Олег ЧЕМОДАНОВ

эксперт в логистике хлебо-булочных изделий,
опыт работы в логистике – 15 лет

Простые решения для сложной логистики или где в хлебной логистике теряются деньги

0
1284
На первый взгляд, может показаться, что в логистике хлебозаводов нет ничего сложного: испекли хлеб, развезли по магазинам кратчайшим маршрутом – вот и все. Но это совсем не так. Изучив ситуацию на десятках таких производств Украины, могу с уверенностью сказать, что везде их логистика страдает от одних и тех же серьезных проблем. Хотя одни заводы построены недавно и используют современные технологии производства, другие за последние годы прошли модернизацию, третьи – продолжают работать по старинке, ошибки в логистике они допускают одинаковые. Это странная ситуация, ведь устранение типичных проблем позволило бы существенно увеличить эффективность ведения бизнеса. Какие же логистические просчеты чаще всего допускают менеджеры на хлебных предприятиях? Давайте рассмотрим типичные ошибки в хлебной логистике и меры, с помощью которых их можно избежать. Я не сторонник излишних инвестиций, потому высокотехнологические и дорогие решения оставим в стороне. Взамен, посмотрим, что можно сделать минимальными затратами.

Транспортная логистика

Хлеб должен быть в торговых точках с самого утра, и он должен быть свежим – это аксиома. Поэтому время, отпущенное для доставки этого продукта, очень мало. А потребитель весьма привередлив. Достаточно опоздать с доставкой на 15-20 минут, и начинаются жалобы. Тем не менее, примерно на всех украинских хлебозаводах, с которыми мне пришлось сталкиваться в разное время, я наблюдал одну и ту же картину: машины опаздывают, хлеб часто попадает на полку не совсем свежим, что негативно отображается и на объемах продаж, и на финансовых результатах компании.

Первая типичная логистическая проблема – далеко не всегда маршруты доставки разработаны качественно. Если мы имеем дело с маленьким заводом, работающим с расположенными поблизости магазинами, о качестве маршрутизации его руководство может и не задумываться. Но ситуация выглядит иначе, когда речь идет о крупном производстве, отправляющем свою продукцию на большие расстояния по множеству направлений.

Впрочем, и там наличие проблем могут не замечать. Ведь машины ежедневно выезжают по одним и тем же маршрутам, движутся, как трамваи по рельсам. Вопрос только в том, правильно ли эти «рельсы» проложены, позволяют ли разработанные маршруты доставлять хлеб вовремя и свежим? Увы, именно в этом секторе хлебного бизнеса часто возникают серьезные сбои.

Что с этим делать?

С самого начала приходит идея автоматизировать процесс. Наверняка любой профессиональный логист попытается внедрить ТМС и, таким образом, усовершенствовать как процесс разработки маршрутов, так и контроль за движением транспорта, отгрузками и т.д.

Действительно, поставщики программных продуктов сегодня предлагают целый ряд разработок, предназначенных для оптимизации логистики хлебозаводов. Однако очень мало компаний этого сектора внедрили их у себя. Почему?

Во-первых, только некоторые ИТ-продукты действительно позволяют добиться ощутимого результата. А во-вторых, хлеб – это продукт с низкой рентабельностью, даже средняя стоимость внедрения ИТ будет долго окупаться.

Когда у меня была задача организовать ежедневный развоз хлеба по 4,5 тыс. торговых точек в регионах, которые не знаешь, то для визуализации маршрутов мы выгружали все торговые точки на «Гугл-мап» и таким образом проверяли логику их составления. Это работало, но требовало больших затрат времени и не всегда маршрутизация была правильной.

В такие моменты поневоле вспомнишь об уже разработанных ТМС. И все же, когда мне предлагали внедрить готовую автоматизированную систему управления, я всегда задавал один и тот же вопрос: какую экономию мы сможем получить от ее внедрения? Мой опыт подсказывает, что на сегодня автоматизированные системы могут быть эффективными только в секторе GPS-мониторинга движущегося транспорта, но это при условии корректно составленных и выверенных маршрутов. Все-таки сами маршруты приходится пересматривать редко. А вот контроль за четким соблюдением графика движения транспорта предоставляет серьезные перспективы для оптимизации логистики.

GPS-мониторинг – очень серьезный элемент контроля качества сервиса. Сразу понимаешь, на каком маршруте происходят сбои, где транспорт регулярно опаздывает. Соответственно, можно легко найти и устранить проблему. С плохим сервисом логистики мириться нельзя, так как это оборачивается потерянными продажами. А хорошее качество доставки, соответственно наоборот, позволяет продажи наращивать. К сожалению, только около 30% отечественных хлебозаводов используют GPS-мониторинг.

