Олексій ГЛАДИШЕВ

CEO New Industrial Solutions 

Независимая инвентаризация: как это работает в Украине

Независимая инвентаризация давно стала весьма востребованной услугой на европейском рынке. В Украине же нам до сих пор приходится пояснять предпринимателям и руководителям достаточно крупных компаний, какие преимущества предоставляет данный вид пересчета материальных ценностей. Впрочем, предложение независимой инвентаризации в нашей стране существует уже более десяти лет. За это время немало клиентов смогли убедиться, насколько полезной она может оказаться для дальнейшего развития их бизнеса.

Глаза и уши в нужной точке бизнеса

Независимая инвентаризация – это услуга, которую оказывают на условиях аутсорсинга. Речь идет о вызове специалистов со стороны, не имеющих никакого отношения к компании клиента и его товарным потокам, однако являющихся профессионалами своего дела, которые могут за короткое время качественно выполнить поставленную перед ними задачу.

Фактически топ-менеджменту, владельцам или акционерам компании предлагают стать их глазами и ушами в конкретной точке и в определенное время. Мы, как независимый инвентаризатор, приходим, сверяем наличие товара и показываем клиенту результаты в удобном для него заранее согласованном формате. Затем с полученными данными можно работать в плане принятия управленческих решений, совершенствования конфигурации цепей поставок и т.д.

Вообще-то, сама инвентаризация является неотъемлемым процессом в любой логистической и торговой структуре. Так или иначе, нужно постоянно контролировать наличие товара, проверять, правильные ли условия хранения на складах, не превышен ли срок годности и т.д. Когда вы имеете дело с товарно-материальными ценностями, подобных вопросов возникает немало. Сотрудники компании периодически проводят такие проверки, осуществляют инвентаризации полностью или частично. Однако и высшему руководству, и владельцам важно знать, насколько добросовестно выполняется такая работа, не возникают ли при этом какие-либо системные ошибки, которые приводят к неточностям в учете? Иначе говоря, хотя бы иногда им нужно, чтобы кто-то физически «перещупал» весь товар на складах и, по крайней мере, подтвердил, что все ценности существуют не только на бумаге, но и в реальности. 

Напомню, что в Украине при населении около 40 млн человек потребление товаров исчисляется триллионами единиц в год. А ведь все, что мы потребляем в семье, проходит через торговлю, через склады и производителей. Товар передается по много раз от одних материально ответственных лиц к другим. При таких огромных потоках даже теоретически невозможно избежать потерь. Инвентаризации, собственно говоря, и нужны для того, чтобы эти потери минимизировать. А, кроме того, попытаться обнаружить и устранить те факторы, которые способствуют увеличению потерь в цепочках поставок. 

Потери бывают у всех

Для проведения инвентаризаций многие украинские компании привыкли полагаться на собственные ресурсы только потому, что это, по мнению их руководителей, значительно ускоряет и упрощает этот кропотливый процесс. Например, придя утром на работу, руководитель может объявить, что в такой-то точке сегодня будет проводиться проверка. В идеальной ситуации сотрудники пересчитывают определенную часть активов, определяют реальное их наличие. А выявленные расхождения позволяют поставить вопросы к организации работы, которые требуют реагирования со стороны руководства. В результате должно было бы произойти улучшение качества логистических операций, что в будущем уменьшило бы потери. 

Кстати, к нам также поступают запросы не только на проведение независимых инвентаризаций, а и на консультации по поводу того, как в компании сделать их лучше своими силами. Разумеется, речь идет вовсе не о малых предприятиях, где товар даже сам владелец бизнеса может пересчитать. Нашими постоянными клиентами являются сетевые ритейлеры, владеющие десятками или сотнями точек коммуникации с конечным потребителем.

Товар находится на распределительном складе (складах), а также разбросан и по всем точкам продаж. И это, как правило, не единицы или десятки, а тысячи и десятки тысяч наименований. Товар в постоянном движении, что связано с работой большого количества людей, отвечающих каждый за свой этап перемещения материальных ценностей. Когда проводишь инвентаризацию в таких структурах, обязательно сталкиваешься с таким понятием, как неопределяемые потери. Какие-то товары внесены в учет, но их нет в наличии, и никто не может понять, куда они девались. 
При этом компания, казалось бы, перекрыла все лазейки для расхитителей, установив везде камеры и организовав контроль ввоза-вывоза. Она наладила качественный учет и попыталась организовать хранение лучшим образом. Вроде бы товару некуда было исчезнуть, но его нет!

Наш опыт показывает, что выявить слабое место поможет только внеплановая независимая проверка. Но какими силами ее произвести и можно ли полагаться при этом на своих сотрудников, которые сами не могут толком понять, что происходит? Это главный вопрос!

Украинские компании привыкли полагаться на свои силы

Представить, что ваша компания попала именно в такую ситуацию, не так уж и трудно. Решение, как я уже упоминал, состоит в быстрой и внезапной проверке. Но как ее провести, например, в супермаркете, где хранится полтора-два миллиона единиц товара, если вы хотите, чтобы на следующее утро магазин открылся вовремя и продолжил обслуживать клиентов? На самом деле, у вас на эту сложную операцию будет всего несколько часов нерабочего времени, за которые нужно «перещупать» весь товар.

Если для этого вы решите «бросить на амбразуру» своих сотрудников, которым, безусловно, доверяете, то для качественного проведения инвентаризации нужно будет:

  • Создать бригаду из людей, которые знают, как правильно проводить инвентаризацию. То есть, персонал должен быть соответствующим образом обучен, ведь в противном случае люди не смогут выполнить работу быстро и качественно.
  • Отвлечь этих сотрудников от выполнения их прямых обязанностей, что может создать проблемы на других участках бизнеса.
  • Предоставить компенсации за сверхурочную работу в виде дополнительного выходного или премии. 

Очень хорошо, если результаты инвентаризации действительно будут качественными и объективными, а устроенный вами аврал не приведет к срыву в работе или к недовольству среди персонала. Обычно ведь опытные профессионалы не любят, когда руководство ставит перед ними несвойственные для них задачи, да еще и в ущерб их основной работе. А если все получится иначе?

По моему мнению, для такой работы лучше приглашать независимых инвентаризаторов. Коммерческие компании в Европы обычно так и делают. Но в Украине с этим часто возникают проблемы.

Мы предоставляем услуги по независимой инвентаризации уже десять лет, хотя и не являемся первопроходцами на украинском рынке. Вслед за европейскими торговыми сетями, которые стали появляться лет 10-15 назад, пришли и компании, оказывающие сопутствующий сервис, в том числе и услуги инвентаризации. Для представителей западного  бизнеса аутсорсинг в инвентаризации – это стандартна процедура. У нас же и десять лет назад это было в диковинку, и сегодня многие компании смотрят на такую услугу с большим подозрением. Обычно предприниматели боятся, что произойдет утечка каких-то коммерческих секретов. Но это еще не главная проблема.

По моему мнению, одним из факторов, который влияет на принятие решение о привлечении специалистов независимой инвентаризации, является само отношение к бизнес-процессам руководителя компании-клиента. Здесь мы можем говорить о ценностях и о понимании того, что должны делать свои сотрудники, что лучше отдать в управление подрядчиками и субподрядчикам, а что выполнить с привлечением сторонних экспертов. Когда у руководителя компании все эти пазлы складываются, нам легче с ним находить общий язык. 

Преимущества независимых инвентаризаций

Независимому эксперту все равно, что находится на складах клиента. У него нет каких-либо предпочтений к видам товаров, упаковке, способу учета. За  годы своей работы нам приходилось считать все, начиная от игрушек до алкоголя, от мебели до строительных материалов, продуктов питания или одежды. Мы работали также с фармацевтикой, парфюмерией и прочими видами товаров. В любом случае бригада наших специалистов готова зайти на склад клиента и в кратчайший срок предоставить отчет о реально существующих остатках. Как именно мы будем делать свою работу – это уже тот вопрос, который согласовывается с каждым заказчиком в отдельности. 

Например, нам как-то нужно было сделать инвентаризацию одновременно в пяти городах на объектах одной торговой сети. У них возникла такая бизнес-необходимость, и они прекрасно понимали, что сделать это своими силами невозможно при всем желании. Ведь для этого пришлось бы привлечь большое количество людей, каждый из которых должен был бы обладать нужной квалификацией. Словом, у них был выбор: либо искать аутсорсинг, либо вовсе отказаться от идеи такой масштабной проверки.

