Василий ЕФИМОВ

директор по складской логистике компании «Сантехкомплект»

Аутсорсинг и аутстаффинг складского персонала

0
458
Сегодня мы можем найти немало компаний, использующих аутсорсинг. Передать выполнение какой-то работы стороннему предприятию, которое может сделать ее лучше и дешевле, – отличная бизнес-идея. Также неплохие результаты приносит и аутстаффинг – использование «чужого» персонала в своем производственном процессе. Впрочем, как аутсорсинг, так и аутстаффинг эффективны не везде. Попытаемся разобраться, как они влияют на состояние вашего бизнеса, что здесь можно изменить, и когда их применение нецелесообразно.

Как работает аутсорсинг?

Теоретически, аутсорсинг оправдывает себя тогда, когда сторонний провайдер, которому вы поручаете выполнение каких-то процессов, способен сделать эту работу лучше. В практической работе предприятий может встречаться множество разных видов аутсорсинга, рассмотрим некоторые из них.

Инсорсингом называют предоставление аутсорсинговых услуг внутри крупной компании или холдинга, когда одни структурные подразделения поручают выполнение какой-то работы другим. Чаще всего речь идет о складской или транспортной логистике, управлении персоналом или финансами.

Еще один интересный вариант – совместный аутсорсинг. Этот вид удобно применять в складской логистике, например, в отношениях дистрибутора и производителя. Чтобы максимально приблизить свой товар к дистрибутору и сэкономить на затратах, производителю достаточно перенести часть своего стока прямо на склад дистрибутора. Очень простое и эффективное решение.

Несколько лет назад в ЕС провели исследования, результаты которого свидетельствовали, что наибольшее распространение аутсорсинг получил в сфере финансов, информационных технологий, а также – в логистике. Весьма популярным аутсорсинг стал на транспорте и в секторе брокерских услуг. Но даже когда дело касается складов, доля аутсорсинга уже достигает 25-30% в общем объеме работ.

Такая картина наблюдается не только в наиболее развитых странах, но и в Восточной Европе. Поэтому не трудно предположить, что у аутсорсинга большое будущее и в Украине.

Выбирая компанию-аутсорсера, мы обращаем внимание не только ее способность обеспечить высокое качество, но и выполнять необходимый объем работ, оцениваем персонал (количество сотрудников и их профессиональный уровень). Важным фактором здесь является возможность снизить затраты. Однако не стоит забывать, что аутсорсинговые компании время от времени повышают тарифы на свои услуги. Этот факт обязательно нужно учитывать при подписании договора о долгосрочном сотрудничестве. Важно оговорить периодичность пересмотра тарифов. Тогда можно будет заранее учесть очередное повышение цен при формировании расходного бюджета.

Особенности аутсорсинга в складской логистике

Основной целью здесь является сокращение затрат. Кроме того, отдавая складские услуги на аутсорсинг, следует обеспечивать прозрачность будущих расходов. Иначе вы рискуете потерять контроль над стоимостью услуг.

Если вы видите, что ваша компания по уровню технологий отстает от конкурентов, аутсорсинг наверняка поможет исправить ситуацию. Передать часть работы профессиональному оператору полезно, если вы видите, что ваш склад не развивается, если у вас нет денег для инвестиций в ІТ и т.д. Оператор с удовольствием возьмется за работу, которую умеет выполнять лучше вас.

Обратим внимание на преимущества сотрудничества с 3PL-оператором. Как правило, речь идет о компании, которая не первый год работает на рынке и на практике доказала свои высокие конкурентные преимущества. Обычно по своему профилю они работают лучше всех. Обращаясь в такие компании, мы не только резко повышаем качество, но и получаем экономию. Как минимум, уже не нужно обучать собственный персонал. Уход в аутсорсинг позволяет также легче обеспечить масштабируемость бизнеса.

И все же, не стоит смотреть на аутсорсинг в складской логистике через розовые очки. В результате проведенного недавно опроса клиентов компаний-аутсорсеров аналитики сумели выделить несколько слабых мест, из-за которых заказчики таких услуг остаются недовольными. Один из наиболее распространенных недостатков заключается в том, что провайдеры не улучшают качество услуг.

Наверное, когда вы только начали сотрудничать с аутсорсером, все выглядело совсем иначе. Но время-то идет, мир вокруг нас активно развивается. И если ваш партнер долго ничего не делает для улучшения процессов, в конце концов, это приведет к плачевному результату: ваши затраты возрастут, а конкурентные преимущества постепенно исчезнут. Особенно опасно, когда такие недостатки характерны для аутсорсера, применяющего автоматизированные системы управления, пользующегося современной техникой для сканирования, подбора товара и т.д.

Для поддержания высокого технического уровня здесь нужно периодически делать довольно-таки крупные инвестиции. К сожалению, не каждая компания может себе это позволить. Некоторые застревают на когда-то достигнутом уровне дольше, чем можно.

Второе весьма распространенное негативное явление – постепенная потеря лучших практик. В этом случае с самого начала также ничего не вызывает беспокойства. Но в дальнейшем компания пытается всеми силами удержать вас в числе своих клиентов. Поэтому она не повышает тарифы даже в том случае, когда это действительно необходимо. Конечно же, низкая цена провоцирует снижение качества услуг, замена персонала менее профессиональными кадрами и пр.

Необходимо отметить что наиболее часто аутсорсинг в складской логистике применяется при выходе на новые рынки или удаленные территории (не ясен плановый объем стока), для перекрытия всплесков сезонных продаж, необходимости использовать не типичные складские процессы, высокие затраты на автоматизацию процессов и/или затрат на оборудование склада (техника, стеллажные системы, ТСД и т.д).

На что обратить внимание перед подписанием договора с аутсорсером?

Прежде, чем принять окончательное решение о выборе аутсорсера, постарайтесь объективно оценить ситуацию и ответить на вопрос: получите ли вы в результате ожидаемый рост эффективности бизнеса? Примем, начинать следует со своей компании. Вам необходимо понять, как передача части процессов в аутсорсинг повлияет на планирование развития вашего предприятия? Не придется ли в корне менять свои планы на перспективу? И, кроме того, нужно получить четкие цифры относительно тех расходов, которые бы возникли в вашей компании в случае, если бы вы самостоятельно занялись улучшением процессов.

Без этого вам трудно будет оценить выгоду, которую вы получите в результате сотрудничества с аутсорсером. Также могут возникать недопонимания по поводу тарифов. Например, почему з обработку паллеты 3PL оператор требует именно такую-то сумму, и не является ли она слишком большой?

Вообще, переход к сотрудничеству с 3PL оператором станет наиболее эффективным лишь тогда, когда уровень вашей ІТ-структуры окажется примерно таким же, как у аутсорсера. Он может быть ниже, но если вам уже удалось создать более современную структуру, то, передав часть технологических процессов сторонней компании, вы рискуете только ухудшить их качество.

Определяйте критерии, по которым вы станете оценивать работу аутсорсера. Не всегда главной будет стоимость. Иногда важнее обеспечить своевременность доставки, свести к минимуму потери грузов и т.д. Все зависит от того, какую именно цель вы перед собой ставите. При подписании договора обязательно определите форматы качества, критерии и показатели, по которым вы будете его оценивать.

Иногда возникает ситуация, когда провайдер начинает выполнять работу гораздо лучше, чем вы этого требуете. Подумайте, как за это премировать аутсорсера. Тогда он будет заинтересован в повторении тех же действий и продолжит работать лучше.

Обратите внимание на автоматизацию процессов. Вам необходим некий стык – надежный канал для передачи информации, который позволит в полной мере использовать возможности автоматизации процессов. Особенно это важно в секторе документооборота. Очень плохо, когда оператор у себя наладил все процессы, но ежедневно вынужден подписывать документ о движении товара в соответствии с требованиями вашей учетной системы. Жизнь показывает, что именно в таких узких местах кроются наибольшие возможности для разного рода махинаций и возникают крупные потери.

Начиная сотрудничество с аутсорсером, подумайте над тем, насколько легко вы сможете его завершить в случае, если возникнет такая необходимость. Пропишите эту возможность в договоре. Мне известен случай, когда компания передала часть процессов стороннему оператору, но затем не смогла выйти из договора и вынуждена была просто закрыть свой бизнес. К сожалению, проблемы такого рода – не редкость на нашем рынке.

Очень важно правильно оценить полную стоимость аутсорсинга. Здесь не должно быть никаких вопросов. Если же вы не можете рассчитывать свои расходы в самом начале сотрудничества с оператором, то наверняка вам это не удастся и в дальнейшем. Не допускайте потери контроля над процессами, переданными в аутсорсинг. Не перепоручайте сторонней компании ту работу, которую не хуже могут сделать и ваши сотрудники.

Аутстаффинг в складской логистике

Многие рассматривают аутстаффинг как аутсорсинг персонала. В действительности, это не совсем так. Следует понимать аутстаффинг как вывод персонала за штат компании. Т.е. люди, которые пришли работать на ваш склад, действительно наняты сторонней компании. Однако управляете их действиями вы, а не аутсорсер.

К аутстаффингу чаще всего прибегают при открытии новых площадок. Там проще использовать значительную часть персонала, формально не числящегося в вашем штате. Это не только проще, но и дешевле. Однако использование аутстаффинга налагает некоторые ограничения. К примеру, нам будет проще работать с чужим персоналом, если мы четко можем прогнозировать, что и в каком объеме будем делать на нашем складе через 12 часов, и что у нас будет происходить еще через 12 часов. Тогда мы действительно знаем, сколько и каких сотрудников нужно пригласить на каждую смену.

Используя только собственный штат, очень трудно избавиться от простоев персонала. В какие-то моменты работы становится меньше, но люди, как и в остальные дни, выходят на смену, за что им, конечно же, нужно заплатить. Аутстаффинг позволяет в основном решить эту проблему. Кроме того, использование персонала сторонней компании снижает нагрузку на смежные отделы. Меньше работы становится у ваших кадровиков.