Уровень оказываемого сервиса обязательно должен постоянно измеряться! Конечно, с помощью системы GPS-мониторинга оценить своевременность доставки товара в каждую точку намного проще. Но если ее нет, то необходимо, хотя бы, начать измерять своевременность выезда на маршрут и возврат с маршрута. Если автомобиль вовремя выезжает и вовремя возвращается, то, скорее всего, по маршруту он также движется без опозданий. Контроль выездов и возвратов помогает понять, есть ли отклонения в графике доставки, и если есть, сразу ставится вопрос: «Что мешает своевременно выехать или вернуться?».

В чем основные причины опозданий с доставкой хлеба? Во-первых, автомобиль может не вовремя стать под загрузку. Например, потому что опоздал водитель, в машине утром появилась неисправность, его место на рампе занято другим автомобилем и т.п. Во-вторых, на самом заводе его могут не вовремя загрузить и выпустить с опозданием. И только затем следует рассматривать проблемы при движении по маршруту. Корректно ли заполнены справочные данные о графике работы торговой точки? Правильно ли внесен адрес магазина? Правильно ли составлен график? Действительно ли выгрузка в торговой точке длится столько, скольком записано в маршруте, или же нужно больше времени? Успевает ли машина переехать от магазина до магазина за 3-4 минуты или все-таки нужно 5-7 минут? Увы, из-за ручного планирования маршруты нередко составляются «криво». И все-таки, самое интересное происходит на территории хлебозавода.

Складская логистика

На хлебозаводах не бывает складов готовой продукции в привычном для логистов виде. Продукция выкатывается в зону экспедиции (склада) из производственного цеха, сортируется, отправляется на отгрузку и, в идеале, должна быстро попадать в грузовик, который тут же повезет ее в торговые точки.

При соблюдении графиков производства, сборки, загрузки автомобиль, чаще всего, выезжает своевременно. На одном из предприятий с помощью системы контроля доступа мы контролировали каждую ключевую точку работы водителя. Пришел на работу – отметился, стал под загрузку – отметился, загрузился – отметился, выехал за проходную – отметился. Анализируя отклонения, мы объективно могли оценить какая цепочка дает сбой: водитель, автомобиль, производство, склад, охрана, или, просто, у нас некорректный график загрузки. Только при анализе каждой точки контроля можно минимизировать задержки и своевременно выпустить автомобиль.

Эффективный и рабочий график загрузки – это график загрузки, расписанный с привязкой маршрутов ко времени и, обязательно, рампо-местам. Он должен висеть на каждой рампе! При этом водитель каждого автомобиля должен знать, в каком месте и в какое время ему грузиться.

Замечу, что самым узким местом в логистике хлеба с уверенностью можно назвать экспедицию. Чаще всего, машина приходит под загрузку, а товар подобран не весь. Почему? Возможно, потому, что производство не успело выдать весь ассортимент. Либо какие-то виды хлебопродуктов «почему-то» загрузили на другой маршрут. Когда ты составляешь максимально точный график выезда грузовиков, а у тебя на экспедиции происходят такие вещи, вся система рушится. Но откуда берется эта неразбериха?

К сожалению, на экспедиции хлебозаводов очень много мелкой коррупции. От 5 до 50 грн всего лишь за то, чтобы машину пораньше загрузили, чтобы сразу выдали весь товар, и чтобы хлеб был свежим. Казалось бы, речь идет об очень маленьких суммах. Но когда за смену с завода уходит 100-150 машин, все эти меткие купюры складываются в серьезный довесок к зарплате. И это мы еще не упоминаем о «леваках». Конечно, можно ввести в штат «принципиальных контролеров», которые не допустят «левых» отгрузок и коррупции, но это не выход, а дополнительная и не всегда эффективная штатная единица. Поверьте, «принципиальный контролер» еще нигде и никогда кардинально не спасал ситуацию.

На одном из предприятий, мы боролись со «схемами» с помощью 1С. Программное ограничение выдачи сборочных документов на склад раньше положенного времени помогло нам эффективно побороть большинство «потерь» на складе. В 1С был внесен график загрузки маршрутов. Каждый комплектовщик приходил в диспетчерскую, «пикал» свой индивидуальный штрих-код и ему печатался один сборочный документ на склад, после его сборки он «закрывал» этот сборочный документ и получал следующий. Решение о том, какой ему выдать погрузочный лист принимала 1С на основании графика загрузки. В результате машина, загрузка которой была запланирована на 3:30 ночи, никак не могла забрать свой товар в 1:00, потому что погрузочный документ программа еще не сгенерировала.

