Як зекономити місячний бюджет на перевезення, практичні поради

Сучасний світ – це світ on-line. Ми все менше спілкуємося голосом і все більше в месенджерах та соціальних мережах. Це зручно, швидко та може одночасно охопити велику аудиторію. Ми всі вже звикли до такого спілкування, та, чомусь, переважно в приватних питаннях. Але такий підхід можна і потрібно застосовувати і в роботі з використанням професійних мереж. І зараз ми поговоримо про таку професійну мережу, яка охоплює вантажовласників та перевізників, та вирішує нагальні потреби в пошуку контрагентів, спілкуванні, ціноутворенні, обміну документами та інформацією.

Нумо до справи)))

Тендерний майданчик LOGIST OFFICE був створений командою українських фахівців в царині логістики та програмування. Кожен з них має практичний досвід роботи 15+ років. Метою було створення програмного інструменту, який відповідав би сучасним потребам в транспортній логістиці. Результатом досліджень, розробки та практичного застосування стало рішення, яке дозволяє в «єдиному вікні» здійснювати всі необхідні заходи для пошуку транспорту, визначення найкращої ринкової пропозиції та всіх необхідних комунікацій між вантажовласником та перевізником.

Для реалізації рішення була вибрана платформа ORACLE. Розміщений тендерний майданчик безпосередньо в хмарі ORACLE, тому  LOGIST OFFICE працює швидко, безвідмовно, а дані його клієнтів максимально захищені.  

LOGIST OFFICE має модуль звітності, що робить процес пошуку транспорту абсолютно прозорим та контрольованим.

Функціонал LOGIST OFFICE постійно вдосконалюється.

Можлива інтеграція з будь якою обліковою системою, яку використовує вантажовласник.

Ефективність

• Фінанси

Базуючись на досвіді використання LOGIST OFFICE, клієнти LOGIST OFFICE, в середньому, мають можливість економити більше 10% від поточних ринкових цін. Тобто вантажовласник в рік фактично економить місячний бюджет на перевезення.

• Трудовитрати

Використання LOGIST OFFICE за рахунок зручних налаштувань, механізму сповіщення і обміну інформацією, знижує трудовитрати логістів більш, ніж на 30%. Зникає необхідність телефонувати, використовувати месенджери або електронну пошту. Все відбувається на майданчику. Робота логіста стає більш структурованою та системною.

Початок роботи

1. Головний крок – це рішення, що з визначеної дати пошук автотранспорту буде здійснюватися винятково через тендерний майданчик LOGIST OFFICE. 
2. Виключити будь який пошук транспорту за допомогою телефонних перемовин або спілкуванню в месенджерах, за виключенням форс-мажорних обставин.
3. Налаштувати робочий кабінет вантажовласника згідно кроків у інструкції.
4. Створити перелік перевізників, які будуть брати участь в торгах. Обов’язково підключити до LOGIST OFFICE всіх своїх перевізників, які вже виконують рейси для вашої компанії.
5. Залучити додаткові транспортні компанії, які вже працюють на майданчику. Головна мета – мати декілька транспортних компаній, які будуть зацікавленими у виконанні виставленого на торги рейсу. Ефективність LOGIST OFFICE може бути значно нижче, якщо тендери будуть проводитися винятково між «старими» перевізниками, між якими раніше були поділені маршрути. Знайти всю необхідну інформацію по перевізникам можна в розділі «Рейтинги/Відгуки».
6. Створити шаблони тендерів. Наявність  шаблонів значно спрощує та прискорює проведення повторних торгів.
7. Визначити час початку тендеру і тривалість торгів і надати цю інформацію перевізникам.

Торги

Майданчик LOGIST OFFICE надає можливість проводити торги в режимах аукціон та редукціон. 

