Елена ПАВЛОВА

ведущий международный специалист в области оптимизации затратных частей бизнеса

Перед началом изменений убедитесь, что вы к ним готовы

Если использовать системный подход при анализе функционирования предприятия, т.е. рассматривать его как единую систему, то, независимо от специфики деятельности, для каждой компании можно выделить следующие составляющие: Объекты деятельности; Субъекты деятельности; Действия (операции); Номенклатура; Документы.

Определение 1. Объект деятельности – категория, выражающая то, что противостоит субъекту в его предметно-практической деятельности. В случае предприятия объектами являются:

  • оборудование;
  • здания, помещения;
  • транспортные средства;
  • средства связи и т.д.

Определение 2. Субъект деятельности – носитель предметно-практической деятельности и познания (индивид, группа), источник активности, направленной на объект.

Для предприятия субъектами являются:

  • сотрудники (как физические лица);
  • структурные подразделения;
  • контрагенты.

Определение 3. Номенклатура – перечень названий, терминов, категорий, употребляемых в какой-либо отрасли науки, техники и производства.
Для предприятия номенклатура – это классифицированный перечень закупаемой, перерабатываемой и производимой продукции, с которой субъекты системы производят определенные действия. Причем номенклатура есть входящая и исходящая, а принадлежать к ней могут как материальные (физические) товары, так и нематериальные – услуги (совокупность действий).

Определение 4. Действия – физическая величина, имеющая размерность произведения энергии на время.
Для предприятия это операции, выполняемые сотрудниками. Классификацией этих операций являются функции сотрудников.

Определение 5. Документ – материальный носитель записи с зафиксированной на нем информацией, предназначенный для ее передачи во времени и в пространстве.
На предприятии документы – носители определенного набора информации для фиксирования и подтверждения совершенных или совершаемых действий, или тех действий, которые предполагается осуществить в будущем. Система документов – их классифицированный перечень на предприятии.

«Материальные носители информации» являются пятой составляющей системы и следствием (производной) от четырех пре    дыдущих. Поэтому прежде, чем начать формировать документы и регистрировать в них действия, необходимо описать первые четыре составляющие системы, т.е. изложить классифицированный набор свойств каждой из них. Любой документ из любой определенной группы представляет собой суммарную выборку свойств этих составляющих, а значит, его качество зависит от того, насколько верно и тщательно эти свойства классифицированы и описаны.
Иными словами, информативность и надежность документов зависит от качества описания объектов, субъектов, действий и номенклатуры.

Учет

Системный подход внедряется для того, чтобы научиться управлять предприятием, увеличивая его прибыльность. Но для того, чтобы чем-то руководить, жизненно необходим учет. Его постановка осуществляется в три этапа, и лишь на четвертом детализируется методика управления, на этом учете основанная.

На первом этапе следует определить конкретные объекты, субъекты и номенклатуру для предприятия и набор необходимой информации для их описания; разработать классификацию объектов, субъектов и номенклатуры, разработать (или выбрать) программный продукт, реализующий определенные принципы их описания, и внести всю нужную информацию в корпоративную информационную систему (КИС).

На втором этапе определяются и классифицируются действия как связи между объектами, субъектами и номенклатурой; устанавливаются регламенты действий; прописывается, каким субъектом при помощи какого объекта и с какой номенклатурой совершается то или иное действие. Далее действия нормируются, т.е. определяются их временные показатели. Этот этап также завершается разработкой программного продукта, реализующего определенную систему действий, и внесением необходимой информации в корпоративную систему. Поскольку процесс внедрения системы управления предприятием является непрерывным, второй этап происходит параллельно с первым. Четко определить границу между ними практически невозможно.

На третьем этапе разрабатывается система документов – документооборот. Опять же: классификация, определение набора информации для каждого документа, разработка программного продукта для реализации документооборота, внесение информации в КИС.

