Logist Office для транспортного логиста

По разным каналам

Основными каналами доставки товара для FMCG-компании являются оптовый и дистрибуционный. Оба они обеспечивают товаром клиента, но имеют разные характеристики.

Дистрибуционный канал – это доставка товара в торговые точки разных категорий. Маршруты относительно короткие, большое количество точек выгрузки. Транспорт свой или арендный. Желательны постоянные водители, т.к. нужно знать товар, быть в хороших отношениях с приемщиками в точках, хорошо ориентироваться в регионе доставки. Цену маршрута формируют расход топлива, затраты на зарплату, ремонты и ТО. Стоимость доставки, как правило, зависит от правильно построенного маршрута и от того, насколько точно он выполнен водителем. На отечественном рынке есть множество систем управления транспортом (TMS), которые помогают решать эти задачи. Причем это могут быть как самостоятельные программы, которые покупаются пользователем и размещаются на собственном «железе», так и облачные on-line решения.

Оптовый канал – это большие объемы отгружаемого товара (как правило, кратные объему фуры), простые маршруты и малое количество точек выгрузки. На нем мы остановимся поподробнее.

На заре формирования украинского рынка автотранспортных перевозок стоимость доставки, независимо от направления, определялась простым арифметическим действием: расстояние между объектами в км умножалась на стоимость 1 км. Однако с развитием экономики страны по некоторым направлениям перевозчики стали ездить более охотно (машину можно было найти всегда), по некоторым – менее охотно (машину найти сложнее), а по некоторым и вовсе не хотели ехать (приходилось почти уговаривать и увеличивать стоимость маршрута, чтобы нанять транспорт).

Со временем в бизнес вошло понятие «логистического центра» – места, где сконцентрированы производственные и торговые мощности, точки входа-выхода товара. Сейчас это все города-миллионники. На первом месте, конечно же, Киев, затем Одесса (главные морские ворота), Львов (окно в Европу), Харьков, Днепропетровск. И формирование стоимости доставки изменилось – она уже зависит не только от расстояния, но и от направления. Ценообразование стало более вариативным и менее прозрачным, и зачастую только логисты хорошо знали, куда дешевле, куда дороже и, главное, насколько.

Вскоре начала приобретать популярность тендерная система выбора перевозчиков. Особенно после 2008 г., когда машин вдруг оказалось больше, чем требовал рынок, грузоотправители получили больше возможностей выбора, а перевозчики стали более сговорчивыми. Направления закреплялись на длительные периоды (квартал, полгода или год), и система снова стала более-менее прозрачной: стоимость определили, с руководством согласовали – и поехали. Грузоотправитель планирует бюджет, перевозчик получает четкий график и гарантии загруженности машин, и все счастливы.

Но рынок есть рынок: игроки появляются и исчезают, меняется стоимость основных составляющих цены маршрута, да и сезонность никто не отменял. Как следствие, поддержание оптимального уровня транспортных расходов требует быстрой реакции на изменения. Многие ведут соответствующий учет в Excel, хотя это можно делать и в более удобном виде. А предложения о проведении торгов на специальных сайтах в режиме on-line дали возможность проводить торги не просто чаще, чем раз в квартал, а ежедневно и на каждый рейс.

Тем не менее, нерешенных вопросов осталось немало. Меньше их у компаний, которые могут закольцевать рейсы. Но что делать тем, у кого маршруты преимущественно радиальные с одной точкой отгрузки и десятками точек выгрузки, а назад везти нечего, кроме возвратной тары раз в месяц-два?

Новые вопросы

Наша компания в свое время также не прошла мимо on-line предложения и внедрила у себя систему ежедневных торгов. Что мы получили? В первый месяц – эйфорию от падения цен.

До внедрения on-line технологий все маршруты у нас также закрывались на тендерной основе, но процесс проведения тендера был достаточно трудоемкий (в качестве инструментов использовали таблицы Excel, e-mail и телефон), логисты проводили их в среднем раз в квартал или полгода, и перевозчики не менялись так уж часто. Для многих из них график «Биосферы» был основой всей работы – они точно знали, что в такой-то день нужно поставить такое-то количество машин указанного объема. Когда мы перешли на ежедневные торги, наши постоянные перевозчики поначалу чуть ли не дрались за рейсы, и цены упали в среднем более чем на 12%! Проигравшие выясняли отношения по телефону, местные приезжали в офис: «Что? Кто? Почему? За сколько?» Но через месяц ажиотаж поутих: перевозчики начали осознавать, что машина, зарезервированная специально под нас, может никуда не уехать ни сегодня, ни завтра, и постепенно вектор их внимания начал смещаться в сторону более стабильных клиентов. А наша служба стала испытывать нехватку транспорта, чего ранее не бывало.