Разумеется, наша инвентаризация должна как можно меньше мешать бизнесу клиента. Если, скажем, какой-то интернет-магазин решит провести пересчет своего склада собственными силами, то это, наверняка, остановит его продажи в день ревизии. Мы же можем быстро сделаем эту работу ночью или в воскресенье. При этом заказчику, как я уже упоминал, не нужно будет платить сверхурочные и командировочные целой бригаде своих сотрудником или отпускать их в отгул. И все это в комплексе отчасти компенсирует затраты, которые он понесет в связи с оплатой наших услуг. 

Существует еще одна серьезная проблема. Как правило, в компании заказчика специалисты, которые могут профессионально провести инвентаризацию, сами связаны с цепями поставок. Разумеется, им очень хочется показать, что все в порядке. А бросать на инвентаризацию плохо подготовленных людей – это напрасная трата времени и сил. 

По опыту независимых инвентаризаций я могу сказать, что мы довольно часто помимо недостачи выявляем и излишки. Неучтенные остатки сотрудники компаний часто используют по своему усмотрению, нанося, в результате, вред бизнесу всей компании. Нам же все равно, что происходило на предприятии до того, как мы зашли на их склады. Нам важно показать точный результат, составит отчет, по которому руководители смогут увидеть все существующие отклонения и принять необходимые управленческие решения. 

Что изменилось во время пандемии?

Откровенно говоря, до связанного с пандемией кризиса мы чувствовали себя немного увереннее – торговля развивалась и склады регулярно пересчитывались. Однако и сейчас видим, что в изменившихся условиях спрос на наши услуги является достаточно стабильным. Многие компании перестроили свои бизнес-процессы. Кто-то ушел в онлайн, появилось множество новых интернет-магазинов. Кто-то сократил торговые площади, но увеличил складские. Кто-то сменил локацию, перенеся торговые точки прямо в жилые районы. 

Изменений за последние год-полтора произошло много. Отмечу, что большинство из них также было связано и с дополнительным перемещением товарно-материальных ценностей. А что это значит? Это значит, что многие руководители снова не понимают, насколько верно их учет отображает фактическое наличие не только товаров, но и основных фондов, оборудования и прочих ценностей. То есть, многим опять понадобится инвентаризация, желательно – внеплановая и независимая. Кстати, плановых инвентаризаций также никто еще не отменял.
Сейчас в Украине работает немало иностранных компаний, которые пришли на наш рынок со своими стандартами учета. Они просто привыкли делать инвентаризации при помощи приглашенных специалистов раз в полгода или даже раз в квартал (зависит от профиля и особенностей ведения бизнеса). 

Мы настоятельно рекомендуем провести независимую инвентаризацию компаниям, которые не делали этого давно или вовсе никогда не прибегали к таким услугам. Это нужно даже не потому, что кто-то там у них, возможно, «химичит», хотя, если это действительно так, то знать об этом высшему руководству также надо. Просто в процессе длительной работы на предприятии всегда появляются неучтенные остатки, недостачи или пересортицы. Часть товара переходит в разряд явных неликвидов, а вы этого просто не видите по своим отчетам. И что же? Весь этот товар занимает место на складах годами, то есть ваша компания тратит деньги на его хранение без какой-либо надежды на реализацию.

Бывает, что люди слишком полагаются на WMS, которые ведут учет и могут провести инвентаризацию в режиме реального времени автоматически. Но результаты будут объективными только в том случае, если товар действительно правильно разложен по ячейкам. Нам же приходилось сталкиваться с ситуациями, когда по документам заполненные ячейки оказывались пустыми, либо там лежало не совсем то, что отображено в учете. То есть, поверить и «пощупать» все равно нужно. 

Особенности общения с клиентами

К сожалению, в украинских реалиях иногда нам приходится объяснять, почему компаниям вообще необходимы независимые инвентаризации. Впрочем, клиенты ведь у нас разные. Когда мы ведем переговоры с какой-то сетевой международной компанией, то с ними у нас получается один сценарий разговора. Обычно он конструктивный и профессиональный с самого начала. Когда приходим в локальный бизнес, который пытаются делать по образу и подобию европейского и хотят конкурировать с международными компаниями, то взаимопонимания нам тоже достичь не так уж трудно. Но самый худший для нас вариант – это семейный бизнес. Собственно говоря, мы даже избегаем сотрудничества с подобными компаниями. В лучшем случае, можем предоставить консультацию по поводу того, как правильно самим провести инвентаризацию. Судите сами: перед началом проверки вам могут сказать, что на складе ничего проверять не надо, складом заведует дядя, а в этот магазин не стоит приходить – им управляет мама. И если вы, как независимый ревизор, придете и покажете все огрехи, они сразу же подумают, что вы лезете в семейные дела и просто хотите всех перессорить. Нам же необходимо, чтобы нашим выводам доверяли.
 