И лишь после этого (четвертый этап) создается система аналитики всей собранной и структурированной информации об объектах, субъектах, номенклатуре и действиях и разрабатывается реализующий ее программный продукт.
Каждый этап внедрения соответствует определенному бизнес-процессу или нескольким.

По местам!

В процессе внедрения системы управления предприятием определяется роль каждого сотрудника в создании корпоративных ресурсов. В данном случае ресурс – это функционально и структурно законченный раздел информационной системы.

В процессе внедрения каждого такого раздела для каждого сотрудника предприятия необходимо определить:

  1. роль в создании данного ресурса в период разработки;
  2. роль в создании и поддержке его в текущей работе;
  3. роль в использовании ресурса в текущей работе.

Таким образом, уже на этапе формирования ресурсов определяется информационное взаимодействие между сотрудниками различных подразделений предприятия. И корпоративная информационная система отражает новую структуру бизнес-процессов.

Например, заполнение паспорта сырья (входящие потоки) подразумевает следующие этапы обучения новым правилам учета:

  • понять, что номенклатура входящих и исходящих потоков – структурно разные ресурсы. Это относится абсолютно ко всем типам предприятий, включая и дистрибьюторские компании, у которых, как правило, для входящих потоков и исходящих существует только один ресурс;
  • понять, что сырье (товар) при переходе от операции к операции меняет свои свойства. Его структура на входе описывается в паспорте сырья, а на выходе – в паспорте готовой продукции;
  • понять, что ввод новой номенклатурной единицы является централизованным процессом создания корпоративного ресурса. То есть должен быть определен сотрудник(и), который изучает все свойства входящей номенклатурной единицы, вносит их в корпоративную систему и несет ответственность за эту информацию (поддержка ресурса);
  • понять, что если хотя бы одно свойство одной номенклатурной единицы отличается от свойства другой, то это разные учетные объекты, то есть для такой номенклатурной единицы должен быть создан новый корпоративный ресурс.

Тогда заполнение паспорта сырья (входящие потоки) определяет для сотрудника функции, описанные в Табл. 1. Для их выполнения потребуется, как видно из расчета, два рабочих часа. Причем 90% этого времени занимает анализ и принятие решения, и лишь 10% – техническое заполнение паспорта.

Для всех и для каждого

В процессе внедрения новой корпоративной информационной системы каждый сотрудник должен:

  • научиться работать с программным обеспечением, которое является отражением новой концепции управления предприятием. Оно должно быть разработано таким образом, чтобы, с одной стороны, максимально упростить процесс обучения сотрудника работе в новой системе, а с другой – заставить его продумать свою роль и место в общей корпоративной системе;
  • понять, что структура информационной системы является формализованным отражением структуры управления предприятием;
  • уяснить зависимость собственной работы от действий других структурных подразделений компании;
  • принять и утвердить на переходный период предложенную разработчиком структуру собственных ресурсов для управления процессами, за которые он отвечает;
  • понять структуру ресурсов, с которыми работает его подразделение;
  • принципиально понимать, для каких целей и для какого подразделения необходим каждый реквизит каждого паспорта;
  • определить, с какими структурными подразделениями связаны те или иные реквизиты каждого паспорта;
  • знать, для каких видов анализа необходима информация, присутствующая в паспорте, и насколько изменятся результаты анализа, если эта информация будет некорректной;
  • внести всю информацию по ресурсам в корпоративную информационную систему;
  • если в настоящий момент существуют виды анализа, для которых информации, присутствующей в паспортах ресурсов, недостаточно, определить, каких данных недостает;
  • обосновать необходимость корректировки ресурсов и их структуры;
  • принять скорректированную структуру ресурсов;
  • внести всю дополнительную информацию.

Одна из основных ролей на период внедрения но вой информационной системы отводится сотруднику, который формирует структуру компании. В группе внедрения он выполняет координирующую роль, поскольку формализует и описывает все бизнес-процессы таким образом, как это показано выше.

Роль организации

Основными факторами, которые необходимо рассмотреть в контексте разработки стратегии предприятия, являются:

  • организационная структура;
  • структура входящих и исходящих потоков;
  • информационное взаимодействие.

