Тимур СЕРЕДИН

начальник отдела по работе с клиентами департамент логистики «Эльфа Лаборатория»

Контроль движения товаров в цепи поставок

0
2370
Группа компаний «Эльфа» работает на рынке свыше 20 лет. За этот период был проделан путь от маленькой компании до одного из самых крупных косметических холдингов в Украине, основные направления деятельности которого, – создание, производство и продвижение косметических средств различных категорий, производство упаковки, обеспечение логистики и дистрибуции продукции собственного производства.

Непосредственно оптовой и розничной продажей косметических средств и бытовой химии занимается компания «Эльфа Лаборатория», входящая в ГК «Эльфа». В «Эльфа Лаборатория» создан департамент логистики, объединяющий отдел таможенного декларирования, управления запасами, транспортной логистики, склад и отдел по работе с клиентами. Последний находится в подразделении логистики, поскольку является смежным звеном между клиентами и компанией. А это крайне важно, так как сложившиеся партнерские отношения со множеством компаний являются весомым нематериальным активом ГК «Эльфа».

Развитие логистики «Эльфа Лаборатория» идет по пути постоянного поиска инновационных подходов и совершенствования работы. Как и многие другие компании, предприятие периодически сталкивается с вопросами out-of-stock и overstock на своем складе, а значит, и на складах дистрибьюторов, и в конечных торговых точках. Данные проблемы приводят к замораживанию денежных средств, сокращению оборачиваемости запасов и снижению объема продаж. Причины такой ситуации могут быть разные: лимиты партии производства, падение спроса, задержки производителей сырья, ошибки персонала и т.д. Но еще одной причиной, которую сложно предвидеть, оказывается большое расхождение плана продаж с фактическим его выполнением. Особенно ощутимые скачки продаж наблюдаются в начале и в конце месяца, когда коммерческому отделу необходимо любой ценой выполнить план, даже за счет навязывания дистрибьюторам ненужного им товара! В «Эльфа Лаборатория» задумались над тем, как получать предвиденные заказы, которые, действительно, являлись бы потребностью спроса, а не стремлением коммерсов выполнить план. Задавшись этим вопросом, логисты обнаружили, что вовсе не владеют информацией, о том, что происходит у дистрибьюторов. Есть ли у них проблемы с out-of-stock или избытком? Насколько представлена продукция в конечных торговых точках и нет ли манипуляции со стороны дистрибьюторов маркетинговой активностью и поддержкой производителя? 

Первое изменение, которое было внедрено, – дистрибьюторов обязали  регулярно предоставлять данные по остаткам продукции. Согласовали периодичность, временные рамки, подачу информации в формате Excel. И сразу же столкнулись с нежеланием дистрибьюторов дополнительно «напрягаться». Пришлось объяснять и убеждать, что такое нововведение  приведет к обоюдному увеличению продаж.

Еще одной проблемой оказалось некорректное заполнения Excel-формы по причине ошибок, связанных с человеческим фактором. Это усложняло и так длительный процесс свода потоков информации воедино. Однако, «поработав над ошибками», логистам удалось стабилизировать ситуацию и получить контроль над остатками дистрибьюторов. Теперь, в случае необходимости, можно «втолкнуть» необходимый товар на склад оптовика, что в дальнейшем обеспечит наличие товара на полках торговых площадок. Общая информация о движении товара со склада дистрибьютора стала контролируемой, но что происходило дальше по цепочке, оставалось загадкой.

Поэтому, следующим решением стал переход на более высокий уровень получение и обработки информации от дистрибьюторов – внедрение CRM-системы. Для внедрения CRM-системы предлагаются разные программные продукты –  SAP, Oracle, «Битрикс» и другие. Мы создали CRM-систему на основе базы 1С, которая синхронизировалась с нашей базой 1С. Это позволило быстро настроить систему и оперативно получать корректную информацию. Правда, для этого пришлось еще больше задействовать наших RSM-ов, региональных менеджеров. И здесь уже мы столкнулись с нежеланием сотрудников нашего коммерческого отдела выполнять дополнительные функции. Однако благодаря пониманию учредителей необходимости данного внедрения, сопротивление было преодолено.

В настоящее время данный процесс проходит этап тестирования. Мы хотим получать более оперативную (3-4 дня) информацию о движении нашего товара (приходные накладные, данные о складских остатках дистрибьюторов, данные из накладных расходные/возвраты на торговые площадки). На основании реальных показателей по продажам есть возможность более точно управлять отгрузками, избегая недостач и излишков товара, как на нашем складе, так и у дистрибьюторов, прогнозировать реальные заказы дистрибьюторов и, в идеале, получать заказы от них и клиентов без участия коммерческого отдела.

Также в данный момент параллельно разрабатывается система автоматизации всех процессов холдинга «Эльфа», система класса ERP (Enterprise Resource Planning System). Мы хотим объединить все подразделения холдинга и все необходимые функции в одной компьютерной системе, которая будет обслуживать текущие потребности этих подразделений, например контроль и управление движением денежных средств и номенклатуры, начиная от заказа сырья у поставщиков для производства, до отгрузки готовой продукции с РЦ.

Внедрение начали с изменения системы взаимодействий между различными подразделениями группы компаний «Эльфа», регламенты, инструкции и т.д. Следующим шагом была работа над модификацией информационной системы, что вызвало определенные трудности. Поэтому основной задачей на сегодняшний момент является минимизация изменения, чтобы не проводить полную модернизацию процессов, так называемый reengineering, для адаптации компаний к новому программному обеспечению. Это, конечно, затягивает процесса внедрения ERP-системы, но и удешевляет ее.

В конченом итоге, после внедрения и анализа эффективности CRM-системы и ERP-системы, ГК «Эльфа» планирует создать общее хранилище для анализа и обмена информацией, поступающей с разных систем.

 

 

 

Другие публикации автора: 
Тимур СЕРЕДИН

начальник отдела по работе с клиентами департамент логистики «Эльфа Лаборатория»