Поэтапный переход на централизованные поставки
Когда централизация некстати
В теории все выглядит достаточно просто. Если у нас есть 5 торговых точек, в которые товарызавозят 5 поставщиков, при прямых поставках имеем 25 отгрузок, 25 приемок, 25 раз будем оформлять документы и т.д. При работе же через РЦ количество поставок и приемок в этом случае уменьшается до 10, и это даст неплохую экономию. Чем больше у компании поставщиков и торговых точек, тем больше денег помогает ей сохранить распределительный склад.
Жаль, что на практике эта схема не всегда работает, как надо. По словам П. ЧЕПЧИАНСКИ, до сих пор никто не смог предложить универсальной системы централизации при работе со скоропортящимися товарами. Молочные продукты, к примеру, должны поставляться в места продаж в самые короткие сроки, иначе просто испортятся в пути. То же касается хлебобулочных изделий, выпечки, охлажденного мяса, рыбы и мн. др.
В Украине сложилась такая практика: если срок хранения товара меньше 7–10 дней, производители и торговля предпочитают работать на условиях прямых поставок, а если больше, в отделах логистики рассматривают возможность централизованного распределения.
К преимуществам прямых поставок следует отнести также достаточно простую работу с рекламациями. Если в магазин приходит машина поставщика с испорченным или поврежденным товаром, ее просто не разгружают. Но как поступить, если груз отправлен с РЦ своей же сети? Тем более, если перевозки осуществляет аутсорсер? Во-первых, водитель может отказаться от незапланированного рейса, поскольку у него есть четкий график доставки в целый ряд торговых точек. А во-вторых, куда отправлять такой товар? Назад в распределительный центр, чтобы там разбирались, кто виноват? При этом, как показывает практика, компания далеко не во всех случаях сможет отнести убытки на счет поставщика.
Не особо жалуют распределительные центры в тех сферах ритейла, где товары требуют специфической предпродажной подготовки. Например, при работе с косметикой или одеждой ассортимент формируется не только по наименованиям, но и по размерам, цветам и т.д., а продажи в разных торговых точках могут отличаться в разы. Если компания решит централизовать поставки таких товаров, ей придется создавать в распредцентре большие запасы, что приведет к росту затрат на логистику.
– Выбирая между прямыми поставками и работой через распределительные центры, всегда следует учитывать соотношение расходов и доходов, – делает вывод П. ЧЕПЧИАНСКИ. – Расходы зависят от сроков и условий хранения, сложности складской обработки товаров, количества приемок и отгрузок, частоты и расстояния доставки. Доходы же зависят от присутствия товара на магазинных полках. Обычно эффективность распределительных центров становится очевидной с ростом объемов продаж.
Недостатки прямых поставок
У большинства поставщиков розницы также работают профессиональные логисты, умеющие считать деньги своего предприятия. Их директора по логистике хорошо понимают, что развозить товар по магазинам мелкими партиями слишком дорого. Поэтому они стремятся, во-первых, увеличить минимальный объем заказа, а во-вторых, закольцевать маршруты своих машин так, чтобы те в течение дня обслуживали как можно больше точек при минимальном пробеге.
Однако такие действия поставщиков приводят к возникновению ряда проблем, справляться с которыми придется уже ритейлеру. Это, в частности:
1. Рост запасов в магазинах. По словам эксперта, в Украине сегодня есть немного поставщиков, способных обеспечить подвоз товара хотя бы через день. Как правило, при поставках непосредственно в магазины речь идет о доставке раз в неделю. Если же партии увеличиваются до объемов РЦ, поставщик сможет привозить товар 2–3 раза в неделю, и запасы в розничных точках можно будет значительно уменьшить.
2. Большие объемы страховых запасов. При низкой частоте поставок страховой запас приходится увеличивать, особенно в тех категориях товаров, которые не пользуются самым высоким спросом, или продажи которых нестабильны.
3. Значительное увеличение документооборота и расходов на приемку.
4. Снижение точности поставок. Вышедшие на маршруты доставки автомобили далеко не всегда успевает вовремя прибывать в назначенные места – и из-за заторов на дорогах, и из-за задержек с разгрузкой/приемкой. Магазины, оказавшиеся в конце маршрута, могут и вовсе не дождаться поставки в назначенный день.
Напомнил Павол и еще об одном немаловажном моменте:
– Хотя поставщики скоропортящихся продуктов обычно настаивают на прямых поставках, именно круговые рейсы приводят к нарушению температурного режима в рефрижераторах, а тем более в изотермах. Ведь их приходится каждые 15–20 минут открывать, чтобы выдать очередную партию товара. Если на улице +30°С, ни одна холодильная установка не справится с такими нагрузками, и температура в кузове будет значительно выше положенной. Во многих странах эту проблему решают с помощью специальных термобоксов, в которые загоняют машины для разгрузки, но в Украине они еще воспринимаются как большая роскошь.
Потенциал экономии распределительных центров
Чем больше объем бизнеса, тем большую пользу могут принести ему распределительные центры. В больших сетях их может быть несколько. Как планировать их количество и размещение, известно каждому дипломированному логисту. Главная задача – обеспечить надлежащую частоту поставок в магазины с экономией на запасах и без вреда для объемов продаж, учитывая, что даже временное отсутствие товара на полке ведет к значительным потерям оборотов.
