Виктор БАРАНОВСКИЙ

руководитель проектов центра "Логистическая мастерская"

Готовимся к переезду склада

0
1995
Радостное событие – компания арендовала (купила, построила) новое, более просторное и удобное помещение для склада. Распланированы рабочие зоны, закуплено дополнительное оборудование, техника. Словом, теперь все будет прекрасно! Осталось только переехать – вместе со всем товаром, имеющимися стеллажами, техникой и людьми. Причем – не останавливая на длительный срок отгрузку, ведь время для компании стоит денег. И, конечно же, не растеряв и не испортив по пути товар. Задача, согласитесь, не из простых, но практически каждому логисту время от времени приходится ее решать. Причем, всякий раз по-новому.

Каждый переезд – это стресс. Недаром в народе его сравнивают с пожаром. Тем более, переезд такого большого и сложного хозяйства, как склад. И чтобы сделать его более-менее управляемым, нужно заранее разработать как можно более подробную программу действий.

Одним из первых и самых важных ее пунктов должен стать план расположения товаров на новом складе – где что будет размещено. Естественно, при его составлении надо учитывать, какое оборудование забирается с собой, а какое будет докуплено. Идеальный вариант – полное оснащение склада новым оборудованием, поскольку переезжают все обычно в помещение большей площади и большей высоты складирования. Тогда процесс переезда проходит гораздо легче – не нужно параллельно с перевозкой товара проводить разгрузку, демонтаж, перевозку и монтаж на новом месте стеллажей. Но в реальной жизни вряд ли кто-то старое оборудование просто выбросит. Так что обязательно нужно предусмотреть, как и в каком порядке его лучше перевозить.

Исходя из этого, начинаем разбираться, кто что будет делать и за что отвечать – распределяем зоны ответственности. В любом случае переезд – это движение муравейника, множество разнообразных потоков. Кто-то переправляет товар, кто-то – оборудование, кто-то пакует груз на старом складе, кто-то на новом его принимает, кто-то контролирует перевозку, а еще кто-то занимается вспомогательными работами (уборка, перевозка мебели из кабинетов, раздевалок и т.д.). За каждое действие назначается ответственный из числа старших кладовщиков, начальников смен и пр. – т.е. людей, в рабочие обязанности которых входит принятие решений и руководство персоналом склада.

Важно также взвешенно подойти к выбору даты переезда. Причем вопрос этот решается не внутри склада, а на уровне руководителей подразделений компании, исходя из того, какие намечаются календарные темпы отгрузок. Лучше выбрать как можно более спокойный период, чтобы переезд не сопровождался большим количеством текущих работ. Да еще по возможности сократить к этому времени закупку и максимально разгрузить склад в сторону клиентов и на склады филиалов (если они есть). Здесь, понятно, не обойтись без помощи финансового, торгового и закупочного департаментов.

Отдельно стоит позаботиться об информационном обеспечении: в команду переезда обязательно должен входить специалист IT-отдела, который отвечает за коммуникации, т.е. за то, чтобы вовремя были перевезены и подключены на новом месте все компьютеры, работали все программы.

Далее устанавливаем очередность работ, чтобы, не завершив один этап, по возможности к следующему не переходить. Точно предусмотреть, сколько уйдет времени на каждое действие, к сожалению, практически невозможно, но нужно хотя бы установить «вилку» – успеть с такого-то дня или часа по такой.

В идеале спланированный переезд по времени можно приравнять к крупнооптовой отгрузке абсолютно всего, что есть на складе. Если скорость отбора оптовых партий известна, несложно просчитать также, на какой период придется остановить отгрузку заказов клиентам. В этом плане сколько складов, столько и вариантов развития событий – в зависимости от объемов запаса, ассортимента, наличия ресурсов и т.д. Но чаще всего удается уложиться в 1–2 дня, за которые работники склада упакуют и приготовят к отправке недельную норму отгрузки.

Сделать это сложно, но возможно, поскольку перевозить товар предстоит большими партиями и по упрощенной процедуре, а принимать его на новом складе будет свой персонал. Можно отбирать минимально трудозатратными складскими единицами хранения (паллетами или хотя бы упаковками), но успеть просто необходимо, потому что, как правило, никто не позволит остановить склад на все время переезда – слишком велики будут потери от недопродаж. Поэтому главная задача – как можно скорее начать отгрузку заказов на новом месте.

А чтобы сделать это, нужно учитывать стандартное правило управления запасами, которое в упрощенном варианте можно трактовать примерно так: если на складе будет лежать запас продукции под среднюю недельную отгрузку, вероятность того, что в первый день какого-то товара не окажется и придется вычеркивать строки из заказов, минимальна, не более 1–2%.

