Екатерина МАЛЫШЕВА

директор по маркетингу Quantum International

Расходы, о которых молчат поставщики систем автоматизации

0
1850
Автоматизация работы складов, грузовых перевозок и прочих логистических процессов, безусловно, повышает эффективность работы, а значит, и ее доходность, если внедрена правильно и работает, как швейцарские часы. Но всегда ли суммы, указываемые поставщиками в коммерческих предложениях совпадают с реальными затратами, с которыми сталкиваются заказчики при внедрении? Как правило, о многих дополнительных расходах просто не упоминают, чтобы не «спугнуть». А зря. Ведь правильно рассчитанный бюджет снимает много острых вопросов и обеспечивает комфортное и продуктивное сотрудничество, не говоря уже о репутационных бонусах для поставщика. О том, к чему нужно быть готовым при внедрении систем автоматизации рассказывает Екатерина МАЛЫШЕВА, директор по маркетингу компании Quantum International.

Как покупать SCE-системы?

В первую очередь, советы Екатерины МАЛЫШЕВОЙ касаются приобретения и установки SCE-систем, предназначенных для управления цепочками поставок, в т.ч. управлением складом, перемещениями товаров, анализом логистических процессов и т.д. Особенностью этих систем является обязательное наличие дополнительного оборудования и достаточно сложный процесс адаптации к потребностям конкретной компании. Из-за этого, отмечает Е. МАЛЫШЕВА, между поставщиком и заказчиком часто возникают недоразумения, которые вредят бизнесу как одних, так и других.

– Как минимум, в любой компании хотели бы, чтобы их проект автоматизации не сильно дорожал в процессе выполнения работ, поясняет Екатерина МАЛЫШЕВА. – Однако заказчик далеко не всегда может на это рассчитывать. Система сама по себе мало чего стоит без всего того, что клиент должен к ней добавить. На практике порой складывается довольно неуклюжая ситуация, когда у клиента возникает некая дополнительная затратная часть, о которой он не догадывался в самом начале при подписании контракта с поставщиком.

Оказывается, многие компании, предлагающие установку автоматических систем управления, в своих коммерческих предложениях не упоминают о целом ряде работ и сервисных услуг, от которых потенциальный клиент все равно не сможет отказаться. Делают они это, чтобы на этапе выбора поставщика заказчик видел как можно более низкую цену.

В чем-то они, конечно же, правы. Если сразу задекларировать высокую стоимость, клиент, вероятно, обратится к другой компании или же вовсе решит повременить с автоматизацией. Но такие маркетинговые решения точно нельзя назвать цивилизованными, поскольку они уж очень напоминают банальное мошенничество. Мол, сегодня мы умолчим о тех или иных услугах, заказчик согласится на нашу низкую цену. А затем, когда дело дойдет до середины, он уже никуда не денется – вынужден будет доплачивать, поскольку система в незавершенном виде не сможет нормально работать.

По словам Екатерины МАЛЫШЕВОЙ, в 99% случаев цена, заявленная в коммерческом предложении, оказывается выше реальной стоимости внедрения системы, поскольку полный проект автоматизации всегда состоит из трех основных разделов:

1. Сама система.

2. Оборудование к ней.

3. Услуги по совместному внедрению.

– Этот план можно расширить или уточнить, но основа всегда базируется на указанных трех разделах, – говорит Екатерина МАЛЫШЕВА. – Подписывая договор, всегда обращайте внимание, занесен ли в него пункт о том, что вы будете вместе с поставщиком внедрять систему. «Внедрять будем вместе» – значит в заявленной стоимости учтено все или почти все. Если этого нет, возникает опасность глобального увеличения и бюджета, и времени, необходимого для запуска автоматизации процессов.

Даже самые простенькие системы автоматизированного управления обойдутся в несколько тысяч долларов. А эффективные продукты типа SCE для серьезных логистических компаний стоят десятки и сотни тысяч в зависимости от величины бизнеса и товаропотоков. Вы должны знать, за что платите деньги. Здесь мало понимать, какова цена каждого элемента системы. В коммерческом предложении поставщик должен их не только перечислить, но и точно указать, в  каком объеме и по какой стоимости он готов реализовать эти элементы.

– Обсудить все подробно нужно уже на первом этапе переговоров, – отмечает Екатерина МАЛЫШЕВА. – Ведь потом придется составлять технический проект автоматизации, а он будет основан именно на том заказе, который вы делаете, исходя из коммерческого предложения.

Вопросы, которые следует задать поставщику

На этапе уточнения проекта Екатерина МАЛЫШЕВА настоятельно советует задать поставщику несколько важных вопросов:

1. Готов ли он сделать технический проект неотъемлемой частью договора о поставке и запуске системы управления? Именно то, что будет четко прописано в договоре, поставщик обязан сделать в указанные сроки и за оговоренную сумму. Иначе у заказчика появляется законное право не подписывать акт выполненных работ и не оплачивать их в полном объеме. Отнеситесь к этому вопросу серьезно, и вы застрахуете себя от риска, что поставщик не доведет дело до конца.