Эффект от централизации лучше всего виден на примере крупных торговых сетей. К примеру, один из ритейлеров всеукраинского масштаба при прямых поставках вынужден был держать запасы общей стоимостью до 600 млн грн. Как только построили несколько РЦ, оборачиваемость товаров в сети выросла в 1,5 раза, а из запасов удалось изъять около 200 млн грн.
На приемке товара при централизации поставок экономит любая сеть независимо от размера. Прежде всего, благодаря тому, что сам процесс приемки проходит легче и быстрее, ведь машины приходят в удобное для магазина время, а не в момент наплыва покупателей. Если же поставки через РЦ приближаются к 100%, из каждого магазина можно убрать как минимум одного товароведа, что даст существенную экономию на оплате труда.
Важным дополнительным плюсом оказывается и возможность лучше организовать приемку товаров по качеству. К сожалению, квалифицированных товароведов найти в Украине не так-то просто, а обучать их самостоятельно приходится довольно долго. Легче воздать группу профессионалов высокого уровня на распределительном центре, чем полагаться на знания и опыт сотрудников каждого отдельного магазина.
Наконец, при работе через РЦ значительно проще решаются проблемы с безопасностью – когда с представителями поставщиков, водителями и грузчиками контактируют меньше сотрудников, вероятность каких-то сговоров во вред компании автоматически уменьшается.
С чего начать
– Если компания до сих пор опиралась на прямые поставки, но решила, наконец, построить систему централизованного распределения, переходить на нее нужно постепенно, – советует П.ЧЕПЧИАНСКИ. – Сначала разделите весь ассортимент товаров на группы по поставщикам и условиям хранения и выберете для централизации ту группу, которая лучше всего для этого подходит.
Продуктовые ритейлеры, по мнению эксперта, в первую очередь должны обратить внимание на товары длительного хранения или так называемую сухую группу. Крупы, макароны, сахар, чай и т.д. не требуют немедленной поставки на полку, и именно на них можно безопасно попрактиковаться перед тем, как начать поставлять через распределительные центры овощи, фрукты, замороженные и охлажденные продукты и т.п. Немало внимания и времени придется уделить и переговорам с поставщиками, ведь если через РЦ будет поставляться только часть товаров, а остальные будут по-прежнему приходить напрямую в магазины, ощутимого результата вряд ли получится достичь. Впрочем, во всех случаях необходимо проводить отдельные расчеты.
Следующий шаг – определить технологии обработки товаров по группам А, В и С: частота поставок, порядок комплектации и т.д. Это даст возможность более точно оценить, какой поток грузов должен будет обрабатывать распредцентр в день, неделю, месяц и т.д. И только после этого, имея прогнозы продаж и данные о том, где и сколько работает магазинов, сколько будет открыто новых, какой поток товаров через них проходит, отдел логистики планирует оптимальное размещение РЦ.
– Покрытие продовольственными магазинами в Украине все еще очень низкое,– поясняет Павол. – Это значит, что выгодно открывать новые торговые точки. Однако при этом нужно иметь не только маркетинговую, но и логистическую стратегию, иначе эффективность таких действий может оказаться далеко не столь высокой, как можно было ожидать.
Актуальной темой для украинского ритейла остается система приемки товара, привезенного из РЦ в торговые точки. Теоретически можно добиться того, чтобы отправленный из распределительного центра товар автоматически попадал на баланс магазинов, и проверять его количество и качество при приемке не приходилось. Однако на практике достичь этого удается только в отдельных случаях. Чаще же материально ответственные сотрудники все равно все считают и перепроверяют каждую позицию, теряя рабочее время и, соответственно, деньги компании.
И напоследок эксперт напоминает, что принимая решение о переходе на централизованные поставки, нужно хорошенько подумать, стоит ли выстраивать собственную логистику или лучше отдать ее на аутсорсинг, заключив договор с провайдером логистических услуг. По этому поводу также можно услышать самые разные суждения.
Понятно, что строительство собственного РЦ обходится очень дорого, и вариант аутсорсинга в этом плане однозначно выгоднее. Да и себестоимость услуг у специализированной компании априори окажется ниже за счет большого количества клиентов. Тем не менее, у многих украинских предпринимателей аутсорсинг ассоциируется с дополнительными коммерческими рисками. Например, многие боятся, что логистический оператор, взяв под контроль основную часть их логистических процессов, станет бесконтрольно повышать цены. Или же у него могут возникнуть проблемы, которые обязательно отобразятся на клиентах. Отчасти такие опасения не беспочвенны.
– Однако поставьте себя на место любого из своих партнеров, – предлагает П. ЧЕПЧИАНСКИ. – Если вы строите серьезный бизнес, инвестируете на десятилетия вперед, разве станете пилить сук, на котором сидите, повышая цены, принимая безответственные решения и т.д.? В принципе, надежность любого логистического оператора не так уж трудно проверить. А отношения в бизнесе строятся годами. Лучше всего начинать сотрудничество с простых форм и продвигаться к сложным, а малые обороты со временем превращать в большие. И меньше слов – больше дела!