Кстати, наши клиенты-новички, которые впервые воспользовались такой услугой, демонстрируют поразительное единодушие в своих реакциях на полученные от нас отчеты. Всего их две, и они стандартные:

  1. Нет, этого не может быть!
  2. Ну да, я так и знал! (То есть, знал, что у него все более или менее нормально, либо знал, что у него все плохо).

Мы же в таких случаях еще раз напоминаем, что независимая инвентаризация лишь помогает установить реальное состояние дел в цепи поставок и созданных запасах. 

Результаты независимой инвентаризации важны даже тогда, когда она не выявляет серьезных проблем. Во-первых, это подтверждает, что бизнес построен правильно и исправно работает. Во-вторых, полученные результаты можно представить владельцам или акционерам, высшему руководству корпорации и т.д. Это ведь оценки, которые сделали посторонние специалисты, и доверие к ним на порядок выше. 

Потенциальные клиенты часто спрашивают нас об ответственности. Это и не удивительно, ведь рейдерство в Украине все еще остается серьезной проблемой, а независимая инвентаризация – это все-таки доступ к конфиденциальной информации. Мы – юридическое лицо, которое работает в том же законодательном поле, что и любая коммерческая компания Украины. Мы подписываем договор с клиентом: есть стандартна форма, но по желанию заказчика от нее можно отойти, внеся дополнительные пункты об ответственности сторон, пределах компетенции, доступах и пр. Здесь мы всегда проявляем гибкость и готовы пойти навстречу пожеланиям клиента.

Информацию, которую мы собираем для отчета на складах клиента, согласно договору, мы может сразу же стереть со своих компьютеров или же сделать это, например, спустя месяц. Иногда нужно выдержать некоторое время, пока заказчик примет нашу работу (возможно, придется что-то уточнить). Хранить всю собранную информацию у себя мы просто не имеем возможности. Для этого не хватило бы никаких компьютерных ресурсов. 

Кроме того, мы объясняем заказчику, что независимый ревизор – это не просто человек, который пришел к вам и что-то начал считать. У нас работают специально обученные специалисты высокого профессионального уровня. Они ознакомлены со специальным программным обеспечением, умеют работать на определенных устройствах, знают, как поступать в нештатных ситуациях. Наши бригады выезжают на объект с резервными девайсами. Были случаи, когда прямо посреди инвентаризации на складах почему-то выключалось электричество. Но наших специалистов это не останавливало. При помощи автономного оборудования они все равно успевали закончить свою работу. То есть, пригласив нас, вы можете быть уверены, что инвентаризацию не остановят никакие непредвиденные обстоятельства. Вы можете гарантировать, что так же будет с группой ваших специалистов, отправленных для работы куда-нибудь в регион?

Разумеется, каждая компания может создать свою внутреннюю бригаду ревизоров. Вероятно, в сетях с очень большим количеством складов и магазинов это может быть целесообразно. Но все равно расходы могут оказаться слишком большими по сравнению с той суммой, которую вы заплатите на аутсорсинге. Ведь нужно платить людям зарплату, командировочные, иногда и сверхурочные. А они уходят в отпуск, болеют, идут в декрет, иногда и увольняются. А их ведь нужно обучать. Им нужно купить оборудование и программное обеспечение. Все это в совокупности создает больше дополнительные расходы, которые точно не будут оправданы, если ваша собственная бригада не будет занята постоянно. Мы же гарантируем точные результаты инвентаризаций, проведенных незаинтересованными специалистами за фиксированную плату. 

Также мы всегда напоминаем заказчику, что инвентаризация – обоюдный процесс. Это как поездка на такси: и машина должна прийти, и вы должны к ней выйти. Потому мы просим, чтобы на складах перед нашим приходом был наведен порядок. Завалы за клиента точно разгребать не будем. Для того чтобы быстро и правильно все посчитать, нужно, чтобы все лежало на своих местах и ко всему был доступ. Собственно говоря, само по себе наведение порядка на складе наверняка принесет пользу заказчику. А наведение порядка в управленческом учете – и подавно!

        ТОВ «Новітні індустріальні рішення» 
Тел.: +38 (044) 331-54-30, + 38 (098) 114-27-34 
Сайт: https://newindustrialsolutions.com/
info@newindustrialsolutions.com