2. Как будет происходить адаптация и расширение системы? Все-таки заказчик, наверное, не является опытным специалистом, хорошо разбирающимся в автоматизированных системах управления. А ведь предложенная вам система может, как полностью подходить для вашего бизнеса, так и подходить при условии небольших доработках. А может, все программы придется писать с нуля специально для вашей компании.

3. Как будет осуществляться установка системы? Какое оборудование понадобится? Придется ли вам закупать терминалы сбора информации, принтеры и прочую технику? Сколько? Почем? Обычно не возникает никаких проблем, если речь идет о 2-3 терминалах и принтере, а если вам понадобится дополнительно 100-200 терминалов и две сотни принтеров?

4. Кто будет обучать персонал? Заказчику важно понять не только то, в какие сроки, на какой базе и за какую цену поставщик сможет обучить ваш персонал работать с автоматизированной системой. Нужно еще разобраться в глубине обучения (обычные пользователи, специалисты, способные обслуживать, переналаживать систему и т.д.). Гарантирует ли поставщик, что сможет обучить даже ту часть персонала, которая никогда не пользовалась компьютером? Здесь также можно попасть в неприятную ситуацию. Например, по договору поставщик провел несколько занятий, «начитал» материал, а ваши сотрудники все равно не умеют работать с автоматизированной системой управления. Поставщик умывает руки – он сделал все, что требовалось по договору. А вы тратите дополнительные средства и время, нанимая тренеров со стороны.

5. С какого момента систему следует считать внедренной? Когда начали работать терминалы сбора информации, когда вы провели первую инвентаризацию и убедились, что система работает без сбоев или когда ваши автомобили отобразились на карте? Если эту конечную точку внедрения не определить и не зафиксировать документально, также возникают риски, что поставщик бросит вас в самый ответственный момент.

6. Готов ли поставщик стать вашим ассистентом после запуска системы? И это тоже очень важный момент. Следует помнить, что внедрение АСУ создает стрессовую ситуацию в коллективе. Сотрудники понимают, что освоение новых технологий, возможно, принесет им трудности на первых порах, и они не всегда уверены в своих способностях. Весь коллектив или, как минимум, его часть выходит из привычной «среды обитания», как будто перемещаясь в зону дискомфорта. То есть, настроение у них не самое подходящее для успешного перехода на новые технологии. Если рядом с ними будут находиться опытные специалисты, которые станут оказывать поддержку до того момента, пока сотрудники полностью не освоят систему, большая часть проблем отпадет.

Определение стоимости системы

Екатерина МАЛЫШЕВА еще раз напоминает, что автоматическая система управления – это не штучный товар. Поэтому общая стоимость работ и оборудования не может быть одинаковой для разных объектов. В самом начале можно четко определить только цену каждого терминала, принтера, компьютера, навигатора и т.д. Обо всем остальном нужно договариваться.

– Представьте себе, что еще лет пять назад поставщики вообще не вносили в коммерческое предложение стоимость операционных издержек и оплату за услуги консультантов по внедрению, – припоминает Екатерина МАЛЫШЕВА. – Сейчас такое уже бывает не часто, но все-таки иногда случается. В этих пунктах могут скрываться довольно-таки крупные издержки, и заказчику стоит проследить, чтобы все было в порядке.

Бытует мнение, что стоимость обслуживания системы иногда может оказаться больше той суммы, которую вы уплатили за саму систему. Однако следует иметь в виду, что со временем АСУ усовершенствуются и становятся все более гибкими. Появляются варианты обслуживания, можно выбрать: пользоваться ли в дальнейшем услугами приглашенного специалиста или есть смысл обучить кого-то из своих сотрудников? В данном случае решение принимаем в зависимости от того, сколько человеко-часов понадобится для выполнения этих работ.

Если система не требует постоянных вмешательств из-за расширения клиентской базы, смены ассортимента, маршрутов и т.д., то необходимость держать в штате специалиста по ее обслуживанию невелика. Справиться с иногда возникающими сбоями, вирусами и прочими неприятностями можно и с помощью аутсорсинга.

Стоимость оборудования оговариваем отдельным блоком. В большинстве случаев внимание следует сосредоточить на компьютерах, Wi-Fi и сервисном обслуживании гаджетов.

Как правило, компьютеры на складах уже стоят. Но какие? К сожалению, во многих компаниях привыкли скидывать старую технику на склады. Таким образом, нужно выяснить, будет ли работать предложенная вам система на этих ПК или, может придется покупать новые? Вероятно, на эти же компьютеры можно установить другую систему управления, не менее эффективную? Рассмотрите и такой вариант.

Wi-Fi связь также бывает с разными параметрами. Узнайте, сможет ли система работать с уже имеющейся в вашей компании или придется проводить модернизацию?

