логистике. Тут важна грамотная IT-поддержка, которая обеспечивает внедрение нового программного обеспечения, интеграцию баз данных, учетных программ, доработку существующего ПО и пр.

Обеспечение эффективных коммуникаций с внешними партнерами также является важной задачей с точки зрения координации информационных потоков. Этим искусством директор по логистике должен владеть в совершенстве. Честные, открытые, доверительные отношения с партнерами не раз выручали меня в трудных ситуациях. И товар к акции подготовить за волшебно короткий срок, и пеню, и сумму по демереджу за сверхнормативный простой в порту сбить, и ставки на транспорт до конца года не повышать, потому что перерасход бюджета – подобных примеров в арсенале множество!

Самое простое и одновременно самое сложное в коммуникациях, как ни странно – взаимодействие с внутренними клиентами, т.е. коллегами из смежных отделов и департаментов. Процессы логистики сквозняком проходят через деятельность всей компании, обеспечивая потребности маркетинга, продаж, отдела финансов. Но насколько качественны коммуникации с ними? Эффективно ли взаимодействие? Или логистика живет своей жизнью, «варится в своем котле»?

Часто бывает так, что даже в рамках ДУЦП менеджеры по закупкам не знают, что делает клиентский сервис, хотя трудятся, по сути, над одним процессом – обеспечивают товарный поток. А что происходит с коммуникациями со смежными отделами? Как часто вы слышите от своих сотрудников: «Опять маркетинг и продажи жгут! Как мы обеспечим отгрузки акционного товара завтра, если для его подготовки требуется неделя? Они что, не понимают?» или: «Зачем проводить акцию по товару, по которому и так текущее выполнение плана 130%? Почему бы не обратить внимание на низкооборачиваемые позиции?»

Под колпаком такого информационного вакуума особенно остро проявляется вечный конфликт интересов: у логистов цель – оптимизация товарного запаса и снижение транспортных и складских расходов, у продаж и маркетинга – наличие товара в неограниченном количестве здесь и сейчас. Ну, просто Лебедь, Рак и Щука! Давайте прикинем, сколько времени, сил и эмоций (невосполнимый ресурс) затрачивается на разрешение этого конфликта. Если сотрудники вашего отдела тратят до 20% рабочего времени на выяснение отношений, отписки по претензиям и героическое преодоление сложностей, вы теряете на одном сотруднике:

1,6 часа в день × 22 раб. дня = 35,2 часа в мес.

× 28 грн (средняя з/п менеджера по логистике в час) = 985,60 грн в мес.

Если у вас в подчинении 10 сотрудников, это 9856 грн в месяц и 118272 грн в год! И столько же теряют коллеги из смежных отделов, не находя общего языка с логистикой! Общая сумма потерь при штате около 60 человек может доходить до 500 тыс. грн в год! Внушительная сумма, не так ли? И если вы не начнете управлять информационными потоками внутри департамента и со смежными отделами, ваша личная эффективность как руководителя и эффективность деятельности всей компании будет неуклонно снижаться. А кому нужен, управленец, который создает не прибыль, а убытки?

Я продолжаю ежедневно решать этот кейс под названием «Управление информационными потоками», и как выяснилось в ходе моего расследования, удобной и понятной формулы его решения не существует. Но все же находятся приемы, которые помогают наладить коммуникации. Вот некоторые из них.

  • Мгновенная обратная связь на любой запрос от смежных департаментов. Т.к. менеджеры ДУЦП завалены текучкой, они часто не уделяют внимания своевременной обратной связи, считая, что вполне достаточно ответить на запрос через 3–5 дней после его получения. Но отправителю зачастую нужен не сам ответ сию секунду, а информация, когда он его получит и в какой форме. Неудовлетворенность сотрудников смежных отделов, которая порождается отсутствием обратной связи, может составлять львиную долю проблем коммуникаций.
  • Отсутствие прописанных и понятных инструкций. Порождает конфликты, связанные с неоднозначным толкованием бизнес-процесса. Я не сторонник бюрократии, но основные процессы в логистике требуют изложения на бумаге.
  • Мониторинг уровня внутреннего и внешнего сервиса. На практике это можно сделать с помощью анкетирования, которое выявит зоны для развития.
  • Трансляция целей компании и логистики всем сотрудникам ДУЦП. Постановка задач и определение важности работы каждого сотрудника в рамках компании.
  • Семинары, тренинги по логистике.  В течение года были проведены такие мероприятия: двухдневный тренинг для своих сотрудников и для логистов партнеров-дистрибьюторов, двухдневный семинар по логистике для всех желающих внутри компании, и отдельный однодневный тренинг по логистике для отдела продаж. Эти мероприятия требуют много времени на подготовку (мы использовали внутренний ресурс), но позволяют ознакомить сотрудников смежных отделов и партнеров с целями, задачами, методами и ролью логистики в компании. После таких встреч партнеры и внутренние клиенты с большим пониманием относятся к процессам и вопросам, которые ранее вызывали сопротивление.

Качественно работая над коммуникациями, вы не только улучшаете показатели деятельности своего департамента, но и получаете бонусы в виде:

  • новых идей от сотрудников;
  • эффекта синергии, когда каждый, понимая свой личный вклад, работает на общий результат;
  • новых возможностей для развития.

В заключение хочу еще раз подчеркнуть, что планирование и управление информационными потоками – это такой же важный участок работы директора по логистике, как и любой другой.

 

 

Другие публикации автора: 
Ксения ВАЛИЕВА

тренер-практик, эксперт в сфере Supply Chain Management и Project Management