Во второй месяц экономия составила уже около 5%, и это насторожило. Кроме того, нехватка транспорта заставила увеличивать количество компаний, с которыми заключались договоры: ранее нас обслуживали 18 перевозчиков, а теперь их стало более 50.

На третий месяц экономия была уже около 2%. При этом появилась масса дополнительной работы, и логисты были вынуждены задерживаться на рабочих местах до 21.00. Кроме того, пришлось увеличить штат экспедиторов, т.к. исчезли постоянные водители, которые за годы работы изучили товар и клиентов и «на общественных началах» экспедировали грузы. По некоторым рейсам мы отказались от торгов, т.к. стали получать повышение ставок. Т.е. в целом экономия стала призрачной.

Тогда мы поняли, что сама по себе идея торгов on-line хороша, но вопрос на 100% не отрабатывает. А значит, нужно вносить такие изменения в систему, чтобы этот инструмент максимально облегчил работу логиста, оставив ее полностью прозрачной и понятной для всех сторон. Так родилась идея создания Logist Office.

… и новые ответы

Промышленная эксплуатация облачной платформы по управлению транспортными закупками стартовала в январе 2014 г. Результатами первых месяцев ее использования стали: стабильное сокращение транспортных расходов предприятия, обеспечение прозрачности и контроля взаимоотношений между грузовладельцами и перевозчиками, минимизация ошибок из-за человеческого фактора, повышение эффективности работы логистов.

Во взаимодействии грузовладельцев с перевозчиками всегда есть определенный конфликт интересов: с одной стороны – требования логистов по снижению стоимости рейса и оптимизации загрузки, с другой – желание перевозчика получить долгосрочного заказчика, готового хорошо платить. В платформе для управления закупками и контроля исполнения перевозок Logist Office мы реализовали стратегии взаимодействия, при которых и грузовладелец, и перевозчик получают максимально выгодные условия сотрудничества.

Авторами бизнес-логики системы являются логисты-практики. Понимая, насколько важны долгосрочные отношения с поставщиками транспортных услуг, которые невозможно реализовать в системе краткосрочных тендеров, мы вложили в функционал Logist Office, помимо стандартных тендерных процедур, также долгосрочные закупки. Это позволяет не только снижать затраты на перевозки, но и планировать на перспективу, что только укрепляет надежные взаимоотношения с перевозчиками.

Logist Office разработана украинской командой с использованием лучших практик автоматизации транспортной логистики и стратегических закупок. Технически система реализована на индустриальном решении Microsoft, что позволяет быстро масштабировать ее и обеспечивать высокую доступность и должный уровень отказоустойчивости. А понимая особенности бизнес-процессов заказчиков, разработчики постоянно развивают и адаптируют функционал системы под их нужды.

Как пример – GPS-мониторинг без GPS-модулей

Если автомобили перевозчика оборудованы GPS-модулями, информацию об их местоположении можно получить «нажатием одной кнопки». А если такого оборудования нет? Экспедитор вряд ли станет устанавливать его на авто, которое ему не принадлежит. К тому же, основной целью внедрения GPS-мониторинга является, как правило, полный контроль затрат, связанных с эксплуатацией транспортного средства: собственник хочет видеть реальные цифры по пробегам и расходам. А местоположение машины – это уже второй вопрос.

В то же время, заказчик перевозки хочет точно знать, где в тот или иной момент находится автомобиль с его грузом, а также получать информацию по минимальной стоимости доставки. Но как получить ее в сложившейся ситуации?

С чего начинается рабочий день транспортного логиста компании-грузовладельца, который вчера отправил наемные машины в рейс? Чтобы заполнить ежедневный отчет о доставке, ему нужно обзвонить всех водителей с одним-единственным вопросом: «Ты где?» То же регулярно приходится делать сотрудникам экспедиторской компании, которая работает с большим количеством «свободных художников», т.е. водителей-хозяев одного ТС. Этот процесс, как правило, отнимает определенное время, которое логисты могли бы использовать для более продуктивной работы. Избежать такого непродуктивного использования рабочего времени логистов позволяет использование смартфона водителя как GPS-модуля. Тогда не нужно платить за модуль, цена которого по существующему курсу «кусается», и за установку оборудования.

Вместо этого водителю достаточно войти на Google Play и бесплатно скачать приложение логистического портала Logist Office – Auto Office, а затем внести свои контактные данные и информацию по машине. При этом тарифный пакет оператора мобильной связи должен обеспечивать постоянный доступ к интернету, чтобы данные сразу поступали на сервер.