Это недорогое и простое программное решение позволило оценивать эффективность складского персонала и внедрить систему мотивации комплектовщиков, частично привязав их к строкам и штукам. Ввод системы мотивации персонала значительно повысил продуктивность работы, т.к. до этого весь складской персонал был на почасовой оплате.

Свежесть продукции – это один из двигателей продаж, и о нем никогда не стоит забывать! Поэтому соблюдение принципа FPFO (первым произведен – первым отправлен) очень важно. К сожалению, на экспедиции часто застревают целые контейнеры продукции. Так, хлеб, испеченный в час ночи, иногда попадает в кузов грузовика только в 9 утра. Разумеется, это влечет за собой жалобы на качество и рост возврата.

Причиной таких сбоев является неправильная ротация продукции в зоне экспедиции. Чтобы справиться с этой проблемой, хлебозаводы внедряют различные простые системы идентификации партий. Это могут быть, например, таблички, на которых написано, в какое время выкатили контейнер. Однако, говоря откровенно, сотрудники все равно не очень-то внимательно следят за ними, и все равно на каждой смене бывает «забытый» контейнер. Можно применить штрих-кодирование контейнеров и попытаться автоматизировать ротацию. А можно просто маркировать контейнеры флажками разных цветов. Например, в час ночи – красный, в два часа – синий и т.д. На одном из предприятий использовали цветные клипсы для упаковки. Словом, вариантов решения может быть много, нужно найти наиболее работоспособное, чтобы минимизировать риски в этом процессе.

Реверсивная логистика

Возвраты продукции по истечению срока годности в этой отрасли всегда являются логистической проблемой. Чаще всего, они колеблются на уровне от 2% до 6% от суммы реализации. От чего же зависит объем возврата? Оказывается, важно не просто вовремя привозить свежий хлеб, но и правильно формировать ассортимент и количество продуктов для каждой торговой точки.

Здесь необходим грамотный подход к потребителю. Если вы хотите любой ценой наращивать продажи, постоянно привозите в торговые точки «чуть больше» хлеба, чем они могут продать, то автоматически сталкиваетесь с сопротивлением. С одной стороны, у вас возникают дополнительные возвраты. С другой стороны, в магазинах, видя вашу «политику», пытаются уменьшать заказы. И какой же будет результат? Конечно же, рост возврата и потери продаж. Кроме того, можно столкнуться с негативным отношением и создать риск «вылететь» с рынка. Как минимум, некоторые торговые точки найдут для себя нового поставщика.

Возврат первичной документации, как и в любой дистрибуции – это много бумаги и большие затраты времени на ее обработку. Обязательно, если еще этого нет, на каждой накладной печатайте индивидуальный штрих-код. Это позволит быстрее находить необходимый документ в 1С.

Возврат тары. Этому пункту необходимо уделять особое внимание, т.к. тару крадут, забывают, ломают, и за месяц набегает солидная сумма недостачи. Необходимо регулярно делать контрольные проверки остатков склада, загрузки автомобилей на выезде/въезде, выписывать корректные сопроводительные документы. Пунктов контроля много, но самое главное, уделять им не меньше внимания, чем готовой продукции.

Раз уж затронули вопрос тары, скажу, что для многих предприятий извечным является вопрос выбора тары. Лоток или ящик? В чем лучше отгружать хлеб? Лично мне больше нравится лоток. Мы получаем быстрый доступ к товару, всегда можем посмотреть, сколько там буханок и в каком они состоянии. Плюс ко всему, лоток лучше соответствует санитарным нормам. Но с точки зрения логистики ящик выглядит привлекательнее. Можно эффективнее загрузить машину и сократить расходы на доставку. По-моему, на отгрузку в ящиках можно переходить только тогда, когда к этому готово само производство. Не всегда правильно, когда хлеб на экспедицию выкатывают в лотках, а потом дополнительно нанятые сотрудники перекладывают его в ящики. Согласитесь, такие решения вряд ли окажутся полезными. Тем более, что в магазинах также нет единого мнения по поводу того, какая тара лучше.

