Сергій ГУЗЕНКО

Owner, CEO at WEZOM

Как работает система управления складом: объясняем простыми словами

Переход логистики в «цифру» привел к мини-революции в работе складов и распределительных хабов. Современные WMS-системы (Warehouse Management System) освобождают бизнес от архаичной практики «складского учета» в ручном режиме. WMS снижает издержки, сводит на нет человеческий фактор, упрощает инвентаризацию, увеличивает вместимость складского пространства и делает цепочку поставок более отзывчивой. Но как вся эта «магия» работает на практике? Предлагаю присмотреться к WMS-системам поближе.

Наведение порядка

Внедрение любой WMS-системы начинается с организации структуры склада: помещение разбивается на зоны, ячейки, элементы. Каждая паллета, каждая полка, каждый контейнер – все получают свой «адрес» с цифровым следом (чаще всего используются штрихкоды).

Это решает проблему ошибок и «исчезновения» товара в глубинах склада, у операторов WMS всегда есть возможность найти конкретный груз.

Упорядоченная структура позволяет формировать стратегию размещения товаров. Сегодня даже базовые WMS-системы содержат простые, но очень полезные инструменты систематизации. Есть возможность формировать зоны набора и хранения, группировать товары, определять для них лучшие места с учетом веса, условий хранения и прочего. Все это повышает вместимость и скорость работы склада.

Правила и алгоритмы

Современная WMS-система строго следит за всем, что поступает на склад, или отгружается с него. Одной из ключевых ее функций является идентификация параметров каждого груза на входе и выходе.

Чаще всего отслеживаются логистическая упаковка и наименование товара, но можно учитывать любые значимые характеристики: страна происхождения, производитель, срок годности. Тут снова помогают штрихкоды, реже – радиометки для специальных терминалов. Собранную информацию система использует для оптимального размещения грузов и подготовки задач для персонала.  

На складе с WMS обычно вводятся нормированные по времени алгоритмы приемки и отгрузки продукции. Задания кладовщикам можно формировать в режиме реального времени, с учетом заполненности складских ячеек и общей стратегии управления. Это помогает избежать путаницы и делает работу склада более предсказуемой.   

Стратегии управления товаром

Каждая компания формирует свою логистику исходя из специфики бизнеса и требований рынка. Найти две одинаковых стратегии тут почти невозможно.

В области управления складом известны три базовых тактики обращения с грузом: FIFO, FEFO и LIFO. Каждая из них по-своему полезна.  

В рамках подхода FEFO (first-expire-first-out) отгрузка формируется исходя из срока годности. В первую очередь отгружаются товары, у которых этот срок подходит к концу. Подход широко применяется в сферах, где нет возможности долго хранить товар – на продуктовых складах, в фармацевтике и т.д. Логика FEFO предполагает, что товары с большим сроком годности ставятся вглубь склада.

Подход FIFO (first-in-first-out) ставит во главу угла время прибытия груза: что первым прибыло, то первым и отгружается. Формируется очередь – первыми обслуживаются клиенты, у которых груз прибыл раньше.

Склады с LIFO (last-in-first-out) используют противоположный подход. Первым отгружается товар, который прибыл последним, для отгрузки формируется некий отдельный стек. Это помогает экономить время на разгрузке, а кроме того, уместно при работе с хрупким грузом, который не хочется лишний раз возить по складу.

В целом чаще используются подходы FEFO и FIFO, но каждая компания формирует собственную стратегию исходя из логики и здравого смысла. Самые лучшие WMS-системы дают инструменты для подробной проработки схем отгрузки, приемки и хранения.    

Простая инвентаризация

В доцифровую эпоху инвентаризация была для склада большим событием. Его работа, как правило, останавливалась, учет требовал времени и серьезных ресурсов, а результаты часто были спорными.

Новые технологии все изменили. Теперь инвентаризацию можно проводить без полной остановки склада, силами нескольких сотрудников со специальным терминалом или сканером штрихкодов. А часто – и с помощью приложения на смартфоне.

WMS-системы упрощают и автоматизируют этот процесс: формируют базу данных с удобной структурой, исключают ошибки, искажения и «приписки» во время учета. Есть возможность задавать для инвентаризации отдельные параметры, анализировать ситуацию на отдельных частях склада. Можно проводить регулярную инвентаризацию, либо наоборот, устраивать спонтанные проверки (ведь это больше не сложно).

Организованность и прозрачность

Автоматическая идентификация товаров и штрихкоды помогают контролировать выполнение задач кладовщиками. В WMS-системе всегда можно посмотреть, поставил ли сотрудник отдельно взятый ящик в отдельно взятую складскую ячейку.

Возможности контроля (диспетчеризации) являются для WMS определяющими. Они позволяют контролировать нагрузку на персонал, при необходимости координируя их работу в пошаговом режиме.

Сложные WMS могут делить задачи по приоритетности, применять алгоритмы FIFO, FEFO и LIFO, либо формировать список задач в «попутном» режиме. Скажем, поручить погрузчику эффективно чередовать процедуры отгрузки и приемки (такую схему называют task interleaving).  

Что еще важно знать о WMS

Использование WMS дает прямой экономический эффект. Оборачиваемость запасов склада после автоматизации увеличивается на 5-15%, а объем складского помещения используется на 10-15% эффективнее.

Сегодня на рынке доступны «коробочные» и модульные WMS-продукты, со своими плюсами и минусами. Такой софт часто работает по модели подписки и может стать отличным решением для небольших магазинов, ведущих складской учет через электронные таблицы.  

Практика показывает, что при росте бизнеса такие системы теряют свои преимущества. Даже самые гибкие «коробочные» продукты не могут учесть всей специфики отдельно взятого предприятия. Кроме того, компания так или иначе попадает в зависимость от чужих технологий.

Рано или поздно бизнес приходит к необходимости создания кастомной WMS-системы под собственные нужды. Она пишется на современном стеке технологий, под конкретные условия и запросы. Такая разработка требует времени, средств, и самое главное – экспертизы. То есть сплоченной команды опытных специалистов, которые знакомы с логистической сферой и готовы реализовать для нее масштабный проект.  

Уход логистики в диджитал неизбежен. Сегодня перед логистическими компаниями открыты два пути: либо формировать собственный штат разработчиков (то есть, превращаться в своего рода IT-компании), либо искать для разработки надежных и компетентных партнеров. И чем быстрее бизнес определится со своим вектором и начнет действовать, тем больше преимуществ над конкурентами он получит. 

По теме: