Інна ОЧЕРЕТНА

Генеральний директор «Рабен Україна»

«Рабен Україна»: 2020-й прискорив розвиток логістики у кілька разів

2020-й рік виявився несподівано важким для економіки не лише України, а й всього світу. Чимало компаній, особливо дрібних, «взяли паузу» або зійшли з дистанції. Інші, навпаки, не лише витримали випробування, але й стали сильнішими. Серед таких – «Рабен Україна», логістичний оператор, що входить до складу Групи Рабен. Про те, як компанія долала нелегкі часи і що змінилося у підходах до ведення бізнесу, розповідає Інна Очеретна, Генеральний директор «Рабен Україна».

– Пані Інно, пригадайте, будь ласка, які завдання стояли перед компанією на початку 2020 року. Напевно, багато планів довелося підкорегувати? 

– Плани на майбутній рік завжди складаються з урахуванням підсумків попереднього. А 2019-й був для нас доволі успішним. Приріст обсягів наданих послуг, гарні фінансові результати – усе виглядало краще, ніж у 2018 чи 2017 роках. Тож ми розраховували на подальший приріст та істотне зростання бізнесу компанії. Але ситуація змінилася.

Пандемія коронавірусу для усіх нас стала не тільки несподіваним, але й зовсім новим явищем. Сучасна економіка ніколи ні з чим подібним не стикалася. І, оскільки виникли нові зовнішні виклики, ми вимушені були вносити відповідні корективи. 

Щойно стало зрозуміло, що буде оголошено карантин і що подальший розвиток подій прогнозувати важко, у Групі Рабен (ред.: представництва у 13 країнах Європи) створили робочі групи та почали розробляти заходи, які мали б забезпечити безперебійне функціонування бізнесу.

При цьому довелося тимчасово заморозити наймасштабніші проєкти. Кошти та ресурси, виділені на їх реалізацію, тепер потрібно було використовувати з іншою метою. Ми робили усе, щоб не піддавати ризику операційну діяльність. На самому початку ніхто насправді не розумів, що нас очікує завтра. Ніхто не знав скільки триватиме цей незвичний особливий період та як пандемія вплине на економіку загалом. 

Проте реагувати потрібно було якнайшвидше. Зокрема, компанія «Рабен Україна» навесні прийняла рішення заморозити розширення зони зберігання товарів в умовах контрольованого температурного режиму (+14-18°C). Зараз ми вже відновили роботу у цьому напрямку. До літа наступного року площа зони контрольованого температурного режиму буде збільшена на 70%.  

Також на початку 2020 року ми призупинили розширення власного автопарку, хоча планували збільшити кількість вантажівок на 17%. Натомість почали більше залучати сторонніх перевізників. Нагадаю, що головним видом діяльності для «Рабен Україна» залишається транспортна логістика. Тож без достатньої кількості транспортних засобів нам не обійтися. 

З іншого боку, пандемічний рік пришвидшив запровадження цифрових технологій. Ми значно розширили використання електронного документообігу (станом на сьогодні 65% всіх рахунків і актів виконаних робіт наших клієнтів вже переведені в електронний формат), запланували реконструкцію та модернізацію систем відеоспостереження, оновили  наш сайт – тепер він став інформативнішим, зручнішим та лаконічнішим. 

Загалом корегування своїх планів компанія вимушена була здійснювати протягом всього року. Саме цим ми відрізнялися від багатьох інших підприємств, які протягом доволі тривалого часу займали вичікувальну позицію. 

– Що конкретно змінилося протягом 2020 року у роботі компанії «Рабен Україна»? Як у Вас організовувалися процеси у залежності від поточних змін? Мабуть, були й найскладніші моменти?

– Цей рік навчив нас діяти швидше, рішучіше та нагадав, що ефективною може бути лише злагоджена робота. Час примусив вийти за рамки стандартних підходів і шукати оптимальні рішення поза межами перевірених форматів. 

Основні зміни були пов’язані з організацією робочого процесу. На цьому напрямку трансформації відбувалися чи не найшвидше. Якби півтора року тому в мене запитали, чи можливо настільки змінитися за такий відносно короткий період, я, напевно, відповіла б, що це надто складно і, швидше за все, неможливо. Ми ж працюємо у логістиці. Тут немає можливості зупиняти обслуговування, щось переналаштовувати протягом певного часу, а згодом починати працювати за новими технологіями. Усе доводиться робити не зупиняючи основних процесів. Тому важко було одразу перевести значну частину персоналу на роботу у віддаленому режимі. Але й з цим завданням ми впорались. Як з’ясувалося, навіть за форс-мажорних обставин для переналаштування офісної роботи вистачило всього лиш два тижні. При цьому ми зуміли створити безпечні умови для надання віддалених доступів до ресурсів компанії. 