В аукціоні не встановлюється обмеження на підвищення початкової ставки. Такий варіант торгів можливий, якщо маршрут складний, не досить популярний, виконується не системно і з моменту останнього рейсу змінилися ринкові умови. В цьому випадку початкова ставка виконує роль орієнтиру, але не обмежує перевізників на підвищення, якщо розмір початкової ставки не відповідає ринковій ситуації.

Для рейсів, які виконуються системно, радимо проводити торги в режимі редукціону, тобто виключно на зниження початкової ставки. Більшість рейсів вантажовласників носять системний характер, тому проведення торгів в режимі редукціону і дають максимальну економію бюджету.

Торги можна робити короткострокові та довгострокові. 

Короткострокові – це «сьогодні на сьогодні», «сьогодні на завтра». В такому випадку торгуються денні рейси по вже відомим замовленням та маршрутам. 

Довгострокові – це коли торгуються рейси на довший період, тиждень, місяць, квартал і т.д. Замовлень ще немає, але Ви знаєте, що в місяць ваша компанія по певному маршруту робить зазвичай 20 рейсів. Ви можете виставити ці рейси на торги на період в місяць. Припустимо, початкова ставка 10 000 грн, 20 рейсів, всього лот в 200 000 грн. Є за що поборотися перевізнику. Додатковий плюс – перевізник отримує гарантії від вантажовласника на залучення його автопарку на наступний місяць. Довгострокові торги варто проводити на більш-менш стабільному або зростаючому ринку. Коли є тенденція до зниження вартості перевезень, доцільніше проводити короткострокові тендери з періодом не більше ніж тиждень. 

Початкова ставка

Початкова ставка – це вартість рейсу, яку вантажовласник готовий заплатити перевізнику за  виконання рейсу. Тобто, якщо початкова ставка достатньо низька і єдина, отримана під час торгів ставка підтверджує початкову, радимо прийняти цю пропозицію та віддати виконання рейсу переможцю. Проведення додаткових торгів з метою знизити ставку можливе, але може викликати недовіру та упереджене ставлення з боку перевізника.

Тендерні торги в режимі аукціону можна проводити і без встановлення початкової ставки, якщо зовсім немає розуміння навіть орієнтовної вартості рейсу, але такі випадки трапляються дуже рідко, і розробники програми радять встановлювати початкову ставку, навіть якщо вона дуже приблизна.

Визначити початкову ставку можна і за допомогою тендеру з внесенням відповідної інформації в коментар, наприклад: Визначення вартості, тощо. Але далеко не всі перевізники охоче беруть участь в подібних «ринкових дослідженнях». 

Варіанти встановлення розміру початкової ставки:

1. На старті роботи з майданчиком краще встановити вартість, за якою перевізники раніше виконували вказані рейси.
    
2. З появою статистичних даних на майданчику, початкову ставку можна розраховувати як середнє значення між 3-5 останніми виграшними ставками за вказаним маршрутом. LOGIST OFFICE має необхідний функціонал, за допомогою якого ви будете бачити останні п’ять виграшних ставок.
    
3. Якщо протягом тендеру в режимі редукціону не було отримано жодної ставки від перевізників, варто збільшити початкову ставку на 5-10% та провести повторний тендер. Альтернативою може бути проведення аукціону без зміни початкової ставки. 

Тривалість і час проведення торгів

Тривалість проведення торгів на початку роботи зазвичай встановлюють в 1 годину. З часом можна скоротити до 40 – 30 хв. З метою виграти тендер, деякі перевізники роблять ставку на останніх секундах тендеру. Тому, щоб дати можливість ще знизити вартість рейсу, і якщо ставка отримана в останню хвилину, тендерні торги можуть бути автоматично продовжені. Кількість і тривалість продовження кожен вантажовласник може встановлювати індивідуально на свій розсуд в налаштуваннях тендеру. Зазвичай встановлюють не більше двох подовжень, кожне тривалістю по 5 хв.