Как правило, в первую очередь перевозятся оверстоки – они особо не нужны ни в старом складе, ни в новом, и лучше их убрать, чтобы «не путались под ногами». Если можно перевезти избыточный запас до старта переезда – даже лучше. А потом уже приступаем к переправке запаса продукции на первую неделю. Он сразу идет в новую зону отбора, и тогда можно начать отгрузку заказов на новом складе в самый короткий срок. Возникает ситуация неустойчивого равновесия: на старом складе зона отбора еще существует, из нее еще может проводиться какая-то VIP-отгрузка, но основная масса заказов собирается, пакуется и отправляется клиентам с нового.

А далее главное – поспевать за развитием событий. В идеале, на следующий день перевозится запас на вторую неделю отгрузок, а также восполняется запас уже отгруженных из новой зоны товаров. Т.е. надо постоянно контролировать статистику отгрузок и наличие товаров на новом складе, своевременно пополнять запас наименований, остаток по которым снижается до «опасного» уровня. И параллельно перевозить остальные грузы. Задача на день формулируется примерно так: товары 1, 2 и 3 – обязательно, а остальное – что успеете упаковать и что поместится в машины.

И так постепенно все из старого склада «вытягиваем». Насколько быстро – во многом зависит от ресурсов. Очень важно, чтобы на это время никто из сотрудников не ушел в отпуск или на больничный, потому что каждая пара рук – на вес золота. Речь, конечно, не идет о действительно заболевших сотрудниках – скорее, об «эпидемиях» на складе в моменты пиковой нагрузки, особенно если есть проблемы с системой мотивации персонала. Хотя в дни переезда нагрузка на людей действительно будет значительно больше обычной, и нужно, конечно, предусмотреть повышенную оплату.

А вот брать на этот период каких-то временных рабочих не стоит – не имея опыта, они будут больше мешать, чем помогать. Поскольку новый склад, как правило, лучше оборудован, на погрузку-разгрузку неквалифицированный персонал не очень-то и нужен. А уж на прием новичка никак не поставишь. Его можно использовать на вспомогательных операциях, но их доля невелика, а проблема контроля работы временного персонала – достаточно острая.

Дополнительные сотрудники нужны только в том случае, когда приходится перевозить еще и оборудование – именно для его демонтажа и монтажа на новом месте. Для этого лучше всего, конечно, постараться нанять специалистов из компании, поставляющей стеллажи, но их работой все равно должен руководить кто-то из «комсостава» склада. Задача еще больше усложняется – фактически одновременно работают две бригады: одна снимает и упаковывает товары, другая разбирает стеллажи. Потом это все двумя разными видами транспорта отправляется на новое место. Потребуется, например, 20-тонник для перевозки стеллажей и 5-тонник – для товара. И все время между складами идут два параллельных потока.

А в новом помещении, по теории, тот, кто отвечает за размещение товара в зоне отбора, должен успевать контролировать еще и установку стеллажей. Бригада монтажников в соответствии с графиком их хотя бы «набрасывает» – только первый ярус, возможно, даже без пришивки к полу (если позволяют условия), но так, чтобы можно было как-то разместиться. Хотя в данном случае можно выиграть за счет того, что новый склад обычно больше по площади, стеллажей там тоже больше, и какая-то их часть подготовлена заранее. Благодаря этому ситуация становится не столь напряженной.

Но все равно понадобится какое-то время, чтобы на новом месте навести порядок. Даже когда из старого помещения все вывезено, нельзя сказать, что переезд завершен – предстоит еще разместить все по местам в новом. Поскольку адресная система должна быть прописана заранее, доставленные грузы по возможности сразу размещаются в определенном порядке. Но поскольку все происходит очень быстро, 100% гарантии, что нужный товар окажется по указанному «адресу», нет.

Чтобы точно знать, что все перевезено и ничего не потеряно по дороге, все перемещения лучше оформлять документально. На каждую машину готовится транспортная накладная, аналогичная накладной на внутреннее перемещение, в которой указываются все товары и их количество. Тогда в случае возникновения вопросов легко установить, что, когда и вместе с чем перевозилось, кто сдавал/отправлял и кто принимал. А уж если приняли, то остается только найти, куда «пристроили».

В моей практике был случай, когда в спешке переезда шесть поддонов качественной продукции на новом складе поставили в зону брака, а потом три недели их искали. Помогло то, что по документам установили точно: было отгружено со старого склада в определенный день, принималось вместе с таким-то товаром. Значит, не забыли и не потеряли, надо искать. Склад был достаточно большой и загруженный товаром, потому искали долго. Причем зону брака упорно обходили – сработала инерция мышления.

 

 

Полная версия этого материала доступна после оформления подписки
 

Оформив подписку, Вы получаете доступ ко всем материалам, размещенным на сайте Logist.FM

Оформить подписку.