И все – модуль полностью готов к работе. Координаты места нахождения авто определяются по умолчанию по сотам мобильного оператора и более точно по спутникам. Кроме того, водитель может указать пункт следования и дату прибытия, и эти данные также автоматически отражаются на странице портала.

Кстати, функционал приложения позволяет менять данные по автомобилю, если водитель работает более чем на одной машине. Можно также стереть историю движения автомобиля и выйти из программы, остановив мониторинг по желанию водителя.

Выгоды от внедрения

Основной выгодой от внедрения этого инструмента является достоверная информация о том, где в данный момент находится машина. А данные о том, куда она направляется и когда планирует прибыть на место, будут очень полезны экспедиторским компаниям (в случае, если водитель работает не с одной экспедицией). Водитель же может использовать этот модуль для легкого размещения информации на WEB-доске объявлений, где зарегистрированные компании получают информацию о потенциальных транспортных ресурсах. Если заказов в данный момент нет, водитель меняет свой статус на «Свободен», система мониторинга показывает город, где находится машина, и экспедитор, видя эту информацию, может использовать ее для согласования будущего рейса.

В следующей версии модуль будет предусматривать еще и передачу водителю подробностей рейса: адресов точек загрузки и выгрузки, названия компании и контактных данных грузополучателя. А зарегистрированные на портале грузовладельцы «нажатием одной кнопки» смогут увидеть, доехал их товар до места назначения или нет.

Риски

Далеко не у всех водителей, работающих на внутренних перевозках, есть смартфоны, и текущая экономическая ситуация в стране не очень способствует новым приобретениям. Однако важно понимать, что если у грузовладельца или экспедитора будет выбор, нанимать машину без модуля или с модулем (при прочих равных условиях), они с большей вероятностью выберут возможность контроля, а не «черный ящик». На наш взгляд, это должно стимулировать водителей использовать современные средства связи и технологии, т.к. во времена перемен выживает тот, кто сможет быстрее адаптироваться к новым реалиям и способен к обучению и развитию.

Система Logist Office – всего лишь инструмент

И как любой инструмент, надо научиться правильно ее использовать. Эффективность портала напрямую зависит от людей (логистов). При правильном использовании система на 100% ограничивает возможности злоупотреблений. Для получения полной отдачи необходимо сделать два самых важных шага в процессе внедрения:

1. Принять волевое решение о смене методики работы (лучше закрепить это приказом по службе логистики).

2. Подключить всех «своих» перевозчиков и донести до них, что система найма транспорта меняется, и заказов по телефону больше не будет.

В результате внедрения компания получит следующие выгоды:

• прозрачность ценообразования на 100%;
• экономия транспортных затрат от 2% до 15%;
• возможность среднесрочного планирования (планирования следующей недели, месяца),
• автоматизированный независимый выбор перевозчика, основанный на финансовых показателях, отсутствие субъективного подхода отдельного логиста;
• экономия от 30% рабочего времени логиста, возможность формирования заказа и передачи всей необходимой информации непосредственно в системе;
• возможность работы/контроля с любого девайса (ПК, планшет, смартфон);
• единая база данных перевозчиков со всей необходимой контактной информацией;
• упрощенная процедура начала работы с перевозчиками – достаточно заключить договор и зарегистрироваться на портале;
• различные виды отчетности;
• простой для восприятия, интуитивно понятный интерфейс;
• возможность интеграции с корпоративной ERP-системой.

Мнение

Ульяна СОКОЛОВА,
ПП «Вираж»:

– Одно из достоинств сайта Logist Office – его лаконичность: представленная информация одновременно и сжатая, и исчерпывающая. Это позволяет сконцентрироваться исключительно на рабочих процессах, а не тратить время на их организацию. Вы с легкостью находите нужную информацию, и вам не приходится ее «отфильтровывать» – это уже сделали за вас. Хотелось бы отдельно отметить работу группы поддержки Logist Office. К этим ребятам на 100% подходят слова благодарности об отлично выполненной работе перевозчика: ВСЕ ЧЕТКО, ВОВРЕМЯ и В СРОК!
 

Виктория ГОЛОВЧЕНКО,
начальник отдела транспортной логистики «Корпорации Биосфера»:

– Logist Office облегчает поиск транспорта, позволяет сократить количество телефонных звонков и электронных писем. Основные преимущества системы – это прозрачные взаимоотношения с транспортными компаниями, обновление базы перевозчиков, снижение затрат на привлечение транспорта, возможность в реальном времени видеть и сравнивать предложения перевозчиков, вести оперативную работу без отрыва на телефонные переговоры, а также система GPS-мониторинга для контроля местоположения транспортного средства.