Планирование запасов

Планировать производство хлеба очень сложно. Особенно, когда речь идет о немассовых сортах. К примеру, компания выпускает в одном замесе 100 кг какого-нибудь «ржаного с изюмом», а колл-цент уже принял заявки на 105 кг. Что делать? Произвести этот «довесок» предприятие не может по технологическим причинам. Так возникает недопроизводство, с которым нужно как-то справляться.

Но часто происходит и перепроизводство. Как правило, на заводах хлеб начинают выпекать с 19.00 и к 21.00 получают первую партию. А заказы собираются именно до 21.00. И вы не знаете, придет ли вам под загрузки для первой партии столько машин, сколько нужно, чтобы вывезти всю продукцию.

Планирование производства хлеба – процесс филигранный. Оно осуществляется на основе статистики продаж. Причем, нужно учитывать и специфику каждой торговой точки, и день недели, и сезон и даже погоду. Но в любом случае, компании имеют дело со значительными погрешностями в прогнозах. Поэтому и перепроизводство, и недопроизводство – естественное состояние для хлебокомбинатов.

И здесь мы снова возвращаемся к экспедиции, как к важнейшему звену хлебной логистики. Ее задача – правильно расписать отгрузки, учитывая и потребности клиента, и текущие возможности производства. Идеальный вариант – когда на экспедиции нет ни одного контейнера – сразу все заходит в кузова автомобилей. Но чаще всего, хлеб, выпеченный сейчас, полностью уходит со второй или с третьей ходкой.

Самое плохое, что для оптимизации этого процесса на рынке пока нет готовых эффективных программных продуктов. Все решения, которые позволяют легко редактировать заказы и отгрузку, – скорее самописные и не всегда эффективные. Поэтому приходится полагаться исключительно на профессионализм сотрудников, которым, как я уже упоминал, в большинстве случаев платят мало. А если они получают небольшую зарплату, как можно рассчитывать на высокий профессиональный уровень?

Рис.1. Примеры графиков загрузки машин

Аналитика

Еще одна серьезная ошибка – отсутствие единых ключевых показателей эффективности. Порой разные отделы завода не могут договориться по самым, казалось бы, простым вопросам. Например, как считать процент затрат на логистику от продаж. Вроде бы нужно просто разделить сумму затрат на сумму выручки. Но сюда вмешиваются разные факторы. Учитывать или не учитывать затраты на доставку, если продукция доставляется самовывозом? Представьте, иногда, финансовый отдел с логистами могут спорить об этом до хрипоты.

Или вот еще вопрос: что делать с дальними лучевыми маршрутами, где затраты на доставку съедают чуть ли ни всю прибыль? Хорошо, если речь идет о каком-либо перспективном направлении, а если нет? Оказывается, что отдел продаж будет насмерть стоять, защищая эти направления, хотя они, в конце концов, могут стать убыточными. Но для этого необходимо начать считать себестоимость доставки каждого маршрута, а это умеют делать немногие. Ну, а углубленное бюджетирование в разрезе каждой статьи затрат на логистику и регулярный контроль план/факта затрат для некоторых производителей ХБИ – вообще «высшая математика».

На мой взгляд, в логистике хлеба есть 3 ключевых показателя – это SLA, стоимость доставки 1 тонны продукции (затраты, грн/тонн) и процент затрат от оборота (затраты, грн/продажи, грн). Эти показатели должны измеряться и детализироваться как в целом по предприятию, так и по каждому маршруту. Так же не следует забывать о соблюдении бюджета затрат, который должен быть максимально детализирован для планирования и управления. Остальные показатели уже на усмотрение руководителя логистики и потребностей бизнеса. Это может быть, к примеру, показатель плотности загрузки маршрутов, для сравнения регионов – кг/км, торговые точки/км и многие другие показатели.

В завершении хочу сказать, что на многих хлебзаводах нет директоров по логистике, из-за чего не всегда эффективно ведется учет затрат и потерь, не говоря уже о работе по их сокращению. Часто логисты подчиняются отделу продаж, и это ведет к продажам «любой ценой».

Поле для логистических оптимизаций в сфере производства хлеба очень велико. Игнорировать эти возможности непродуктивно. Если на хлебных предприятиях реализуют хотя бы то, что описано мной выше, значит, я не зря тратил время на написание этой статьи.

Желаю всем своевременной доставки, низких затрат и трезвых водителей! :)

 

 

Другие публикации автора: 
Олег ЧЕМОДАНОВ

эксперт в логистике хлебо-булочных изделий,
опыт работы в логистике – 15 лет