Перехід на еТТН: досвід запровадження в одній компанії

Досвідом запровадження електронного документообігу поділилися представники компанії Mondelēz Україна: менеджерка по роботі з клієнтами та розвитку логістичних проектів Катерина Чернікова та менеджерка з міжнародних та локальних перевезень Анна Журбенко. Деякі пояснення дав і представник провайдера еТТН, компанії ЕDIN, Євген Тромбола. 

Реальні дії щодо запровадження електронної ТТН у компанії Mondelēz Україна почали вживати ще усередині 2021 року. За словами Катерини Чернікової, починали з вибору провайдера. Адже він повинен був забезпечити найбільш комфортний перехід на електронну форму звітності

«Коли ми почали досліджувати ринок, то з’ясували, що три провайдера еТТН загалом могли би задовольнити потреби компанії, – розповідає Катерина Чернікова. – Десь півроку знадобилося, щоб зробити остаточний вибір на користь ЕDIN. А до того часу ми тестували запропоновані системи, провели численні зустрічі з постачальниками технології тощо».

Вибір провайдера здійснювали за чотирма основними критеріями:

1. Він повинен бути учасником пілотного проекту еТТН.
2. Провайдер повинен повністю відповідати технічним вимогам компанії, яка веде бізнес на міжнародному рівні.
3. Система повинна формувати еТТН як повноцінний цифровий структурований документ, а не як просту форму з pdf-форматом. Таким чином, електронну товарно-транспортну накладну можна повністю інтегрувати у вже існуючі внутрішні системи електронного обліку.
4. Важливою була стовідсоткова підтримка з боку фахівців провайдера на усіх етапах запровадження еТТН, а також після запуску системи. 

Таким чином, після зробленого на користь ЕDIN вибору, про який замовник ще жодного разу не пошкодував, компанія з січня 2022 року почала працювати над проектом. Основну частину закінчили приблизно за рік.

«Ми вирішили одразу взяти на озброєння третю версію еТТН, – пояснює Катерина Чернікова. – Хоч легше було би запроваджувати другу, яка простіша. Однак ми хотіли отримати найбільш досконалий продукт одразу та усунути необхідність знову все переробляти у найближчому часі. Хоча, відомо, що багато компаній таки запроваджували другу еТТН»...

Загалом процес масштабування проекту у компанії розділили на два основних етапи:

• З січня 2022 року по травень 2023 року тривала основна робота із запровадження електронного документу та інтеграції його у систему обліку підприємства.
• З червня по серпень 2023 р. тривало пілотування е-ТТН v.3 з клієнтами та всередині компанії.

При цьому на Mondelēz Україна зібрана Scrum-команда з 35 фахівців, що представляють інтереси різних департаментів. А з боку провайдера у роботу постійну участь беруть 7 спеціалістів.

Процес узгодження цифрових технологій також був непростим. Як пояснила Анна Журбенко, компанія давно використовує систему управління транспортом (TMS), але тепер потрібно було, щоб е-ТТН до неї добре інтегрувалася, і весь облік потім працював злагоджено без будь-яких недоліків.

Анна також назвала п’ять бізнес-задач, які стояли перед компанією в процесі запровадження еТТН:

1. Інтегрувати платформу EDIN з внутрішніми системами Mondelēz Україна для максимально автоматичної роботи з електронними повідомленнями та юридично значимими документами.
2. Пов’язати всі електронні повідомлення та юридично значимі документи від замовлення клієнта до акту наданих транспортних послуг в один ланцюг поставки з метою формування пакетів дебіторки та кредиторки.
3. Формувати е-ТТН в два кроки: на основі підтвердження заявки на транспортування та електронного повідомлення про відвантаження. Це потрібно як для продажу клієнтам, так і для внутрішніх переміщень у компанії.
4. Зробити можливим підписання товаро-супровідних документів на платформі EDIN представниками 3PL оператора від імені Mondelēz Україна.
5. Автоматизувати процес визнання доходів шляхом передачі дати переходу права власності в ERP-систему Mondelēz Україна.

Зі свого боку, Євген Тромбола схвально відгукнувся про серйозний та раціональний підхід команди компанії-замовника до процесу запровадження електронної товарно-транспортної накладної. «Задачі були дуже чітко розписані і для мене, як для ІТ-спеціаліста, було зрозуміло, що саме потрібно вирішити», – сказав він. 

Зокрема, провайдер повинен був модернізувати свої ІР-методи та поліпшити систему до такого рівня, щоб замовник технології міг ефективно використовувати її спільно зі своїми електронними системами обліку. 

Одним із ключових моментів тут стало використання карт конвертації. Чому потрібно було отримати еТТН саме у вигляді структурованого документу? Тому що надалі його можна використовувати для легкого перетворення в інші документи, робити це в автоматизованому, а не ручному режимі. 

Крім того, дані для самої товарно-транспортної накладної, як відомо, беруться з різних документів, які попередньо формуються у різних системах. І тут також потрібно було досягти такого рівня, коли увесь процес робить комп’ютер за мінімальної участі людини. 

На завершення Катерина Чернікова розповіла про основні труднощі, з якими зіткнулася компанія при запровадженні еТТН. 

Наприклад, КЕП водія-фізособи на електронній ТТН створював зайві ризики. Одразу побачили, що електронний підпис людини, яка не має жодної офіційної посади, а працює як самозайнята особа чи ФОП може спричинити невизнання Mondelēz Україна як замовника транспортних послуг. Проблему вирішили додаванням у формі підтвердження заявки на транспортування поля з вільним текстом. Тут має бути написано, що водій уповноважений транспортною компанією, а тому може підписувати е-ТТН та Акти до неї.

Далі виникло питання стосовно легітимізації підписання товаро-супровідних документів працівником 3-ої сторони (3PL). Рішення полягало в оформленні КЕП на працівника 3-ої сторони, в реквізитах якого посада звучатиме, як «представник за довіреністю».

Ще одна проблема – це формування е-ТТН для перевезення між складами самої компанії зі збереженням логіки формування всіх е-документів в ланцюгу постачання. Також створили додаткове пошукове поле у видатковій накладній на внутрішнє переміщення або в е-ТТН для вибору підтвердження заявки на транспортування.

І останнє питання полягало у тому, що робити з клієнтами, котрі досі формують замовлення в Excel. Річ у тому, що система для еТТН зовсім «не вміє» працювати з такими старими програмами. Отже, вирішили запровадити критичні електронні повідомлення (замовлення та повідомлення про відвантаження), аби уніфікувати роботу е-ТТН для всіх клієнтів. 

Загалом у цій темі варто зважати за кілька моментів, підсумовує Катерина Чернікова. По-перше, рано чи пізно еТТН стане обов’язковим документом, без якого неможливо буде працювати у логістиці. По-друге, запровадження – доволі складний, тривалий та відповідальний процес. Необхідно дати собі час, виділити людський та фінансовий ресурс та обрати надійного відповідального провайдера. Тоді процес перетворень стане успішним. 

Нагадаємо, обов’язкове використання еТТН планувалося з 1 серпня 2023 року. Однак Міністерство інфраструктури України вирішило відтермінувати запуск е-ТТН аби бізнес мав більше часу для адаптування і тестування цифрового документообігу. Дата переходу до масового використання еТТН наразі невідома.

За матеріалами виступу на DIGITAL LOGISTICS FORUM 2023