Найскладнішими були для нас саме перші дні після оголошення карантину. У першому кварталі ніби й інформації було багато, але ніхто насправді не знав як діяти. Виникало багато питань: як правильно організувати схему доставки працівників на роботу, як мінімізувати ризики, пов’язані з поширенням коронавірусу. Тепер ми вже добре розуміємо що потрібно робити. А спочатку могли лише обмінюватися з партнерами по бізнесу щойно набутим досвідом або з’ясовувати у наших закордонних колег як вони діють у тих чи інших ситуаціях.

Зрештою дистанційну роботу «Рабен Україна» організовувала поетапно. У березні відправили працювати вдома половину офісних працівників. А тепер у віддаленому режимі виконують свої обов’язки вже 70% співробітників цієї категорії. Цілком імовірно, що в майбутньому така робота стане для нас нормою. 

Для складського персоналу були розроблені правила дотримання існуючих санітарних норм, створені умови для ротації кадрів, була реорганізована схема доставки працівників. В тих випадках, коли у того чи іншого працівника через контакт із особою, що захворіла на COVID-19, виникає потреба самоізолюватись, оперативно вирішуємо питання заміни. Думаю, що протягом наступних років нам доведеться удосконалювати нову систему роботи. Адже проблеми, з якими світ зіткнувся у 2020 році, цілком можливо, виникатимуть і в майбутньому. Тож маємо бути готовими до їх вирішення. 

Також у цьому році ми переглянули підхід до проведення зустрічей з клієнтами та підрядниками. Максимально намагаємося застосовувати онлайн-режим спілкування, хоча не всі його сприймають. Багато хто звик домовлятися, дивлячись в очі співрозмовникам при особистій зустрічі.

Ми обмежили участь у конференціях, де вимагалася особиста присутність наших представників. Застосовуємо низку протиепідемічних заходів у службових приміщеннях. Забезпечуємо людей засобами індивідуального захисту. Переобладнали приміщення таким чином, щоб соціальна дистанція між працівниками дотримувалась безумовно. 

Нашу програму навчання персоналу також переведено в онлайн-режим. Одним із цікавих проєктів, про який варто згадати, є гра-навчання «Manager of Choice». Це інноваційна програма розвитку управлінців. Триває вона з вересня по грудень нинішнього року включно. Загалом у грі задіяно близько 1000 менеджерів із 13 країн. Мета гри – освоїти найкращі управлінські практики.

– У період весняного карантину багато компаній домовлялися про більш лояльні та прозорі умови співпраці. Що відбувалося на логістичному ринку? Як Ваша компанія будувала політику взаємодії з постачальниками і клієнтами?     

– У бізнесі завжди потрібно домовлятися, а в нетипових умовах діалог набуває особливого значення. Коли виникає нестандартна ситуація, що супроводжується незвичними проблемами, жодний керівник чи жодна компанія не здатні самостійно знайти та втілити найефективніші рішення. Тут потрібні колективні зусилля. Тому разом з нашими клієнтами та партнерами ми створюємо робочі групи і спільно шукаємо виходи зі складних ситуацій. Я переконана, що це найкоротший шлях до оптимальних рішень. 

Цьогоріч не тільки наша компанія, а й багато інших учасників логістичного ринку були змушені проводити у своєму бізнесі серйозні зміни. Якщо раніше такі проєкти, як, наприклад, запровадження системи електронного документообігу, відкладались на майбутнє, то нині вони освоюються в прискореному темпі. Більшість із нас продовжує шукати різноманітні можливості для оптимізації. 

Без прозорості у відносинах з партнерами сучасний світ уявити не можливо. Транспортної логістики це стосується в першу чергу. Наприклад, вже давно ми використовуємо в роботі так званий паливний калькулятор. З його допомогою клієнти можуть бачити, що зі зниженням вартості пального зменшуються і наші тарифи на перевезення. Скажімо, коли ціна на паливо знизилась приблизно на 25%, ми зменшили тарифи на перевезення більш ніж на 10% навіть за заздалегідь підписаними контрактами. Паливний калькулятор автоматично корегує тарифи на вантажні перевезення, що виконуються компанією «Рабен Україна», тому клієнтам не потрібно щоразу звертатися до нашого офісу.
 
Коли йдеться про контрактну логістику, то тут потреба у постійному спілкуванні ще більша. Наші клієнти і партнери розуміють, що для здійснення певних оптимізацій їм доведеться зробити певні кроки назустріч. Наприклад, змінити час подання замовлень, погодитися на інший графік постачання тощо. Це дає можливість краще розподілити ресурси та досягти поставленої мети. 

