Як компанія WPES покращила свої закупівлі та тендери

WPES звернулись до компанії IPSM із запитом покращити свої закупівельні процеси через аутсорсинг (тобто передати команді IPSM частину закупівельної функції компанії-замовника). А саме – в категорії закупівлі деревини та виробництва палетів.

Найскладнішим викликом став процес налагодження закупівель деревини. Ринок специфічний, регульований державою та місцевими лісогосподарствами. Оскільки виробництво знаходиться на заході України, вся деревина з місцевих лісгоспів йде на експорт до Європи. Замовник також був орієнтований на закордонні ринки, тож деревина мала відповідати євростандартам та мати сертифікат якості EPAL. Знайти ідеальну сировину в таких умовах було важко. Усі постачальники, що дотримувались євростандартів, уже продавали свій товар за кордон. Тому команді IPSM довелося застосувати навички ведення складних переговорів, що, врешті-решт, допомогло досягти бажаного.  

Тут треба підкреслити, що команда IPSM почала працювати з клієнтом за кілька років до війни. Це важливо для розуміння економічного контексту. Адже стан ринку постачальників деревини до війни і зараз – це дві великі різниці. Сьогоднішня ситуація складніша і потребує додаткової аналітики.

Ще одним викликом у роботі з клієнтом стала організація ефективної комунікації всередині компанії. І хоч до приходу IPSM там вже працювали з відцифрованим бізнес-рішенням, проте одної автоматизації виявилось недостатньо. Завдяки роботі, проведеній консультантами IPSM, дискомунікація між стейкхолдерами була вирішена крос-функціональним шляхом. Цим зайнялися чи не одразу, задля налагодження більш ефективної роботи в майбутньому. 

Крім цього, у WPES відбулися і певні кадрові зміни. Треба було навести лад у бухгалтерському обліку, фінансовій звітності та платіжній дисципліні. IPSM запропонували для співпраці компанію, що надає бухгалтерські послуги на аутсорсі; у штаті став працювати IT-спеціаліст. Як результат – покращилася робота із постачальниками. Останні почали вчасно отримувати оплату своїх послуг. Репутація та довіра до клієнта отримали шанс на відновлення.

Виклики та цілі

Під час аналізу діяльності клієнта з’ясувалося, що розрахунки з калькуляції продукції не відповідали дійсності. А це впливало на розрахунок вартості продукції і ціна піддонів була вищою, ніж у конкурентів. Завдяки рекомендаціям консультантів компанії вдалося зробити правильну калькуляцію, що підвищило конкурентоспроможність WPES на ринках України та Європи. 

Разом із замовником консультанти IPSM визначили наступні цілі подальшої взаємодії:

1. Проаналізувати ринок постачальників деревини, підготувати базу постачальників та розробити стратегію взаємодії з постачальниками. 
2. Підготувати взірцевий варіант ТЗ на проведення тендеру серед постачальників деревини.
3. Провести тендер серед цих постачальників та переговори для фіксації домовленостей на середньо- і довгостроковий період.
4. Підготувати модель управління якістю деревини, яка закуповується, та інструменти моніторингу.
5. Проаналізувати ланцюг постачання (включно з реалізацією). 
6. Приймати участь в тендерах на постачання готової продукції – палет клієнтам.
   
   Інструменти, що застосовувалися для цього сорсингу

Збір та аналіз даних

Наступним, не менш важливим етапом, необхідним для ефективної організації закупівель, було проведення тендерів та розробка подальшої стратегії взаємодії з постачальниками. Мається на увазі збір та аналіз даних.

Для цього був проведений глибокий аналіз ринку, що складався з:

• Аналізу постачальників; 
• Аналізу внутрішніх даних і документів, які стосувались постачання і логістики;
• Аналізу зовнішнього середовища та ключових стейкхолдерів.

Результатом провведеної роботи стала база необхідних постачальників із фіксацією всіх деталей, потрібних для прийняття рішень керівництвом про подальшу взаємодію з партнерами.

Наступний крок передбачав підготовку стратегії взаємодії з постачальниками. Запропонована IPSM стратегія включала в себе технічне завдання (ТЗ) та погодження з клієнтом, моделі управління якістю деревини, яку закуповують, та моделі вибору постачальників і взаємодії з постачальниками.

Вибір Електронного торгівельного майданчика (ЕТМ)

Окремий пул консультацій був пов’язаний із вибором Електронного торгівельного майданчика (ЕТМ) для подальшої роботи. Для цього IPSM спочатку прописали вимоги до ЕТМ та погодили їх з клієнтом. Головним завдання тут стало обрання е-майданчика, завдяки якому можна було б проводити тендери серед постачальників деревини, включаючи переговори. Потрібно було, щоб на майданчику в подальшому можна було періодично проводити порівняння вартості (міні-тендери).

Вибір е-торгівельного майданчика базувався на аналітиці IPSM, якості роботи самих майданчиків (розглядали 6 варіантів), доступності ведення закупівель. Врешті-решт, обрали SmartTender. Він підходив під поставлені задачі: доступний і
простий у розміщенні запитів.

Як результат, в подальшому IPSM змогли організувати участь WPES у державних і комерційних тендерах із кращими показниками, ніж раніше.

Підсумки

Завдяки допомозі IPSM компанія WPES отримала змогу ефективніше конкурувати на ринках України та Європи. Адже покращена калькуляція та ліквідація неточностей позитивно вплинула на фінальну вартість продукції, завдяки колаборації з фінансистами і бухгалтерами.  Тільки завдяки покращеній калькуляції собівартості кінцевої продукції вдалося оптимізувати до 5% від вартості палет.

А ще команда IPSM створила нове технічне завдання на закупівлю сировини для виготовлення європіддонів. Це дало змогу залучити більшу кількість постачальників та Держагенств лісових ресурсів України. 

У цілому, була проведена детальна робота з аналізу ринку постачальників та особливостей взаємодіїі з ними в даній категорії. Була створена база постачальників по Україні, описана стратегія взаємодії із ними та надані рекомендації щодо контролю якості сировини. 

Також, визначили найбільш релевантний е-майданчик для оптимізації процесу закупівель, провели навчання, як працювати на майданчику і супроводжували тендери перший час. Такі дії значно полегшили роботу закупівельного відділу замовника.

IPSM постійно консультували команду закупівельників і менеджмент WPES протягом трансформаційного періоду. Консультації відбувались через навчання на робочу місці та оформлені рекомендації під час візитів до замовника. Клієнт отримав перелік рекомендацій з потенціалом до 10% оптимізації витрат на закупівлю сировини.

Компанія WPES відчула позитивні зміни та висловила вдячність IPSM за покращення закупівельного відділу, налагодження бухгалтерських послуг в компанії та більш ефективну взаємодію із постачальниками.