Олена ПОЛІЖАЙ

менеджер відділу управління проєктами й оптимізації бізнес-процесів YUGCONTRACT

Практичний досвід автоматизації роботи торгових агентів

Наша компанія входить в число найбільших дистриб’юторів України. Ми працюємо з 250 виробниками, які постачають для продажу понад 27 тисяч товарів різних груп. У нас великий автопарк, складський комплекс на 27,5 тис. квадратних метрів та дуже багато торгових агентів, якими потрібно ефективно управляти. Для того, щоб налагодити швидку обробку замовлень у польових умовах та перетворити роботу агентів на досконалий добре організований процес, ми вирішили застосувати сучасні технології.

Вимоги до системи управління 

На початку запит на спеціальну програму до нас надійшов від наших клієнтів, які працюють у категорії посуду. Тут, як і в багатьох інших сферах, торгові агенти записували замовлення на листках паперу, а коли потрапляли до офісу, передавали інформацію у такому вигляді на подальшу обробку. Найбільшим технологічним досягненням вважали відправити запит на Viber. 

Звичайно, при такій організації було багато суто людських помилок. То не ті артикули зберуть, то відправлять не до того клієнта. Окрім незручності та заплутаності ця, так би мовити, система відзначалася відсутністю якісної презентації товару. Тож ми провели внутрішні інтерв’ю, зібрали до купи усі вимоги та почали шукати оптимальну ТМS.

Вимоги, до речі, у нас були не дуже жорсткими. По-перше, ми орієнтувалися на комп’ютерний інтерфейс SAS, щоб запустити рішення з умовами щомісячної оплати. Річ у тому, що вони не потребують закупівлі комп’ютерного обладнання та сервісного устаткування. По-друге, впровадження такого інтерфейсу давало мінімальне навантаження на наш ІТ-сервіс. Тобто, нам потрібно було лише налагодити вивантаження даних через АРІ до нашої ERP.

Наша наступна вимога стосувалася можливості торгових агентів працювати без папірців також у режимі офлайн. Адже ми обслуговуємо всю територію України, тож значна частина наших клієнтів у зонах з поганим покриттям мобільного Інтернету. Коли ж ви маєте можливість запускати програму офлайн, то можете за умов повної відсутності з’єднання показувати презентаційні матеріали із якісними зображеннями, фіксувати замовлення тощо. А коли пристрій потрапляє у зону нормального покриття, відбувається автоматичний обмін даними з базою. Тому торговий агент має завжди інформацію про актуальні ціни, залишки на складах тощо. 

Звісно, програма повинна була робити прийом замовлень, мати зручний пошук за назвою товару, бренду, кодом артикула, тут мав бути фільтр за багаторівневим каталогом. Крім того, ми хотіли, щоб торговий агент мав змогу переходити з прайсу одразу на картку товару, де було би якісне велике зображення, головні характеристики та детальний опис.

Ще одна наша вимога: програму потрібно було навчити будувати тижневі маршрути. У нас торгові агенти виїжджають у відрядження на цілий тиждень кожен у своєму регіоні. Їх завдання – об’їхати певну кількість торгових точок. Отже, планування маршруту надзвичайно важливе. 
Працівник приїхав на одну точку, потім поїхав на другу, третю і так далі. І дуже добре, коли він має можливість у будь-який момент оформити замовлення, тому що наші клієнти не завжди готові робити це одразу у його присутності. Комусь потрібно трохи поміркувати, комусь просто зібрати інформацію про потребу у товарі. З новою технологією агенту не потрібно нічого чекати. З ним може зв’язатися представник торгової точки за кілька годин чи днів після того, які він від нього поїхав, і агент легко оформляє нове замовлення та відправляє його на базу. 

Також нам було потрібно, щоб працівник зі свого пристрою міг експортувати інформацію у форматі Excel, скидати її електронною поштою чи на мессенджер. У свої вимоги ми включили й вимоги щодо безпеки – це авторизація через логін та пароль, можливість блокувати аккаунт торгового агента після його звільнення. І потрібно, щоб кожний агент бачив тільки інформацію зі своїх торгових точок. 



Запровадження та результати

Зважаючи на усі ці вимоги, ми обрали рішення компанії Ant Logistics. Адже воно повністю задовольняє наші функціональні потреби, а також відзначається гнучкістю з точки зору майбутніх доробок та масштабування. І в цьому ми переконалися на практиці. 

Зауважу, що інтеграція з Ant Logistics була для нас найшвидшим та найзручнішим варіантом. Ми заклали один місяць на підготовку. За цей час прописали АРІ. Далі ми витратили ще місяць на інтеграцію з боку Ant Logistics. У серпні позаминулого року передали свої вимоги до картки товару, бо на той момент у додатку системи такої картки взагалі не було. А наприкінці вересня ми отримали цю доробку та на початку жовтня уже перейшли до інтеграції.

Перші ж тести виявили проблему. У нас, як з’ясувалося, надто великий об’єм даних. Йдеться про індивідуальні прайси від кожного клієнта, що містять, як правило, понад 10 тис. товарів. На початку тестування, коли натискали на кнопку оновлення, програма зависала десь секунд на 40, а то й на хвилину, щоб обробити усю інформацію.

Тоді ми звернулися до відділу розробки Ant Logistics, де нам запропонували оптимальне рішення. Зараз оновлення програми відбувається миттєво та практично непомітно для ока хоча після натискання цієї кнопки перевантажується понад 600 тисяч рядків даних. 

Надалі ми завершили написання своїх АРІ, заповнили усі дані та перейшли до навчання своїх співробітників. Щоб полегшити процес, записали коротеньке відео на Ютуб, де показали, як робити щоденне оновлення, як працювати з прайсом, оформляти замовлення, працювати офлайн. 
На початку грудня минулого року закупили десять планшетів, запрограмували їх відповідним чином та віддали для роботи у польових умовах. Першими так почали працювати наші торгові агенти у Львівській та Тернопільській областях. 

Ось що у нас відбувається зараз. Щоночі ми формуємо із актуальних цін та залишків прайси, передаємо їх на сервер Ant Logistics. Торговий агент приходить вранці на роботу або вмикає свій планшет навіть ще вдома, оновлює дані та їде на точки, де робить замовлення. 

Ant Logistics забирає ці замовлення собі на сервер, а ми кожні півгодини забираємо їх до себе через АРІ. Далі йде обробка та відправлення товару до клієнтів. 

І ось які у нас результати. Зараз з цією системою працюють торгові агенти у 19 областях України. Поки що усе це призначено лише для категорії посуд. Але надалі можна масштабувати на інші різновиди товарів. 

Ми маємо якісну інтеграцію, зручну аналітику – дуже широку. А сам додаток надзвичайно зручний у роботі та візуально привабливий. Плануємо масштабування, збільшення кількості торгових агентів, які працюватимуть із сучасною технологією. Хочемо також додати можливості для агентів робити за допомогою додатку опитування, виконувати фотозвіти тощо. 

Судячи з того, що ми бачимо у повсякденності, фінансові результати використання нової системи управління за рік також будуть відчутними. Адже торгові агенти стали краще продавати. 

ANT-Logistics
онлайн-сервіс для організації роботи транспортних служб та торгових представників
https://ant-logistics.com/      
Публікації компанії     

По темі:

Другие публикации автора: 
Олена ПОЛІЖАЙ

менеджер відділу управління проєктами й оптимізації бізнес-процесів YUGCONTRACT