Наконец, в наше время по какой-то непонятной причине поставщики систем SCE почти никогда не вносят в коммерческое предложение стоимость сервисного обслуживания купленного оборудования. Об этом также полезно помнить.

«Внедрять будем вместе»

– Это самый важный принцип, – утверждает Екатерина МАЛЫШЕВА. – Самая лучшая система, отлично составленное техническое задание ничего не стоят, если процесс внедрения не прошел, как следует.

Если поставщик согласен внести в договор пункт о совместном внедрении, и если он готов возиться с вами до тех пор, пока персонал компании полностью не освоит систему управления, с ним можно иметь дело.

Примерно в 40% случаев закупленную АСУ не могли запустить в полном объеме только из-за саботажа в коллективе самой компании. Одни сотрудники чего-то не понимают, другие боятся всего нового, третьим система, возможно, мешает работать с большей для себя самого пользой. Оборудование ломается самым удивительным образом, а объяснение у всех одно: никто не знает, как с ним правильно обращаться.

– Мы научились справляться с этой проблемой простым способом, – отмечает Екатерина МАЛЫШЕВА. – Еще на этапе подписания договора просим заказчика сформировать команду по внедрению из сотрудников своей компании. Она будет взаимодействовать с нашими специалистами, обучаясь в самом процессе внедрения.

В этой команде должен быть руководитель – мотивированный на конечный результат специалист по логистике, который хорошо знает все процессы, происходящие на предприятии, и может не менее половины своего рабочего времени уделять автоматизированной системе. Кроме него нужны представители разных подразделений – как логистических, так и специалистов отделов продаж, маркетинга и т.д. Это очень полезно, чтобы создать эффект синергии. Тогда вся компания, а не только ее логистические подразделения смогут использовать преимущества АСУ.

– Рассматривайте предложения поставщиков в полном объеме, – завершает Екатерина МАЛЫШЕВА. – Подходите к решению проблем комплексно. Тогда ваша компания получит именно ту систему, которая позволит достичь новых успехов на рынке. При этом вы потратите минимум средств. И ничего не придется переделывать.

_____________________________________

ЧТО ВХОДИТ В БЮДЖЕТ ПО АВТОМАТИЗАЦИИ

1. СИСТЕМА – совокупная  стоимость лицензий, комплексных услуг по внедрению, содержанию системы, операционных расходов консультантов по внедрению.

1. Лицензии на систему.
2. Услуги, связанные с комплексным внедрением системы:

  • технический проект
  • адаптации и расширения (функциональные, интеграционные)
  • установка
  • обучение
  • внедрение (запуск в промышленную эксплуатацию
  • ассистирование после запуска

3. Стоимость операционных издержек консультантов по внедрению:

  • расходы на проживание;
  • суточные консультантов;
  • транспортные расходы.

4. Стоимость обслуживания системы:

  • гарантийное обслуживание;
  • сервисная служба неотложного реагирования;
  • возможные дальнейшие изменения в системе
     

2. ОБОРУДОВАНИЕ – совокупная стоимость периферийного оборудования, лицензий других производителей, а также других услуг и работ, связанных с приведением в действие инфраструктуры подразделений к работе с системой.

1. Лицензии на дополнительное ПО и услуги по их настройке:

  • системы управления Базами Данных,
  • операционные системы,
  • другое

2. Серверное оборудование и услуги по их монтажу и настройке.

3. Стационарные рабочие места (персональные компьютеры).

4. Оборудование:

  • радиотерминалы,
  • сканеры,
  • GPS-приемники
  • и т.д.

5. Организация работы сети на объекте (Wi-Fi, локальная):

  • услуги по изучению радиопокрытия,
  • прокладка СКС,
  • другое.

6. Сервисное обслуживание и администрирование оборудования.


3. «ВНЕДРЯТЬ БУДЕМ ВМЕСТЕ» – совокупная стоимость вовлечения персональных ресурсов своей компании в процесс автоматизации.

1. Выделение руководителя проекта внедрения со стороны заказчика (срок 3-6 мес., занятость в зависимости от этапа проекта 50-100% рабочего времени).

2. Временная вовлеченность в проект внедрения (срок 3-6 мес., занятость в зависимости от этапа проекта 20-50% рабочего времени):

  • Директор по логистике
  • Начальник склада/транспортного подразделения
  • Директор департамента ИТ.

3. Временная занятость специалистов узкой области (срок 1-2 месяца. Занятость 10-15% рабочего времени):

  • Специалист по закупкам
  • Специалист по продажам
  • Специалист по работе с клиентами.

4. Специалист по обслуживанию системы управления складом /транспортом (новая должность или перепрофилирование «старого» сотрудника компании).

 

Quantum International – ведущий поставщик современных IT-решений для управления логистикой и производством
Тел.: + 38 (044) 383-30-84;  +7 (495) 971-49-47
Сайт https://quantum-int.com/                   Публикации компании

 

 

Другие публикации автора: 
Екатерина МАЛЫШЕВА

директор по маркетингу Quantum International