Анжелика ЕФАНОВА

Как ИТ-шники WMS внедряли

0
2364
Автоматизация работы склада, процессов закупок, продаж, планирования и т.д. сегодня в моде. Мало кто из руководителей сомневается в их необходимости. Но всегда ли, потратив немало средств и времени на улучшение работы предприятия, они достигают поставленной цели? Увы, количество ошибок и просчетов в этой сфере слишком велико. Избежать их не всегда удается даже профессионалам, специализирующимся на внедрении автоматизированных систем управления. Почему? Найти ответ помогла соучредитель и генеральный директор группы компаний «Би Джи Эс» Анжелика ЕФАНОВА.

Зачем вам автоматизация?
 

За последние 12 лет эксперт вместе с коллегами реализовала множество проектов на самых разных предприятиях. Тем не менее, подписывая очередной договор о предоставлении консалтинговых услуг, она не может гарантировать стопроцентного успеха. Потому что результат зависит не только от профессионализма консультантов и разработчиков ІТ-продуктов, но и от поведения самого заказчика, который слишком часто проявляет безответственность, полагаясь исключительно на всем известный принцип: «Клиент всегда прав».

Каждому новому клиенту, обращающемуся за помощью в «Би Джи Эс», Анжелика рекомендует задать себе пару простых, на первый взгляд, вопросов: «Насколько наша компания и я сам готов к внедрению современной системы автоматизации?» и «Зачем нам это нужно? Чего мы хотим добиться в итоге?»

– Всегда следует учитывать, что мы работаем не только с компьютерными программами, но и с реальными людьми, – поясняет она. – А человек – не робот. Ему свойственно заблуждаться, делать ошибки, цена которых может оказаться очень высокой. К сожалению, часто наши заказчики начинают реально прислушиваться к советам специалистов уже после того, как обожглись на собственном неудачном опыте.

Анжелика рассказывает о «классике» проектного управления, о проблемах, с которыми нередко приходится сталкиваться в реальности. Опирается при этом исключительно на факты и случаи из практики, хотя имен не называет, чтобы не нанести удар по репутации компаний, многие из которых хорошо известны в Украине. Но молчать о проблемах, которые возникают раз за разом, по ее мнению, просто нельзя – если закрывать глаза на весь имеющийся негатив, сама идея автоматизации бизнес-процессов может потерять свою привлекательность.

"Ничто так не приободряет человека, как личный опыт… Пока сам не обожжешься, никто тебе не докажет…" Михаил Жванецкий

Сотрудники «Би Джи Эс» уже составили для себя несколько правил, на основе которых пытаются строить сотрудничество с каждым клиентом. Внимательно ознакомившись с ними, можно довольно ясно понять, как порой складываются отношения между заказчиками и разработчиками автоматических систем управления.

Правила:

  1. Если цель проекта неясна, не ввязывайся в него.
  2. Если в процессе переговоров непонятно, кому конкретно нужна автоматизация, не ввязывайся.
  3. Если клиент  хочет получить проект «под ключ» и дешево, не связывайся с ним.
  4. Если среди сотрудников компании-заказчика нет людей, готовых принимать решения и брать на себя ответственность за результат реализации проекта, лучше от него отказаться.
  5. Если, несмотря на все, сказанное выше, ты все же ввязался в проект, будь готов к тому, что окажешься виновным во всем.

– Зная обо всем этом не понаслышке, имея негативный опыт, мы все же снова и снова вынуждены идти навстречу заказчику, – рассказывает А. ЕФАНОВА. – Потому что именно такие клиенты, к сожалению, обеспечивают основной спрос на нашем рынке. Для меня, как для собственника компании, встает вопрос: «Могу ли я в этих условиях создать тот продукт, который заявляю в миссии: успешно реализованные проекты, приведшие к росту рентабельности компании клиента и улучшению качества жизни людей на работе».

Подводные камни «дешевых» проектов
 

Уж что-что, а торговаться менеджеры украинских компаний любят и умеют. Практически каждый хочет получить проект «под ключ» и за минимальные деньги. И именно это желание сэкономить часто приводит к негативным последствиям.

Анжелика вспоминает, как в их компанию обратился клиент с заказом, который подходил под определение «проект под ключ». Поначалу были надежды на то, что все работы удастся осуществить на самом высоком уровне – так, чтобы потом можно было на разных конференциях и семинарах рассказывать об этом внедрении как о примере удачного сотрудничества логистики и ІТ-технологий. Но ничего подобного не получилось.

– С первой же встречи заказчик дал понять, что ему нужно сделать все быстро и дешево, – рассказывает эксперт. – Мы понимали, что в данном случае он перегибает палку, но все же согласились пойти ему навстречу. Чтобы снизить цену, добились, чтобы в его компании назначили ответственного руководителя, который смог бы координировать работу сотрудников. Тогда предприятие выполняло бы часть работ своими силами, но по нашим рекомендациям. Нам ответили: «Да, конечно. Вот вам ответственный, работайте с ним». Однако вскоре оказалось, что клиент не особо рвался улучшать технологии производства на своем же предприятии.

В подтверждение своих слов Анжелика цитирует некоторые фрагменты из дальнейшей переписки с заказчиком. Так, когда возникла потребность получить конфигурацию корпоративной системы, ответов на первые запросы не последовало. Затем, когда сроки выполнения работ оказались под угрозой срыва, и пришлось отправить запрос непосредственно высшему руководству компании, от заказчика пришла бумага примерно такого содержания: «У нас не было предварительной договоренности, что мы предоставим требуемую вами информацию. Мы можем сделать это исключительно по своей доброй воле. Непредоставление этой информации не является объективной причиной для сдвига сроков реализации проекта».

Удивлению разработчиков системы не было предела. Ведь конфигурация корпоративной системы  необходима для реализации работ по договору: для разработки обмена между WMS и КИС, а предложенный вариант удаленных работ – позволяет максимально эффективно использовать время для разработки и тестирования. Сама же конфигурация не содержит данных. Никакой коммерческой информации там нет и быть не может. У консультантов начало складываться впечатление, что заказчик не понимает, заинтересован ли он в быстром и качественном выполнении всех необходимых работ.

– Выглядело так, словно успех проекта его не очень волнует, – продолжает А. ЕФАНОВА. – Фактически нам предложили выкручиваться своими силами. Как оказалось впоследствии, причиной такого отношения стало назначение на роль ответственного руководителя от заказчика человека, который не до конца понимал, зачем предприятию нужно автоматизировать управление бизнес-процессами на складе. Мы тогда вспомнили, что на установочной встрече, когда клиент хотел получить от нас коммерческое предложение, не присутствовали ни руководитель отдела логистики, ни заведующий складом.

Очевидно, переговорщики должны были настоять на встрече с лицами, ответственными за те участки работы, для которых планировалось создать автоматизированную систему. Однако этого так и не случилось, на последующих этапах переговоров никого от склада и департамента логистики также не было. Договор подписали без них, к согласованию технического задания и плана запуска продукта в эксплуатацию их тоже не привлекали. По мнению эксперта, в такой ситуации лучше было бы вообще ничего не подписывать – вплоть до того, что просто отказаться от проекта. Однако снова было принято решение пойти навстречу клиенту, поскольку очень уж не хотелось его терять.

Чуть позже выяснилось, что координатором проекта от заказчика, ответственным за внедрение системы и сотрудничество с разработчиками, назначили обычного сотрудника ІТ-отдела. Он не имел никаких реальных полномочий и никак не мог повлиять ни на сотрудников склада, ни, тем более, на руководство компании. Кроме того, оказалось, что это предприятие уже пыталось автоматизировать складское хозяйство своими силами, а затем приглашало других консультантов. Верили ли его руководители, что следующая попытка станет удачной, так и осталось загадкой. Но никаких реальных усилий для этого никто прилагать не собирался.

Вывод

  1. Если на установочной встрече нет руководителя логистики или склада – проси встречу с ним!
  2. Если при согласовании договора нет руководителя логистики или склада – не подписывай договор!!
  3. Если при согласовании документа, в котором описано, как будет работать система на складе, нет руководителя логистики или склада – выходи из проекта!!!
  4. Если при согласовании плана запуска в эксплуатацию нет руководителя логистики или склада – ты попал!!!!

Недоразумения и их последствия
 

Координатор проекта со стороны заказчика сам на складе никогда не работал. Но главное, что он, как и многие рядовые «айтишники», частенько забывал о том, что за автоматизированной системой всегда стоят живые люди – реальные сотрудники того самого склада. Не подумал даже о том, что кладовщик физически не сможет одной рукой держать планшет, другой работать с инструментом и при этом еще перемещать товар. У человека просто нет третьей руки, а техническое задание в одном из моментов предполагало именно ее наличие.

– В ходе работы над проектом мы не могли добиться ответов даже на самые простые вопросы, – рассказывает Анжелика. – Например, даже по поводу того, как будет контролироваться высота паллет, получали взаимоисключающие ответы. Другой пример: заказчик предложил схему работы с отмененными документами, при которой сотрудники склада все равно вынуждены были искать товар на полке, выкатывать его в зону отправки, а затем возвращать назад.

Подобных казусов в процессе сотрудничества случалось немало. Ставились цели, которые изначально не могли быть реализованы. Например:

  1. Автоматическое адресное размещение товара по местам хранения.
    В действительности склад забит «под завязку» – товар развешан, разложен, растолкан везде, где возможно это сделать.
  2. Контроль или переупаковка.
    В действительности места под эту зону нет и не предвидится.
  3. Автоматическое планирование заданий на отбор системой без участия оператора (по приоритетам, выставленным в системе).
    В действительности настоящие приоритеты формируют водители при погрузке. Они договариваются с упаковщиками.
  4. Контроль сроков годности – главная цель проекта!
    В действительности в конце месяца происходит массовый приход товара и массовая отгрузка. Все заставлено. Берут товар из доступной паллеты. Стеллажные конструкции менять не будут и не планируют.
  5. Нужны ТСД.
    В действительности штрих-кода в корпоративной системе не используются, никогда не проверялись, не все внесены. Потребуется время на их внесение, корректировку, генерацию, распечатывание наклейки. А кто буде корректировать штрих-код? Нужно связываться с офисом, уточнять. Фура стоит. Сотрудники разбираются со штрих-кодом: кто должен исправлять.

Но все-таки настал момент, когда система автоматизации уже была в целом готова, и ее нужно было протестировать на складе. Дата тестирования была согласована заранее, но почему-то получилось так, что заведующий складом об этом не знал. Конечно же, оказалось, что в день испытаний «все заняты, на предприятии аврал». Чтобы осуществить плановые работы, снова пришлось обращаться к топ-менеджерам заказчика и переносить дату.

А когда тестирование все же началось, уже сам завскладом заявил, что все представленные разработки хороши, но у него на складе работать не будут.

Удивительное дело, не правда ли? – задает риторический вопрос А. ЕФАНОВА. – Мы ведь не просто так в эту компанию и на этот склад пришли. Мы – консалтинговая фирма с большим опытом работы, поэтому перед тем, как начать проект, вместе с представителями заказчика три месяца составляли подробное описание концепции работы будущей системы. По отдельным вопросам по целой неделе спорили. Только после такого подробного согласования все стороны подписали документы, и мы сделали все так, как пожелал клиент. А оказалось, что на самом деле ему нужно организовать все иначе.

Теперь консультантам, конечно, приходится все доделывать и переделывать. Пока стоимость этих дополнительных работ не выходит за пределы заранее согласованного бюджета – еще полбеды. Но бывает, что заказчик, который так хотел получить все дешево, вынужден платить дважды.

Главной причиной таких проблем, по мнению эксперта,  является нежелание заказчика брать на себя ответственность. Многие украинские предприятия, пользуясь клиентоориентированностью поставщиков систем автоматизации, пытаются самоустраниться от работы, результаты которой будут иметь непосредственное влияние на их будущее. Но можно ли надеяться, что консалтинговая компания без вашего участия сможет разобраться во всех ваших проблемах, понять, что именно вам нужно и разработать проект, от которого вы как клиент будете в восторге? Добавить к этому желание заплатить как можно меньше… Не похоже ли это на несбыточные фантастические мечты?  А может, стоит все-таки более ответственно относиться к совершенствованию технологий? А. ЕФАНОВА советует руководителям предприятий задуматься над этим, чтобы затем подсчитывать прибыль от внедрения современных систем, а не искать виновных в неудачах.

 

 

Другие публикации автора: 
Анжелика ЕФАНОВА