Електронна товарно-транспортна накладна в Україні: досвід перших

0
716

У більшості країн Європи такого документа як товарно-транспортна накладна (ТТН) не існує. У Грузії й Білорусі, де він усе таки є, він переведений в електронний вигляд. І тільки в Україні, за підрахунками експертів, друкується приблизно 10 млн паперових товарно-транспортних накладних на місяць. 

З 12 липня 2019 року електронний формат ТТН в нашій країні нарешті став офіційним документом: набув чинності наказ Міністерства інфраструктури, яким було внесено відповідні зміни до Правил перевезення вантажів автомобільним транспортом. Відтепер всі вантажні перевезення можна, на вибір, супроводжувати документами в електронному чи паперовому вигляді. На якому етапі зараз знаходиться впровадження е-ТТН, як компанії вже користуються нововведеннями та які можливості новий формат дає бізнесу – розповіли експерти на семінарі «Управління ланцюгами поставок: як електронний документообіг дає бізнесу нове житт»". Захід, організований командою сервісу «Вчасно», відбувся 8 серпня у Києві.  

Перш за все, електронна ТТН пришвидшить і покращить якість послуг, які надають українські логісти, й загалом суттєво вплине на ринок. Зараз існує такий принцип: щоб здійснити оплату чи за вантаж, чи за послугу перевезення, бухгалтерії залучених компаній чекають підписаних всіма сторонами документів. І це займає чимало часу. 

«На поточний момент товарно-транспортна накладна, підписана всіма сторонами, опиняється у всіх учасників процесу в період від 7 до 45 днів. Часто стається й таке, що паперові документи псуються чи губляться. І це означає, що повторне формування і підписання ще більше затягує проведення оплати перевізнику і постачальнику. Та сама історія з виявленням помилки. Якщо ж компанії користуватимуться електронними ТТН, то це значно прискорить роботу й ліквідує необхідність збирати, адмініструвати, доставляти паперові документи, аби провести оплату й закрити угоду», – наголосив Володимир Онучак, керівник відділу підтримки користувачів сервісу обміну електронними документами «Вчасно».

Однією з перших українських компаній, яка почала тестувати е-ТТН, стала Delivery. Електронні ТТН використовувалися на внутрішніх процесах. А оскільки така форма документа ще не була включена в офіційні правила перевезень, все дублювали на папері. Про юридичні аспекти цієї роботи, а також участь у розробці наказу та зміни, які він запроваджує, розповіла Марина Муха, керівник юридичного відділу групи компаній Delivery.

Під час впровадження цього проекту у компанії ставили за мету скорочення термінів підписання ТТН, пришвидшення документообігу, обмеження кількості учасників підписання і чітке розмежування ролей. Бо паперові товарно-транспортні накладні викликали ряд проблем:

  • велику часову затримку під час передачі паперових документів;
  • відсутність у водія можливості повернути підписаний варіант (він може одразу вирушити в інший рейс);
  • втрата документів;
  • додаткові витрати на доставку документів.

«Після впровадження е-ТТН процес став таким: логіст отримує заявку від замовника і формує рейс. Водій отримує тільки один екземпляр накладної на складі й вирушає до місця призначення. Паралельно відбувається процес у сервісі «Вчасно». Спочатку створюється електронна ТТН, яку підписує замовник. Перевізник отримує сповіщення від сервісу й у будь-який момент може підписати цей документ. Після отримання вантажу отримувач теж заходить у сервіс і накладає свій кваліфікований електронний підпис. У випадку нашої компанії це представники перевізника, тобто сам водій участі не бере», – розповів Юрій Чорнобай, старший web-програміст групи компаній Delivery.

Друга частина семінару була присвячена автоматизації ланцюга поставок за допомогою EDI  –  автоматизованого обміну інформацією під час замовленні та доставки товару. Про поточні проблеми, потреби ринку та досвід компанії Rozetka.ua розповіли Сергій Кондратенко, керівник відділу і підтримки ERP компанії Rozetka.ua, та Антон Скоков, керівник групи впровадження сервісу обміну електронними документами «Вчасно».

Також своїм досвідом як електронний документообіг допомагає при логістиці товарів, поділилися операційний директор компанії «Імперія Холдинг» та керівник проекту «Вчасно.EDI» Максим Коломієць.