О системе оптимизации процессов таможенного оформления

В силу различных причин и обстоятельств, субъекты ВЭД не могут (или не хотят) изменить все те устаревшие процессы, которые существуют в их УЦП. Зачастую, там, где можно упростить, пересмотреть, усовершенствовать, убрать узкие места и автоматизировать, при этом на выходе получить экономию во времени и ресурсах, установленные правила и утвержденные «архаизмы» обязывают работать в согласованных рамках. В таких случаях, мы применяем инновационный подход и системные процессы только на «своей половине поля», в то же время, выполняя четко сформулированные пожелания Клиента. Существует принятая в Компании «рамка» процедур и регламенты, а уже за этими рамками мы используем свои процессы и подходы, которые приводят к результату.

Для нас как новаторов, всегда интересно идти навстречу вызовам и решать сложные, порой невозможные задачи, которые позволяют расти, развиваться и видеть плоды эффективности и результатов изменений. Когда наши Клиенты готовы меняться и оптимизировать свои процессы, мы предлагаем решения исходя из конкретных пожеланий. В таких случаях, достижение общего результата происходит благодаря правильной синергии.

Важно, чтобы техническое задание для будущей оптимизации было не просто списком «хотелок», а являлось целевым, с четким описанием желаемых результатов, критериями того, что будет считаться результатом, то есть идеальная картина, с установленными дедлайнами и возможными «НЕ» – то, что будет недопустимым в работе над систематизацией.

При запуске в работу нового проекта, все начинается с первого вводного проактивного аудита, который является неотъемлемой частью процесса запуска контракта с заказчиком, в процессе которого мы концептуально понимаем для себя, что в перспективе можно и стоит изменить, улучшить, усовершенствовать, упростить. Формируем общие цели и принимаем решение о том, идем мы к ним совместно с Клиентом или только в рамках своих внутренних процессов. По истечению 6 месяцев, проведя контрольные замеры и инвентаризацию достигнутых результатов, наблюдаем улучшения, фиксируем успехи.

В качестве примера могу привести случай, когда Заказчик категорически отказывался от оформления деклараций по типу ИМ-40-ЕА и никакие аргументированные доводы им не принимались и не поддерживались. Разумеется, с такой позицией о несогласованных оформлениях не могло идти и речи – работали так, как того требовал Клиент. Однако, когда внутренние улучшения над которыми мы работали были завершены и привели к соответствующему результату, на плановой встрече с топ-менеджментом Заказчика мы рассказали о нашем опыте внедрения работы по ЕА для других компаний, привели успешные результаты и это стало желаемым инструментом для Клиента и уже спустя месяц все оценили результат в действии.

Под оптимизацией процессов и затрат мы также понимаем и свою готовность к оспариванию «ветхих» Решений о корректировке таможенной стоимости, которые тянутся у Клиента «испокон веков», а его неспособность своими силами выйти из этого замкнутого круга тянет за собой на регулярной основе финансовые затраты на переплату налогов и ситуация кажется тупиковой. В нашем опыте есть ряд компаний, для которых KPI работы отдела логистики зависел, в том числе, и от результатов выхода из постоянных корректировок таможенной стоимости, что позволило нам разработать и применить успешные инструменты по отстаиванию интересов Клиента перед таможенными органами в данном вопросе.

Помимо сказанного, внедрение процедуры «импорт-контроля», о которой я уже упоминала в предыдущих своих статьях, дает быстрые и эффективные результаты уже сразу, особенно если Компания-импортер работает с регулярными товарами, требующими получения документов нетарифного регулирования, получение которых занимает продолжительное время, что в общем итоге позитивно влияет на общую статистику движения товара «склад-склад».

В нашей практике, данный этап позволил разорвать замкнутый круга постоянного размещения грузов на таможенный склад и оформлять товары «с колес», тем самым в 10 раз сократить сроки на таможенное оформление.

Пересмотр к подходам классификации товаров согласно УКТВЭД, выявление ошибочной классификации, взвешивание рисков, предложения и их обсуждение с Клиентом для выработки правильной стратегии  – один из сложных шагов, на которые не все компании готовы идти. Многие придерживаются принципа «Что работает – не трогать». И в этом также есть свой здравый смысл, если это позволяет быть Компании в рынке и не страдать от результатов выбора такой стратегии.

У нас есть кейс, когда системная классификация согласно УКТ ВЭД по «7-му правилу интерпретации» (по высшей ставки пошлины), привела к убыточности ВЭ-операций и Компания оказалась перед жизненно-важным выбором: продолжать двигаться так же и быть готовой в любой момент не справиться с конкуренцией на рынке из-за высоких цен на свою продукцию либо развернуться на 180 градусов и пройти тернистый путь, результаты которого вернут ей лидирующие позиции, где она была в начале своего пути, и двигаться дальше к росту и процветанию.

Безусловно, существуют клиенты и контракты, где нет необходимости решать сложные задачи. Но для улучшения процессов нет предела совершенству и оптимизацией могут стать: прямое взаимодействие с поставщиком/перевозчиком, работа в выходные дни (чтобы не «останавливать конвейер»), автоматизированное формирование особых форм отчетности и многое другое, что в совокупности является критериями качественного и заботливого сервиса, облегчает жизнь клиенту и делает его немного счастливее.

Как написано в книге Тони Шея, счастье на самом деле складывается из четырех вещей: ощущения контроля, ощущения прогресса, привязанностей (количества и глубины ваших отношений) и видения/значимости (ощущения себя частью чего-то большего).

А значит, мы оба, и Клиент, и Исполнитель, можем стать счастливее.

Ниже я привожу импровизированный список того, что зачастую требует пересмотра и позволяет периодически рассматривать возможность улучшения, поиска лучших решений для достижения необходимого результата:

• Нетарифное регулирование: виды разрешений и их актуальность по законодательству.
• Виды контролей, которые нужно проходить через «Единое окно».
• Понимание того, какие документы действительно нужны для реализации товара на территории Украины, а без каких можно обойтись
• Ясность в существующем налогообложении по товару и тому, как его можно уменьшить, и есть ли тренды и законодательство для этого?
• Знание актуальных льгот и особенностей их получения.
• «Рука на пульсе» анализа рисков по интеллектуальной собственности (ОПИС): своевременно быть подготовленными к сценарию таможенного оформления с выполнением данной формальности.
• «Рука на пульсе» при анализе рисков по таможенной стоимости. Понимание своего конкурентного окружения, наблюдение за тенденциями изменения цен на свою продукцию и прогнозирование вариантов развития событий.
• Рассмотрение улучшений в логистике маршрута груза и выгодном географическом расположении таможни для выполнения формальностей. (Не секрет, что многие брокерские компании настойчиво предлагают оформлять грузы там, где удобно им, а не их клиентам).
• Готовность сделать своевременный и аргументированный выбор оптимального процесса будущего оформления (тип ГТД и т.п.).
• Внутренние инструкции. Например, формализованные инструкции для водителей, чтобы от замены подрядчика отвечающего за транспортировку груза не приходилось заново «воспитывать» компанию-перевозчика.

Выполнение этих рекомендаций поможет избежать ненужных хлопот и волнений при прохождении таможенных формальностей.