Елена ПАВЛОВА

ведущий международный специалист в области оптимизации затратных частей бизнеса

Внедрение управленческого учета: 7 реакций персонала

0
1184
Внедрение управленческого учета затрагивает все структурные подразделения предприятия и является наиболее сложной задачей, требующей терпения и административной воли. Управленческий учет позволяет объективно наблюдать за процессами в реальном времени, отражает их последовательность и стоимость.

Необходимость внедрения управленческого учета

Управленческий учет является полным только тогда, когда в нем, по всем видам деятельности, фиксируются все отклонения плановых показателей от фактических. Если на предприятии существует реальный управленческий учет, в любой момент времени можно посмотреть итоги работы каждого сотрудника, как в денежном, так и в натуральном выражении. Можно оценить работу, как каждого сотрудника, так и каждого подразделения. Вопросы о том, что кто-то «умирает» на работе, а кто-то ничего не делает, «а только получает деньги» снимаются сами собой, так как управленческий учет позволяет объективно оценить работу каждого. Управленческий учет дает возможность оценить временные затраты на производство той или иной работы (включая интеллектуальный труд).

Существуют стандартные правила построения управленческого учета


В подходах к построению управленческого учета «специфики» нет. Существуют стандартные правила его построения. На практике же каждое коммерческое предприятие «хвалится» своей спецификой. И этой же спецификой объясняется невозможность постановки и внедрения управленческого учета. Реальная «специфика» заключается лишь в том, что на каждом таком предприятии присутствует свой собственный «беспорядок». Организационная структура и все процессы запутаны до такой степени, что понять, кто и чем реально занимается невозможно. Кроме того, достаточно стандартная проблема при отсутствии управленческого учета: все занимаются делами «соседа», при этом совершенно забывая о своих собственных функциях, или выполняют их по остаточному принципу. Результат такой: все заняты беспорядочной и хаотической работой, которая не поддается никакому контролю, и, соответственно, учету и оценке. Все оценки такой работы могут быть только субъективными.
В подходах к построению управленческого учета «специфики» нет


Если, учитывая все написанное выше, представить себе, что на предприятии принято решение построить управленческий учет и сделать все процессы «прозрачными», а их контроль объективным, то можно только предположить, насколько тяжело будет происходить внедрение управленческого учета, и какое сопротивление будет оказано сотрудниками.

Развитие событий может быть следующее.

I ЭТАП: Обсуждение планов и возможностей, которые появятся после постановки управленческого учета

Генеральный директор (он же зачастую и хозяин) хочет перемен, так как он видит бурную деятельность в своей компании, но прибыли при этом нет. Расходы на существующую деятельность настолько велики, что никакие доходы не могут их перекрыть, и приходится все время брать кредиты (или субсидировать, или датировать из других видов деятельности, если есть такая возможность).
Несмотря на разнообразие компаний, такой сценарий внедрения достаточно стандартен


Все начальники подразделений поддерживают Генерального директора, но причины этой поддержки различны. Если рассмотреть 7 стандартных функциональных направлений, то реакция на первом этапе распределяется следующим образом:

1. ИТ – поддержка, но при этом и скептицизм. Поддержка, потому что нечего возразить, скептицизм, потому что они уже создали свою (или установили стандартную) систему, и почти ничего так и не работает (кроме, и, в основном, бухгалтерского учета).

2. Логистика (если она есть на предприятии) - поддержка и искренняя заинтересованность, так как без такой системы учета «виноваты» всегда и во всем они. Происходит это потому, что все расходы, связанные с перемещениями и обработкой, относятся по функциональному принципу на логистическое подразделение. 3. Маркетинг - поддержка и заинтересованность. Поддержка, потому что нечего возразить, заинтересованность, потому что в маркетинге, как правило, работают люди творческие, и им просто интересно.

4. Финансы - поддержка и заинтересованность. Поддержка, потому что нечего возразить, заинтересованность, потому что, может быть, легче будет делать различные финансовые отчеты, и не надо будет в конце отчетного периода просиживать дни и ночи для того, чтобы обработать огромные массивы данных.

5. Производство (если оно есть) - поддержка, но при этом и скептицизм. Поддержка, потому что нечего возразить, скептицизм, потому что уж производство работает итак «на износ», единственные, кто реально работают - это производственники, и «что уж там проверять или считать»!

6. Продажи - поддержка, но при этом и скептицизм. Поддержка, только потому, что нечего возразить, скептицизм, потому что только продавцы и приносят доходы, все остальные только тратят «добытые ими деньги». У них и без всякой учетной системы все получается, Учет будет только тормозить работу.

7. Бухгалтерия – поддержка и безразличие. Поддержка только потому, что нечего возразить. Безразличие, потому что бухгалтерия работает с самого основания предприятия, и для нее управленческий учет – это нечто абстрактное. Тогда как бухгалтерский учет- это очень конкретно, и его можно делать в обособленной системе, что и происходит. И делают они его хорошо.

II ЭТАП: Анализ существующей системы управления. Приведение деятельности предприятия к максимально формализованной оценке

Генеральный директор немного удивлен, так как выясняется, что и клиентов не десятки тысяч, и номенклатура уж не такая большая, и собственные оборотные средства уже не появлялись в банке года два или три.

III ЭТАП: Составление плана работ

На этом этапе распределение реакции персонала следующее:

1. ИТ – скептицизм.

2. Логистика - искренняя заинтересованность, так как система учета позволит объективно перераспределить ответственность за затраты.

3. Маркетинг – безразличие: «Нас это пока не касается».

4. Финансы – безразличие: «Нас это все еще не касается».

5. Производство - безразличие: «Нас это все еще не касается».

6. Продажи - легкое, не очень осознанное сопротивление. Оно начинается, потому что требуется что-то планировать, а планирование не является «сильной стороной» отделов продаж многих коммерческих предприятий.

7. Бухгалтерия – полное безразличие.

IV ЭТАП: Начало работы по приведению в порядок ресурсов

Генеральный директор, как правило, полностью отстраняется от работы, так как вносить данные должны сами сотрудники, а проверка этих данных требует больших затрат времени. На IV Этапе распределение реакции персонала следующее:

1. ИТ – скептицизм и начало сопротивления.

2. Логистика – пассивное сопротивление, так как внесение данных требует затрат времени, а его не хватает даже на текущую работу.

3. Маркетинг – безразличие переходит в сопротивление, поскольку надо много работать. При этом работа должна проводиться очень тщательно и скрупулезно.

4. Финансы – безразличие: «Нас это все еще не касается».

5. Производство - безразличие: «Нас это все еще не касается».

6. Продажи - сопротивление нарастает.

7. Бухгалтерия – полное безразличие – «мы свою работу делаем в своей системе».

V ЭТАП: Ресурсы приведены в порядок

Причем это сделано НЕ сотрудниками компании.

VI ЭТАП: Данные в динамике проходят через структурную обработку

Результаты удивляют всех.

1. ИТ – пассивное, но упорное сопротивление.

2. Логистика – сопротивление: «напрасно мы все это затеяли».

3. Маркетинг – сопротивление нарастает.

4. Финансы – безразличие переходит в сопротивление. Происходит это потому, что выясняется, что многие финансовые отчеты были некорректны.

5. Производство - безразличие переходит в сопротивление. Происходит это потому, что выясняется, что много лишнего персонала.

6. Продажи - сопротивление доходит до стадии «пика». «Все становится слишком прозрачно».

7. Бухгалтерия – безразличие переходит в активное сопротивление.

VII ЭТАП: Активное сопротивление всего персонала

Следующий Этап наступает, если у Хозяина (Человека, заинтересованного в Прибыли) хватает сил преодолеть сопротивление и не верить тому, что:

- Новая учетная информационная система рухнет, как только закончится ее внедрение.
- Новая учетная информационная система может повредить работу всей Сети.
- В новой учетной информационной системе могут быть встроены специальные вирусы для разрушения всей работы Компании, группа внедрения - «засланные агенты» конкурентов.
- В новой учетной информационной системе тяжело заполнять документы.
- Внедрение бы пошло быстро, только надо сделать какие-то изменения, например, по порядку обхода реквизитов в каждом документе. А так это очень мешает. Или надо везде поменять интерфейс. Пока не поменяют порядок обхода реквизитов – работа будет стоять.
- «Я то все смогу делать в новой учетной системе», а Иванов Иван Иванович настолько глуп, что его учить надо года два, а так он не справится.
- Невозможно работать без понимания цели. Пока сотрудники не поймут цель - работать невозможно. Причем понять цель и последовательность действий должны абсолютно все сотрудники. И, как только они сообщат своему начальнику, что они поняли все точно – они начнут работать.
- Данных в каждом новом документе слишком много – это лишнее. Пока их не уберут – работать невозможно. Или данных слишком мало – необходимо их добавить.
- Есть другие учетные системы – намного более эффективные, которые работают без всех этих трудностей по внедрению и реорганизации.
- Если купить Navision или SAP (только заплатить побольше) – и все начнет работать само собой.
- В новой учетной информационной системе ничего не считается правильно.
- Специфика, которая не учтена в новой учетной информационной системе.
- Невозможно вести бухгалтерский учет, так как есть специфика и в бухгалтерском учете.
- Ничего не надо менять, так как хоть как-то, но все работает, а как «ЭТО» все будет работать - неизвестно.

VIII ЭТАП: Начало работы при наличии управленческого учета

1. ИТ – занимается своей работой. При этом радость и грусть одновременно, что все от них отстали с просьбами написать какой-либо отчет

2. Логистика, Маркетинг, Финансы, Производство, Продажи - шиеся сотрудники потихоньку начинают работать, понимая, кто, что, и в какой последовательности делает.

3. Бухгалтерия – все еще сопротивляются. Причины сопротивления кроются в том, что бухгалтерский учет при наличии управленческого иерархически перемещается на «второе» место.

Вывод

Сопротивление при любых изменениях есть всегда. Персонал предприятия делится на группы в соответствии с причинами сопротивления:
Причина первая: нежелание менять устоявшиеся привычки;
Причина вторая: боязнь потерять «власть», влияние;
Причина третья: боязнь потерять свою «незаменимость»;
Причина четвертая: пропадает материальная заинтересованность при наличии учета.

Несмотря на разнообразие компаний, такой сценарий внедрения достаточно стандартен. Отличия могут быть, но в основном только в последовательности начала сопротивления и в соотношении между «группами сопротивления». Именно поэтому внедрение на предприятии управленческого учета – это очень серьезная работа, которая требует непосредственного участия первых лиц.

Оригинал статьи

Другие публикации автора: 
Елена ПАВЛОВА

ведущий международный специалист в области оптимизации затратных частей бизнеса