Что такое электронный документооборот и зачем он нужен бизнесу

0
360

Оплата коммуналки, покупка билетов, одежды, техники и даже продуктов – все это современный человек делает онлайн, в любом месте, используя смартфон или ноутбук. Элементарный интерфейс, простые действия, быстрый результат – все настолько отточено, что занимает считанные минуты.

Совсем иначе обстоят дела, как только речь заходит о  бизнес-процессах. Здесь до сих пор царят бумаги, штампы, почтовые конверты, картонные папки и прочие атрибуты былых времен. Бумажный документооборот, который требует колоссальных ресурсов на выполнение однотипных операций – реалии почти всего украинского бизнеса. В то же время в Украине уже созданы все условия для перехода на электронный документооборот – есть и соответствующая законодательная база, и специализированные сервисы. Как работает  электронный документооборот и что нужно для того, чтобы оцифровать бизнес-процесы, рассказывает Оксана Ферчук, руководитель онлайн-сервиса электронного документооборота «Вчасно».

Бумага или «цифра»

Электронный документооборот – это комплекс автоматизированных операций по работе с документами, представленными в электронном виде, с использованием ЭЦП – электронно-цифровой подписи. Проще говоря, в режиме онлайн пользователь может получать и отправлять, создавать и править, обсуждать и подписывать документацию, храня ее на безопасных «облачных» серверах. И никаких больше папок, бумаг, печатей, курьеров.

Если заменить бумажный документооборот на электронный, компания сможет сэкономить до 70% административных расходов и снять 50% рабочей нагрузки с бухгалтеров и деловодов. Речь идет не только об удобном ведении, но и о быстром поиске: потерять документ в электронном архиве нереально (в том числе и нельзя намеренно изъять), а поиск его займет 1-2 секунды. Руководитель компании получает возможность отслеживать любые действия с документацией со стороны сотрудников и партнеров – так значительно уменьшается риск махинаций.

Электронный документ с точки зрения закона

Уже несколько лет украинские компании пользуются ЭЦП (электронно-цифровой подписью) – Государственная фискальная служба Украины обязала предпринимателей и юридических лиц сдавать отчетность в электронном виде. В то же время многие считают, что ЭЦП – инструмент сугубо для налоговых операций.  На самом деле электронная подпись подходит для заверения всех типов документов: от первичной бухгалтерской документации до договоров с партнерами и налоговых деклараций. Правильно оформленный электронный документ, заверенный ЭЦП, имеет равную силу с бумажным документом, заверенным физической подписью и печатью. ЗУ «Про електронні документи та електронний документообіг», а также ЗУ «Про електронний цифровий підпис» подтверждают: всю «первичку» компании можно вести в бумажном или электронном виде.

Практика показывает, что переход на электронный документооборот можно осуществить за один день. Это реально благодаря появлению в Украине недорогих, простых и удобных сервисов SaaS (software as a service). Среди них – онлайн-сервис электронного документооборота «Вчасно». С его помощью можно принимать и отправлять, хранить, подписывать любые документы: счета, акты, договора и так далее. Он взаимодействует с любыми видами электронно-цифровых подписей. Уже сейчас сервис использует более 5 тысяч украинских компаний. Регистрация и начало работы с сервисом занимают несколько минут.

Внедрение электронного документооборота на предприятии в 5 этапов

1. Регистрация

Зарегистрировать компанию в онлайн-сервисе электронного документооборота «Вчасно» проще, чем завести аккаунт в Facebook или LinkedIn: достаточно указать реквизиты компании и контакты. На этом первый шаг пройден.

2. Выбор тарифного плана

На этом этапе нужно оценить примерный годовой объем документации компании и выбрать подходящий тариф. Причем, чем выше объемы документооборота, тем дешевле стоит использование сервиса в расчете на один отправленный документ. «Вчасно» предлагает бесплатную отправку первых 10 документов для оценки и тестирования сервиса.

Шаг 3. Проверка готовности контрагентов

Для отправки документов нужны:

  1. Корректные адреса электронной почты контрагентов.
  2. Их готовность принять документацию.

После отправки электронного документа на почтовый ящик контрагента придет уведомление и приглашение зарегистрироваться (если он еще не в системе). Зарегистрированный контрагент получит только уведомление. С его стороны прием и подпись документации будут бесплатными. Уже первый документ, подписанный сторонами онлайн, означает, что они договорились вести электронный документооборот.

Шаг 4. Подготовка сотрудников

Специалистов, которым будет поручено использовать сервис, следует обязательно ознакомить с принципами работы. Они должны ознакомиться с процессами в режиме реального времени, чтобы запомнить порядок действий. Менеджмент компании должен объяснить сотрудникам, зачем организация переходит на электронный документооборот и почему это эффективно.

Бухгалтерам следует объяснить принципы массовой подписи и отправки документов. В частности, для больших объемов документации можно использовать формат xml, с которым взаимодействует 1С и другие учетные системы.

Шаг 5. Полноценная работа

Получение, подпись, отправка – основы электронного документооборота. Система также позволяет комментировать документацию на любом этапе до подписания. При этом для общения сторон предусмотрен чат – то есть, на телефонной связи можно существенно сэкономить. Плюс, текстовые рекомендации, в отличие от устных, будут правильно поняты и не затеряются.

Кейс от Zakupki.Prom.ua: как внедряли электронный документооборот в стабильно работающей крупной компании

Zakupki.Prom.ua – площадка для онлайн-торговли, на которой регистрируют и проводят государственный и коммерческие тендеры, а также аукционы по продаже государственного имущества. Проект входит в группу компаний EVO и является самым крупным участником онлайн-систем ProZorro, ProZorro.Продажі и RIALTO.

  • Количество контрагентов – больше 10 тысяч в год.
  • Оборот документов – до 20 тысяч экземпляров в месяц.
  • Время перехода – 2 недели.
  • Экономия на почтовых расходах – 50 тыс. грн. в месяц.

Самое сложное при переходе – синхронизировать контакты контрагентов. Именно этот процесс занял 2 недели. К примеру, выяснилось, что не у всех контрагентов есть действующие электронные почтовые адреса. Бухгалтера на начальном этапе с недоверием воспринимали массовую выгрузку и подписание документации. Но в то же время система начала работать с первого дня.

Что изменилось после полного перехода:

  1. Исчезли запросы на повторную отправку, а также звонки от контрагентов с просьбами и напоминаниями отправить нужные экземпляры. Все вопросы решаются письменно, в онлайн-обсуждении.
  2. На порядок выросла скорость работы. Загрузка одной тысячи документов занимает несколько минут, а не дней, как раньше. Время экономится за счет отсутствия процедур распечатки, физической подписи, упаковки в конверты и отправки.
  3. Снизились затраты на закупку конвертов и бумаги. Даже самый высокий тариф в 2 грн. за экземпляр выгоднее, чем затраты на канцелярию и физическую почтовую отправку (в среднем это 5 грн. за документ). Учитывая объемы корреспонденции компании, это экономит десятки тысяч гривен.
  4. Возросла скорость документооборота, что повысило лояльность клиентов. Ранее доставка типового документа занимала от нескольких дней до недель, а сейчас он доставляется моментально.

Налоговики в скором времени собираются внедрить еще одно революционное решение: разрабатывается регламент электронных проверок. То есть компании смогут проходить налоговую проверку без выезда представителей госоргана на предприятие. Это еще один аргумент в пользу перехода на «цифру» и отказа от устаревших принципов работы с документацией.

https://vchasno.com.ua/