Вы можете оперативно заказывать персонал необходимой квалификации. Никого не нужно оформлять на испытательный срок, не нужно проверять каждого сотрудника на профпригодность, способность работать достаточно быстро, качественно и т.д. Аутстаффер привел своих сотрудников, вы смотрите, как он  работают один-два часа или одну смену. Если результаты их труда вас не удовлетворяете, вы можете попрощаться с ними сразу же и без лишних разговоров.

Аутстаффинг предоставляет еще одно неоспоримое преимущество. Вы используете персонал, но вам лично не нужно заботиться об уплате налогов, взносов в пенсионный фонд или ЕСВ. И здесь же кроется еще одна прекрасная возможность. Фактически за труд привлеченного персонала вы платите как за услугу другой компании. То есть, в оплаченном счете будет НДС, который вы можете возместить при подсчете своих затрат на производство.

Но, увы, у автстаффинга есть и свои очевидные минусы. По мнению предпринимателей, которые его используют, очень часто компании – поставщики персонала не полностью выполняют заявки. Скажем, вы заказали на завтра 20 человек, а привезли только 16. Скажут, что больше у них нет свободных сотрудников в данный момент. У вас возникает недобор персонала, срывается график работ. Если такая ситуация будет периодически повторяться, это негативно кажется на состоянии вашего бизнеса. Поэтому правильно наладить отношения сразу с двумя или тремя компаниями, предоставляющими рабочую силу. В критический момент они друг друга подстрахуют.

Следующий недостаток аутстаффинга – низкая мотивация персонала, а также невысокий профессиональный уровень. Бывают, конечно же, и приятные исключения. Но обычно персонал аутстаффинговой компании выгодно использовать при выполнении простых операций и должном контроле с вашей стороны. Чтобы решить проблему, можно еще и попытаться заинтересовать людей работать лучше. Например, пообещать дополнительно выплату премий, если результаты работы окажутся выше ожидаемых.

Обычно аутстаффинг используют для привлечения представителей рабочих профессий. Речь может идти о грузчиках, водителях спецтехники, комплектовщиках, у которых «свои» бригадиры и начальники смен. Из них больше всего проблем с низким профессионализмом возникает у водителей погрузчиков. Впрочем, известны случаи, когда таким образом приглашали даже кладовщиков. Тем не менее, рекомендуют на всех административных должностях держать собственный персонал. Для подстраховки можно держать некоторое количество рабочих разных специальностей в своем штате. Благодаря этому, можно легко и быстро справиться с пиковыми нагрузками, возникающими неожиданно прямо посреди смены.

Сколько можно сэкономить на аутстаффинге?

Попробуем сравнить наши затраты на одного сотрудника склада, взятого в штат и привлеченного при помощи аутстаффинга. По данным интернет-портала trud.ua в октябре с.г. средняя зарплата по вакансиям на складах в Украине составила около 9 тыс. грн. Труд обычного грузчика в Киеве значительно дороже, чем на периферии. То же касается комплектовщиков, водителей спецтехники и т.д. Как бы там ни было, своим сотрудника нам уже приходится платить от 10 до 13 тыс. грн. в месяц.

Для примера мы возьмем самое щадящее число – 9 тыс. грн. Это та сумма, которую у нас человек рассчитывает получить на руки. Если мы хотим его мотивировать и предлагаем бонус до 25%, то выходит уже 11250 грн. Наши отчисления на выплату такой зарплаты составят 3075 грн. И надо еще читывать затраты на оплачиваемый отпуск, которые ежемесячно увеличивают наши расходы на стоимость 2 рабочих дней. Таким образом, штатный грузчик обойдется нам в 18550 грн. в месяц.

Привлечение такого же сотрудника от аутстаффера в Киеве сейчас обойдется в среднем в 85 грн. в час. Если он проработает у нас 22 рабочих дня. Получится 14960 грн. Это уже дешевле на 20%, а ведь мы еще имеем возможность возместить НДС!

По своему опыту могу сказать, что при хорошей организации труда в штате стоит все-таки держать 10-20% грузчиков. Остальные 80-90% дадут нам аутстафферы. Такие же пропорции следует соблюдать для комплектовщиков и водителей погрузчиков. Но кладовщиков со стороны не стоит привлекать более 50-60%. Все-таки у нас наверняка существуют зоны повышенной ответственности, где хранятся более ценные товары. Вам нужно бороться с возможными кражами и ставить на некоторые участки только хорошо проверенных людей.

Если на обычном РЦ работает 60 человек, и половину из них вы привлекаете со стороны, экономия за год на оплате труда составит от 1,3 до 1,8 млн. грн. Но долю привлеченного персонала при хорошей организации можно довести и до 70%. Здесь нужно учитывать еще и то, что в разные дни вы можете привлекать со стороны разное количество персонала, что также дает дополнительную экономию денег. Согласитесь, речь идет о тех суммах, которые вынуждают призадуматься.

 

 

Другие публикации автора: 
Василий ЕФИМОВ

директор по складской логистике компании «Сантехкомплект»