Почему большие компании выбирают цифровизацию документооборота? Кейсы Delivery, Rozetka и МХП

0
656

Диджитализация документооборота – одна из важных мировых тенденций. С 2012-го по 2017 год количество транзакций с использованием электронной цифровой подписи, выросла в 8 раз и достигает уже почти 800 млн.

К примеру, компания DocuSign – сервис электронной подписи документов, который является лидером в США, показывает статистику по количеству своих клиентов. Данные впечатляют: с 2013 года их клиентская база выросла с 50 тыс. до 400 тыс. И темпы роста от года к году ускоряются.

В Украине тоже наблюдается тенденция активного перехода на электронные документы. Бизнесы все чаще отказываются от первичных документов на бумаге и переходят на электронные сервисы обмена документами. К примеру, только через сервис «Вчасно» по состоянию на январь 2019 года электронными документами обмениваются более 65 тысяч украинских компаний. Это помогает им экономить время и деньги, а также оптимизировать работу внутри компании и с внешними контрагентами.

О том, какие преимущества от цифровизации обмена документами удалось получить, на Forum Digital рассказали Delivery Group, Rozetka.ua и «Миронівський хлібопродукт» (МХП).

Электронные документы: опыт Delivery Group и МХП

В Delivery Group в процессе внедрения электронного документооборота нужно было не просто перестроить бизнес-процессы, а поменять сознание сотрудников. На первых этапах приходилось даже где-то бороться с бухгалтерией, но как только в компании стали заметны первые результаты перехода, отказываться от бумаги стало проще. Сотрудники бухгалтерии сами подталкивали процесс внедрения.

«Когда в Delivery работали с бумажными документами, стоимость одного составляла в среднем от от 1,5 до 2,5 грн. Сейчас эти затраты – около 40 копеек за один документ. А если учесть, что таких документов у компании десятки и сотни тысяч, то экономия существенная. А к этому добавляется еще и то преимущество, что электронные документы значительно проще хранить. Трехлетний архив бумажных документов Delivery занимает сотни квадратных метров. Сейчас же компания, переводя все в электронный вид, потихоньку избавляется от этого»,  – рассказал Андрей Ивасив, соучредитель Delivery Group, председатель комитета по транспорту и логистике при СУП.

В холдинге «Миронівський хлібопродукт» на сегодняшний день электронный документооборот по логистике закрывает 98% оборота. Оставшиеся 2% – это новые компании, которые только начинают работать с МХП. И основным требованием к ним еще в начале сотрудничества является оформление электронной цифровой подписи и переход на электронный документооборот.

«Мы объективно развиваем компанию и хотим, чтобы наши партнеры шли в ногу с нами. От электронного документооборота все получают стопроцентную выгоду. Как по сокращению количества персонала, так и сохранение окружающей среды. И самое основное преимущество для перевозчиков – то, что они своевременно получают свои деньги за поставленный товар», – рассказал Дмитрий Пташник, директор департамента материально-технического обеспечения «Мироновский хлебопродукт».

Новый облачный EDI: результаты тестирования от Rozetka.ua

EDI (англ. Electronic data interchange, «электронный обмен данными») – это обмен документами, которые сопровождают поставку товаров между торговыми сетями и поставщиками. Для компании Rozetka.ua в годовом исчислении это миллионы документов, в работе с поставщиками – более 10 млн. И это в «чистых» документах, не считая замен, которые бывают часто, потому что e-Commerce очень динамичный бизнес и каждый день может поменяться цена (закупочная продажная, рекомендованная), измениться остаток и проч. Общение с поставщиками происходит каждые 10-15 минут.

Сложность для Rozetka.ua заключается в том, что на рынке eCommerce далеко не все компании используют EDI. Во многом это связано с тем, что с крупными компаниями тяжело в плане интеграции. Особенно с мультинациональными партнерами, главные офисы которых находятся в других странах. Но непросто и с мелкими компаниями, у которых отгрузка может быть, например, на 200 грн. в месяц. Убедить таких предпринимателей завести еще отдельную систему крайне тяжело

«В процессе сотрудничества со «Вчасно» мы пришли к обоюдному мнению, что для клиентов, которым не нужна интеграция и настройки, процесс можно организовать в web-версии. И сделать это даже не за смешные деньги, а абсолютно бесплатно. То есть если клиент очень маленький, он может автоматизировать свои процессы и при этом не потерять в деньгах и не нанимать дополнительных сотрудников», – рассказал Сергей Кондратенко, руководитель отдела развития и поддержки ERP в Rozetka.ua.

Электронные транспортные накладные: ситуация в Украине

В сфере логистики направлением, где много процессов, документов и, соответственно, бумаги, являются товарно-транспортные накладные (ТТН). Сейчас в Украине  стартует процесс перехода на электронную товарно-транспортную накладную, который будет регламентироваться приказом Министерства инфраструктуры.

ТТН – это документ, который должны подписать все участники процесса. Поставщик или грузоотправитель, перевозчик и покупатель. Соответственно, процедура подписи в настоящий момент  достаточно сложная. Поставщик выписывает ТТН в 4 экземплярах. Три из них вместе с перевозчиком отправляет к поставщику, тот подписывает эти экземпляры, перевозчик два забирает. Приезжает к себе, в бухгалтерию или к директору, который подписывает эти 2, один оставляет. И вместе с актами отправляет к поставщику или к плательщику.

Такая сложная и длинная процедура работы с ТТН была для  Delivery Group достаточно большой «головной болью». Поэтому компания стала одной из первых, кто начал тестировать у себя электронную форму ТТН  –  на внутренних процессах.

«Дело в том, что у всех транспортных компаний есть процессы, где ТТН тоже оформляются – на внутренние перевозки или на связанные компании. Во всяком случае, мы у себя тестируем электронные товарно-транспортные накладные именно по связанным компаниям. Да, мы пока дублируем все в бумажном виде. Но, электронный документ е-ТТН уже начинаем использовать – чтобы понимать, как нам правильно построить бизнес-процессы. И к тому моменту, когда мы сможем уже официально работать с этими документами, мы будем готовы», – сказал Андрей Ивасив.

 

 

Другие публикации автора: