Авторизація митного брокера в Україні: Історія першого успіху

Євроінтеграційний курс України суттєво прискорює зміни в митному регулюванні. З одного боку, це відкриває нові можливості, з іншого – створює додаткові виклики. У квітні цього року Законом України №3926-IX, зокрема, запроваджено обов’язкову авторизацію митних брокерів і введення інституту митного представництва. За таких обставин важливо не лише стежити за нормативними оновленнями, а й впроваджувати їх на практиці в режимі реального часу.

Попри те, що запроваджені зміни є кроком до гармонізації митного законодавства, система контролю в Україні залишається відмінною від Європейського Союзу в частині регулювання митно-брокерської діяльності.  На противагу українському підходу, наприклад, в Польщі, митні брокери діють на засадах індивідуальної відповідальності, тому кожний митний агент має ліцензію, яка внесена в реєстр, при цьому митно-брокерська діяльність не потребує отримання окремих дозволів. Натомість українська митниця продовжує впроваджувати суворий контроль над діяльністю митних брокерів, що передбачає більше процедур, дотримання вимог для отримання необхідної авторизації.

Також увага митниці приділяється перевірці типу митного представництва в договорі від якого залежить рівень відповідальності перед митними органами. Водночас, дуже важливо враховувати і відповідальність митного представника перед клієнтом, адже якість його роботи безпосередньо впливає на швидкість і безперебійність митних процедур, а отже на успішність бізнесу в цілому. 

Законодавчі зміни та їхній вплив на бізнес

Запровадження обов’язкової авторизації митних брокерів відповідно до Закону України № 3926-IX, який набрав чинності у квітні цього року, суттєво вплинув на ведення зовнішньоекономічної діяльності. Мова йде не просто про заміну дозволу на діяльність авторизацією, а про зміни, що передбачають відповідність чітко визначеним критеріям і посилення державного контролю.

Це оновлення торкнулося всіх – від малих компаній до великих міжнародних гравців, в рамках яких бізнес змушений переглядати внутрішні процеси, впроваджувати сучасні ІТ-рішення для оптимізації митного оформлення, інвестувати в навчання персоналу, а також налагоджувати діалог з митними органами. 

Може здатися, що перехідний період дає достатньо часу на адаптацію, однак зволікання може мати суттєві наслідки. Відсутність необхідної авторизації в день “Х” може призвести до зупинки товарів і значних фінансових втрат.

Що саме змінилося?

За новими умовами митні брокери повинні відповідати визначеним критеріям, серед яких дотримання податкового та митного законодавства, відсутність фактів притягнення до кримінальної відповідальності, а також повинні призначити працівника, відповідального за взаємодію з митними органами та дотримання умов авторизації.

Дозволи видані до 19 квітня 2025 року, залишатимуться чинними до 18 квітня 2026 року. Після чого вони втратять свою силу, і підприємства повинні будуть отримати нову авторизацію для продовження митної брокерської діяльності. Відсутність такої авторизації призведе до виключення підприємства з реєстру митних брокерів, що не дозволить здійснювати відповідну діяльність в цій сфері.

З огляду на це, зросла не лише відповідальність за дотримання нормативних вимог, а й обсяг процедур, які необхідно впроваджувати. Проте для компаній, які свідомо вкладали ресурси у розвиток внутрішнього контролю та вдосконалення процесів в минулому, нова система стала логічним визнанням їхніх зусиль і конкурентною перевагою.

Практичний досвід Capital Group

Отримання авторизації за новими правилами – це не формальність, а багаторівнева система внутрішніх процесів та внутрішньої дисципліни. Наша компанія стала першим митним брокером в Україні, хто успішно пройшов цей процес з першої спроби.

Успішне отримання авторизації на провадження митної брокерської діяльності не випадковість, а наслідок тривалої послідовної роботи над побудовою стійкої системи. Перша реорганізація, здійснена за підтримки гранту ЄБРР, під час якої ми задокументували та впровадили необхідні бізнес процеси, а також адаптували та навчили персонал. Наступним кроком стало впровадження міжнародних стандартів та сертифікація відповідно до стандартів ISO 9001 та ISO 27001, після чого ми успішно отримали статус АЕО-С, що стало логічним продовженням комплексного підходу до розвитку внутрішніх бізнес-процесів.

Виклики, з якими ми зіткнулися в ході підготовки до авторизацій

Найбільшим викликом стала глибина самої перевірки. Вона проходила достатньо детально з вимогливим аналізом внутрішніх процесів. Під час проходження оцінки відповідності довелося не лише документально підтверджувати наявність процедур, а й демонструвати, що вони реально працюють на практиці, а не існують лише на папері.

Значного часу потребував процес розгляду поданої інформації та документів. Щоб надати додаткові пояснення до описаних процедур і процесів, ми підтримували постійний зв’язок із митницею, своєчасно відповідали на запити та доповнювали документацію, де це було необхідно.

Ще одним непростим моментом стала перевірка відповідальних осіб на підтвердження відсутності судимості та фактів притягнення до кримінальної відповідальності. Хоча отримання відповідних довідок є простою процедурою, у межах підготовки до авторизації потрібно було надати їх не лише щодо керівництва, а й по всіх співробітникам, зазначеним у обліковій картці компанії. Це потребувало додаткової уваги, часу й чіткої координації всередині команди.

Що спрацювало найкраще для отримання авторизації на митно-брокерську діяльність?

• отриманий Статус АЕО-С: він надав суттєву перевагу, адже ми вже відповідали багатьом вимогам та мали діючі системи контролю, що значно спростило підтвердження відповідності.
• реально проваджені вимоги до ділових партнерів: багаторічний досвід роботи з великими міжнародними компаніями дозволив вбудувати процедури необхідних перевірок контрагентів та укладення договорів. 
• роками побудований системний підхід до внутрішнього контролю: чіткі регламенти, інструкції та автоматизовані інструменти моніторингу мінімізують людський фактор, що може призвести до помилок.

Документи для отримання авторизації на митно-брокерську діяльність 

Вичерпний перелік і форма документів можуть відрізнятися залежно від організаційної структури та специфіки роботи кожної компанії.

Для отримання авторизації підприємство подає заяву до уповноваженого органу разом із комплексним пакетом документів, що охоплює підтвердження правового статусу, внутрішніх процедур контролю, кадрових вимог та дотримання норм митного законодавства.

На практиці пакет документів для отримання авторизації після статусу АЕО включав наступне: 

• Копія статуту – підтверджує юридичний статус компанії. 
• Накази про призначення відповідальних осіб – наприклад, наказ про призначення особи, відповідальної за взаємодію з митними органами, та наказ про призначення особи, яка замінює її у разі відсутності.
• Штатний розпис – відображає структуру компанії, кількість та назви посад. 
• Довідки про відсутність судимості відповідальних осіб – обов’язковий документ, що засвідчує доброчесність апліканта.
• Відомості про досвід і кваліфікацію відповідальних осіб – наприклад, резюме, сертифікати про навчання, документи про підвищення кваліфікації.
• Регламенти взаємодії з контрагентами – документи, що визначають порядок співпраці і відповідальність сторін.

Ключовим є те, що внутрішні процеси мають бути не лише задокументовані, а й реально впроваджені адже під час розгляду документів митниця перевіряє фактичну наявність та дієвість системи контролю. Також, у разі змін у складі відповідальних осіб, необхідно своєчасно повідомити митницю та внести відповідні зміни до авторизації. Тому стабільність команди, наявність належно оформлених кадрових документів та постійне оновлення внутрішніх регламентів є важливими для підтримки статусу митного брокера.

Варто зазначити, що для підприємств, які мають статус AEO, анкета самооцінки не подається, що суттєво спрощує процедуру проходження авторизації.

Стандартний строк розгляду заяви становить до 30 календарних днів, з яких 5 днів відводиться на попередню перевірку, а – 25 днів на основний розгляд. У випадках необхідності додаткової перевірки митниця має право продовжити строк розгляду ще на 30 календарних днів, що може продовжити процес до 60 календарних днів. 

З досвіду нашої компанії, яка на момент оцінки вже мала статус АЕО-С, передбачалось проходити спрощену оцінку відповідно до чинних вимог. Проте, фактично була проведена більш розширена перевірка, яка передбачала запит документів відповідно до оновлених вимог законодавства, в тому числі щодо системи контролю перевірки на застосування санкційних заходів по відношенню до бізнес партнерів. 

Отримання авторизації не є легким процесом, за даними Держмитслужби, станом на 19 квітня надійшло 93 заяви, із яких 44% були відхилені на попередньому етапі через невідповідність вимогам. Це свідчить про суворість контролю та зростаюче навантаження на митні органи, що може призвести до того, що не всі компанії вчасно отримають право провадити митну брокерську діяльність.

Наші поради тим, хто планує отримати авторизацію:

1.    Забезпечити повноту та точність поданих документів.
2.    Не боятися відкрити свої внутрішні процеси для митних органів, адже це дозволяє покращити ваші внутрішні системи.
3.    Готуватися до перевірки та запиту додаткових документів.  

Наш досвід підтверджує, що навіть найскладніші законодавчі новації можна ефективно запровадити, якщо мати чіткий план дій, системний підхід і дотримання комплаєнсу. Важливо діяти на випередження, інвестувати у розвиток і ставити якість процесів на перше місце.

Раніше ми писали:

• Типові помилки при заповненні заяви про надання авторизації на провадження митної брокерської діяльності. Державна митна служба України на своєму сайті оприлюднила перелік найбільш типових помилок при заповненні заяв на авторизацію, які можуть стати причиною відмови у розгляді заяв. 
   
• Нова опція для LCL-вантажів від Boxline UCL Ukraine: кросс-докінг з розмитненням у Львові. До уваги експедиторів. Нове рішення для збірних вантажів, які прибувають в порт Гданськ і прямують до України: Boxline розмитнює вантажі з коліс.
   
• З 19 квітня змінюються правила митного оформлення вантажів. Державна митна служба України нагадує, що вже 19 квітня вступають в силу законодавчі новації, спрямовані на гармонізацію українського митного законодавства з Митним кодексом ЄС.