Андрей ГРИГОРЬЕВ

генеральный директор Quantum International

Быть или не быть WMS на складе? Как рассчитать возврат инвестиций

0
603
Прежде, чем автоматизировать склад, необходимо максимально точно рассчитать время возврата инвестиций, советуют эксперты. Существует расхожее мнение, что внедрение автоматизированной системы управления складом – дорогое и не всегда окупаемое удовольствие. Именно с такого тезиса начал свой доклад на одном из практических семинаров генеральный директор компании Quantum International Андрей ГРИГОРЬЕВ. – Так ли это? – обратился он с вопросом к участникам мероприятия. Большинство из них ответили утвердительно. – Тогда я попытаюсь доказать, что это далеко не всегда является аксиомой, и что финансовый результат в каждом конкретном случае будет разный.

Быстрая, а главное, максимально точная оценка возврата инвестиций (ROI) в комплексный проект внедрения программного продукта играет огромную роль. Поэтому прежде, чем начать реализацию проекта, любой руководитель компании захочет узнать, на основании каких критериев можно рассчитать возврат денег, кого привлечь к этой работе. А также понять, какие показатели необходимо учесть, какова будет совокупная стоимость комплексного внедрения, на что следует обратить особое внимание при ее вычислении и на какой эффект следует рассчитывать после автоматизации.

На сегодняшний день существует много различных подходов в поиске ответов на эти вопросы, и каждый из них имеет право на жизнь. Можно рассчитать ROI самостоятельно, можно привлекать для этого всевозможные веб-ресурсы или попросить у поставщика WMS конкретную информацию о продукте. Можно, наконец, обратиться в независимую консалтинговую компанию – проанализировав работу склада за прошлый период и спрогнозировав результаты после внедрения системы, она выдаст более-менее приемлемый вариант расчетов.

Впрочем, для первичного анализа достаточно коммерческого предложения поставщика, остальные данные можно собрать, проанализировать и сравнить самостоятельно. Но это будет неточная информация, соответственно, анализ возврата инвестиций также может быть искаженным. Ведь для того, чтобы аргументировано ответить на вопрос «внедрять или не внедрять?» и обосновать целесообразность инвестиций в ІТ-решение для улучшения работы склада, необходимо учесть ряд дополнительных показателей. Их условно можно разделить на три основные группы.

Первый блок – совокупные расходы по автоматизации склада. В него входят:

  • совокупная стоимость лицензий WMS, комплексных услуг по внедрению и поддержке системы,
  • операционные издержки консультантов по внедрению,
  • цена периферийного оборудования,
  • стоимость лицензий других производителей,
  • затраты на оплату услуг и работ, связанных с приведением инфраструктуры склада в соответствие с работой системы.

В стоимость проекта внедрения WMS входят также программы дополнительного обеспечения, настройка собственно оборудования, создание серверных, стационарных рабочих мест, закупка терминалов, принтеров, организация самой инфраструктуры склада (например, радиотерминалы не смогут работать без специальной сети).

Подписывая контракт, поставщик, как правило, акцентирует внимание клиента на стоимости своих работ и лицензии, а об остальных аспектах умалчивает. А ведь общая цена проекта, как правило, включает в себя и зарплату специалистов рабочей группы, и различные оплачиваемые процедуры.

Если поставщик – зарубежная компания, к этому добавляются суточные, гостиничные и транспортные расходы иностранных специалистов.

Так как система в большинстве случаев внедряется совместными усилиями, следует учитывать, что во время проектирования обязательно будут отвлекаться от основной деятельности сотрудники специализированного звена компании-клиента, а в течение всего проекта хотя бы один ее специалист (на разных этапах – от директора по логистике до начальника слада) будет вовлечен в работу.

Забывают некоторые руководители и о том, что впоследствии, при расширении бизнеса, может возникнуть необходимость снова обращаться к поставщику для дальнейшей адаптации системы.

Придется дополнительно заказывать всевозможные «бантики» и «рюшики» – новые опции, виды отчетов и пр. Да и в повседневной эксплуатации случаются сбои из-за ошибок персонала, поэтому необходимо постоянно быть в контакте со службой быстрого реагирования.

Не надо строить иллюзии, что система будет работать сама, без помощи человека, – убежден Андрей ГРИГОРЬЕВ. – На складе обязательно должен присутствовать специалист, который вносит изменения на уровне общего пользователя, вмешивается в работу в случае непредвиденных ситуаций и принимает оперативные решения. Это может быть как старый, так и новый сотрудник.

Второй блок – показатели деятельности склада. В его структуре – общие финансовые показатели компании и основополагающие элементы расходов логистического подразделения: количество товарноматериальных запасов и складского персонала, информация о занимаемых складских площадях, статистика ошибок на складе и т.д. Именно тут «спрятаны» резервы для некоторой экономии средств после внедрения системы автоматизации.

Если речь идет о финансовых показателях предприятия, нужно учитывать среднегодовой рост бизнеса, так как вместе с ним растет и товарооборот, а значит, увеличиваются объемы логистических операций. Этот рост необходимо заложить в основу всех расчетов, иначе сложно говорить об их точности и достоверности.

Внедрение WMS-решения с применением оборудования для автоматической идентификации грузов призвано значительно сократить количество ошибок при складской обработке. Чтобы оценить, что выиграет при этом компания, следует предварительно провести статистический анализ ошибок и рассчитать среднюю стоимость каждой из них. А они могут быть самыми разными: от пересортицы, отправки товара другому клиенту – до дорогостоящих возвратов, дополнительной корректировки документов и т.д. Некоторые компании, согласно контрактам, оплачивают штрафы за недопоставку товара и некорректную отгрузку. Их количество и сумму за год также нужно оценить и учитывать.

Кроме того, важнейшими показателями являются количество товарно-материальных запасов, их стоимость и среднегодовые потери, а также занимаемые складские площади. Следует обратить внимание, что в будущем склад может оказаться недогружен, поскольку после внедрения системы товар будет оборачиваться быстрее.

Благодаря оптимизации отбора, адресному хранению, четкому регламенту выполнения складских операций повысится (как показывает практика, на 20–30%) и производительность труда персонала, поэтому даже при росте оборотов иногда удается сократить его количество.

Третий блок – показатели эффективности автоматизации склада. Сюда входят:

  • улучшение качества информации о товарно-материальных запасах и их локализации;
  • уменьшение количества запасов;
  • редукция складских площадей, эффект уплотнения;
  • рост производительности труда складского персонала;
  • повышение точности складских операций;
  • сокращение числа ошибок, количества возвратов и штрафов;
  • рост продаж.

На сегодняшний день существуют только среднестатистические методы таких расчетов, поэтому в каждом конкретном случае к решению вопроса надо подходить индивидуально, исходя из специфики работы склада и предприятия в целом. Но общее для всех правило – обязательно провести краткий аудит деятельности.

Ведете ли вы сегодня на складе учет количества ошибок и оцениваете ли вы их стоимость? – обратился эксперт к участникам семинара. – Подсчитываете, во что обходится возврат, предположим, одной собранной паллеты? Ведь, как правило, компания-производитель относится к собственному складу, как к убыточному предприятию…

Большинство отмолчались. И только один слушатель пожаловался на некорректный метод подсчета убытков в их фирме. Учет там ведется по факту списания просроченной продукции за год. Но это неточная информация, так как непроданную за предыдущий год продукцию списывали в начале следующего, а реальную сумму потерь подсчитали лишь через год.

Автоматизация склада, несомненно, даст возможность избежать подобных ситуаций и сократить количество ошибок. Меньше становится возвратов просроченного товара, легче отслеживать случаи воровства. Высвобождается часть складских площадей благодаря уплотнению и оптимальной загруженности ячеек. Сотрудники выполняют больше операций за единицу времени. При наличии эффективных инструментов контроля и мотивации персонала все это позволяет повысить производительность склада на 25–30%, сделать его работу прозрачной и предсказуемой.

Эти факторы необходимо учитывать при расчете сроков возврата инвестиций, хотя универсальной формулы для этого на сегодняшний день нет. Многое будет зависеть от качества собранных данных – чем они достовернее, тем более реалистичной будет окончательная цифра. Например, если компания делает такой анализ самостоятельно или пользуется веб-ресурсами, желательно, чтобы сотрудники, вовлеченные в эту работу, имели полноценный доступ к базе данных финансовых расходов предприятия. Это позволит дать ответ на вопрос «быть или не быть WMS на складе», опираясь на реальные цифры.

 

Quantum International – ведущий поставщик современных IT-решений для управления логистикой и производством
Тел.: + 38 (044) 383-30-84;  +7 (495) 971-49-47
Сайт https://quantum-int.com/                   Публикации компании

 

 

Другие публикации автора: 
Андрей ГРИГОРЬЕВ

генеральный директор Quantum International