Процеси, які відбуваються сьогодні у логістиці, не можна назвати простими. Звісно, склади подібно магазинам не зачинялися на карантин. Однак обсяги продажів у наших клієнтів з певних сегментів знизилися у порівнянні з 2019 роком, змінилася схема доставок. Іноді доставка клієнту відбувається безпосередньо з виробництва без залучення складу. Багато хто збільшує запаси. Тим часом, навантаження на транспорт зросло, стало більше збірних вантажів, замовлень дрібних партій тощо. Хоча загалом транспорт почав заробляти менше. Як наслідок, з ринку пішло багато невеликих компаній.

Доволі неоднозначна ситуація склалася у міжнародних автоперевезеннях, де критичними є питання, пов’язані з дозволами, що має безпосередній вплив на обсяги операцій на даному напрямку.

Зважаючи на існуючі виклики, «Рабен Україна» робить ставку на підвищення якості послуг. Зокрема, компанія навчилася добре обслуговувати збірні вантажі, у тому числі на міжнародних маршрутах. Постачальники, які зменшили розміри партій, часто приходять саме до нас. Дві-три палети можемо доставити з будь-якого місця Європи. 

Також ми бачимо, що останнім часом зріс інтерес учасників ринку до контрактної логістики. Вочевидь, це також є наслідком кризи, під час якої багато підприємств змушені були зупинити потік інвестицій у власні склади.



– Багато хто з менеджерів стверджує, що цифрові технології допомогли швидко адаптуватися до нових умов роботи. А як йдуть справи з цифровізацією у «Рабен Україна»?

– Близько півтора роки тому у нас були дискусії з приводу того, наскільки ми взагалі готові переходити на роботу у віддаленому режимі, чи зможемо запровадити відповідну інфраструктуру? Так, нам знадобилися великі зусилля, злагоджена робота багатьох фахівців. Однак часу це зайняло зовсім небагато.

Ще один аспект цього питання – перехід на систему електронного документообігу. Ним ми активно почали займатися у 2019 році. Компанія просунулася далеко вперед та у якийсь момент ми зрозуміли, що ринок загалом ще не готовий до такого стрибка. Звісно, компанії уже користувалися електронним первинним документообігом. Це рахунки, акти виконаних робіт, електронні накладні тощо. Але інша справа – товарно-транспортна накладна. Тут виникають дійсно серйозні питання, бо йдеться про облік, пов’язаний з жорсткими вимогами нормативних документів.

Усередині компанії ми зробили усе від нас залежне, щоб запровадити ТТН в електронному вигляді. Спільно з Міністерством інфраструктури провели відповідне тестування. Та в уряді це питання все ще узгоджують. Зрештою, ми поки що не знаємо, у якому вигляді електронна ТТН вийде на ринок. Та якою б не була її форма, ми готові до швидкого запровадження цього документу. 

Свого часу ми вважали, що електронний документообіг – це найближче наше майбутнє. Адже він допомагає оптимізувати ресурси та переналаштувати систему управління процесами. Ми думали, що частка електронних документів у загальному обсязі документообігу ось-ось досягне 85%. Але ще на початку ми зіткнулися із спротивом з боку зовнішніх партерів. Не всі досконало знають закони та правильно оцінюють ситуацію. Багато хто стверджує, що лише підписаний та завірений печаткою документ має юридичну силу. Проте пандемія підштовхнула усіх до більш рішучих кроків. 

Зараз у нашій компанії працює ціла команда, яка агітує усіх партнерів використовувати електронні документи. Вже приблизно 900 наших клієнтів та підрядників пішли у цьому питані за «Рабен Україна». Ми намагалися не тільки розповідати, наскільки це вигідно, але й показувати, як працює електронна система, у прямому сенсі займалися навчанням. 

До речі, цифровізація навіть на рівні первинного документообігу дозволяє скоротити витрати у шість разів. Тут є над чим замислитися тим, хто досі чинить опір цьому процесу. 

Задля додаткової мотивації Група Рабен у Польщі навіть започаткувала спеціальну програму, яка передбачає, що при переході чергового клієнта чи партнера на електронний документообіг висаджується одне дерево. На даний час у країнах, де представлена Група Рабен, висадили вже понад 16 тисяч дерев. От і «Рабен Україна» навесні посадила свої перші три сотні саджанців. Наступного року продовжимо.

Приємно відзнати, що влітку нинішнього року експертне журі премії «Digital.Кращі» високо оцінило внесок «Рабен Україна» у цифровізацію ринку автоперевезень і включило компанію до трійки номінантів на звання «Лідер діджитал-трансформації».