Варто обрати єдиний час для проведення торгів (наприклад: з 10.00 до 11.00) і повідомити про це перевізників. Проведення торгів кожного разу в інший час зменшує кількість учасників і, відповідно, збільшує вартість рейсу. Найбільш продуктивний період для проведення торгів - з 10.00 до 17.00.

Обмін інформацією по рейсу

Після закінчення тендеру необхідно обмінятися з перевізником, що виграв торги, більш точною інформацією по рейсу та отримати від нього всю необхідну вантажовласнику інформацію. Цей процес реалізований в LOGIST OFFICE за допомогою функціоналу створення замовлення (Інструкція «Створення замовлення»). 

Після того, як торги завершені, LOGIST OFFICE запропонує відправити замовлення перевізнику. Автоматично замовлення вже має інформацію по рейсу із умов тендеру, але якщо необхідно надати перевізнику додаткові дані (наприклад, розширені контактні дані отримувача, графік розвантаження, договір-заявку, необхідні документи тощо), це можна зробити коригуванням замовлення.

У відповідь на замовлення перевізник надає замовнику дані транспортного засобу та контактні дані водія, за необхідністю скан-копії документів. Обмін відбувається в «єдиному вікні» без потреби використання інших засобів зв’язку. Також цей функціонал є додатковою «точкою контролю», додатковим підтвердженням, що транспорт буде поставлений.    

Що робити з перевізниками, які порушують умови виконання рейсу?

Якщо трапився випадок, коли переможець тендеру не поставив машину, або поставив машину, характеристики якої не відповідають замовленим, або спізнився на розвантаження тощо, додатково до штрафних санкцій в договорі на перший раз можна обмежитися попередженням про можливе виключення з майбутніх торгів. Повторний збій – радимо бан на тиждень-місяць. Третій випадок – бан назавжди. Але, звісно, кожна компанія встановлює свої «правила гри».

Інтеграція з ERP

LOGIST OFFICE може бути інтегрований з будь якою ERP. Вся необхідна інформація, а саме назва рейсу, ставка що виграла тощо, можуть передаватися в облікову систему автоматично, що виключає необхідність витрачати час робити це «вручну» і гарантує повну ідентичність даних в LOGIST OFFICE та ERP.  

Управління «останньою милею»

В логістиці є поняття «остання миля». Такою «останньою милею» в процесі постановки машини під завантаження є відстань між парковкою перед шлагбаумом і доком. Приїхала машина на завантаження і починається процес перемовин між водієм, охороною, логістом та складом, зазвичай телефоном. І добре, коли машину одразу можна поставити під завантаження, а якщо ні? Якщо деякий час потрібно почекати за воротами? Тоді, як мінімум, відбувається «другий раунд» перемовин, що забирає дорогоцінний час та відволікає від дійсно важливих справ.
Але цей процес також можна автоматизувати і перевести спілкування в електронний вигляд, максимально полегшивши та прискоривши згадані перемовини. Процес управління двором реалізований в додатковому модулі, інтегрованому з LOGIST OFFICE, LOGISTICON YARD. Діалог відбувається за допомогою зміни статусів та повідомлень. Будь яка зміна супроводжується звуковим сигналом або гучним мовним повідомленням. Водій отримує повідомлення за допомогою СМС.

LOGISTICON YARD надає можливість не тільки керувати рухом машини на території, а і зберігає всі статистичні дані, які дозволяють контролювати час прибуття, час знаходження на території, час на завантаженні, час виїзду тощо, зберігає дані по машинам і водіям.  

Це практичні поради від команди LOGIST OFFICE, які допоможуть вам прийняти рішення для змін, які вже, вочевидь, зачекалися, та зробити роботу максимально ефективною та результативною. 

Детальніше функціонал  викладений в розділах інструкцій стане доступним після реєстрації. Для отримання додаткової інформації звітайте на сайт https://logistoffice.ua/cargo/   

Бажаємо надійних перевізників  та низьких тарифів з LOGIST OFFICE.