Организационная структура – один из основных факторов, определяющих успешность реализации стратегии предприятия. Ее эффективность, прежде всего, определяет уровень затрат. Потому процесс оптимального управления предприятием, и затратами в частности, должен начинаться с анализа существующей организационной структуры, структуры управленческого учета, информационных потоков. На основе этого анализа необходимо выявить:

  • точки прерывания информационных потоков;
  • моменты, в которых обязанности (функции) не соответствуют ответственности (статьям бюджета), то есть когда связь функций и определенных статей расходной и доходной частей бюджета управленческого учета четко не прослеживается.

Ниже приведен пример описания структуры одной компании. Все сотрудники в ее учетной системе делятся на следующие группы (наименования предприятий, входящих в группу компаний, удалены из соображений конфиденциальности):

  • водители
  • для служебного пользования (Ком. автора: Что бы это могло быть?);
  • непонятные;
  • Непонятные! (Ком. автора: Очевидно, еще более непонятные, чем предыдущие!);
  • работающие сотрудники;
  • работающие сотрудники;
  • работающие сотрудники;
  • сотрудники «ХХХ»;
  • сотрудники «YYY»;
  • сотрудники «ZZZ»;
  • сотрудники «AAA»;
  • уволенные сотрудники.

Приятно видеть, что есть три группы работающих сотрудников, так как остальные, судя по всему, таковыми не являются. Водители как          то явно выделены – очевидно, ни к сотрудникам, ни к работающим не относятся? К тому же, как следует понимать «Для служебного пользования»? Кто, как и кем именно «пользуется» и почему? С другой стороны, есть ли водители среди «непонятных»?

ЭТО НЕ КЛАССИФИКАЦИЯ! Ни с точки зрения физических лиц, ни с точки зрения профессий, ни с точки зрения структуры.

Классификация

Первая и основная цель создания номенклатурного каталога – это возможность анализа различных групп номенклатуры для выявления определенных закономерностей и тенденций.

Вторая цель – возможность найти интересующий товар (предмет), следуя определенной логике выбора.

Третья – точный учет и контроль движения товаров.

Корпоративный ресурс по контрагентам создается, прежде всего, как база для качественного анализа рынка. Плохой ресурс = неправильная оценка = неправильное планирование продаж!

Ниже приведен пример формирования ресурса «Контрагенты» в компании:

  • арендодатели авто
  • банки
  • внутренние клиенты
  • грузоотправители
  • не выбирать
  • неудачно перенесенные
  • покупатели
  • поставщики
  • производство
  • служебные
  • сотрудники
  • учредители
  • филиал 1
  • филиал 2
  • филиал 3
  • фонды.

Что обращает на себя внимание прежде всего?

1. Количество уровней для разных групп – разное. Это уже серьезный знак, что это НЕ единый классификатор для ресурса.

2. Для каких-то групп есть два уровня деления, для каких-то – три, некоторые построены как прямой список, т.е. всего один уровень.

3. Основание для первого уровня деления ресурса не определяется. Как можно охарактеризовать такое деление? На какой общий (единый) вопрос отвечают свойства названных контрагентов?

Часть представленных выше субъектов делится на поставщиков и покупателей, часть относится к поставщикам услуг, некоторые группы можно поделить на внутренних и внешних контрагентов, другие – на сотрудников и учредителей. Некоторые группы выделены по признаку, что с ними происходило или что с ними делать.

А ведь при правильном построении классификации ОСНОВАНИЕ ДЕЛЕНИЯ ДОЛЖНО БЫТЬ ТОЛЬКО ОДНО!!!

Формирование ресурсов как раз и является первым этапом работ – самым тяжелым с точки зрения процесса внедрения. Но если этот этап пропустить, то все остальные практически не имеют смысла.    

Другие публикации автора: 
Елена ПАВЛОВА

ведущий международный специалист в области оптимизации затратных частей бизнеса