Ми запроваджуємо цифрові технології і для підвищення якості сервісу. Наприклад, наші водії забезпечені спеціальними пристроями Panasonic FZ-N1, що використовують рішення TISLog, які, окрім іншого, працюють як сканери, а також у режимі реального часу дозволяють відслідковувати пересування вантажу. З допомогою цієї системи клієнти отримують дані про час очікуваного прибуття машини (ETA: Estimated Time of Arrival) з часовим інтервалом у +/- 2 години. Якщо ж мова йде про тимчасово залучений транспорт, то водіям пропонується встановити на смартфон спеціальний додаток, який дозволяє виконувати майже ті ж самі функції. Для логістичного оператора, що працює у сфері В2В, це дійсно нове рішення, яке в Європі використовує тільки Група Рабен. А технічні можливості пристроїв, які я тут згадала, у майбутньому плануємо використовувати з метою подальшої автоматизації електронного товарообігу. 

Доречно також сказати про наші напрацювання у сфері цифрової безпеки. Нагальна необхідність у цьому виникла, коли працівники почали виконувати свою роботу у віддаленому режимі. Тож  фахівці ІТ-відділу зробили все для того, щоб комп’ютерні системи і програмні комплекси працювали стабільно та були якнайкраще захищеними. 

– Пандемія з її обмеженнями прискорила пошук нових рішень у різних галузях економіки. Мабуть, і в «Рабен Україна» з’явилися нові напрямки роботи або нові сервіси чи послуги?

– Ми сфокусували свою роботу на основних напрямках. Цього року зріс попит на послуги з доставки збірних вантажів. Тож ми їх почали надавати у більших обсягах. Також ми зосередилися на якості наших послуг.

«Рабен Україна» посилила напрямок міжнародних перевезень, у тому числі збірних вантажів. Обсяг перевезень вантажів на напрямку Польща-Україна зріс в 4 рази порівняно з минулим роком. Відповідно зросли і обсяги наданих послуг з митного очищення імпортних вантажів. В даний час розмитнення для клієнтів «Рабен Україна» здійснюється не тільки у Києві, але й у Львові. 

Розвиваємо складську логістику та електронну комерцію. У цьому році напрям «електронна комерція» демонструє вражаючі результати. Основні зміни стосуються інноваційних IT-технологій. У першому півріччі спільно з провідними міжнародними клієнтами було успішно реалізовано кілька проєктів, що дозволило забезпечити максимальну інтеграцію системи окремо взятого клієнта в систему Warehouse Management System (WMS) компанії «Рабен Україна».

Ми також автоматизували процес передачі інформації кур’єрським службам. Для цього маємо особливий програмний продукт – Last Mile Connector. Намагаємося новими методами проводити інвентаризацію, в тому числі в режимі онлайн. Словом, нового у компанії з’явилося за цей рік багато.

– Інно, а що, на Вашу думку, створює для клієнтів справжню цінність у роботі з логістичним оператором?

– Мабуть, треба почати з того, що кожен має займатися своєю справою, тобто робити те, що вміє найкраще. Як логістичний оператор ми маємо великий досвід роботи і в Україні, і за кордоном. Серед наших клієнтів є представники майже усіх галузей економіки. Та коли до нас приходить клієнт за послугою, якої ми ще не надавали, то завжди можемо звернутися за порадами до підрозділів Групи Рабен в інших країнах. Ми теж ділимося досвідом і найкращими рішеннями.

Безумовно, важлива фаховість. У нас є клієнти, котрі приходять з новими цікавими ідеями чи новими продуктами, але зовсім не знають як їх реалізувати. Логістика там може займати 80% усього бізнесу. У таких ситуаціях буває корисно створити робочу групу з працівників «Рабен Україна» та представники наших клієнтів. А далі ми спільно приймаємо рішення та розробляємо план дій.

Добре навчений персонал – цим ми пишаємося особливо. Найбільша наша цінність – люди, наша команда справжніх People With Drive, людей з Драйвом (таким є девіз «Рабен Україна» від середини 2020 року).

Ну і, звісно ж, важливу роль грають відповідна інфраструктура, ресурси, техніка, технології. Всього цього в компанії «Рабен Україна» достатньо. Але не менш важливим є добра репутація і прозорість бізнесу. Ми працюємо на українському ринку вже 17 років, і за весь цей час зберігаємо за собою статус логістичного оператора з найкращою репутацією. Думаю, це багато чого варте.

Рабен Україна
Міжнародний логістичний оператор
Телефон:  +380 (44) 459-72-00, факс: +380 (44) 459-72-01
Сайт  https://ukraine.raben-group.com/       Публикації компанії
Теги: 
Другие публикации автора: 
Інна ОЧЕРЕТНА

Генеральний директор «Рабен Україна»