Марк ТАЛАЛА

директор компании SA2 Worldsync UA

Управление данными и оптимизация затрат в цепи поставок

0
1633
Данные являются фундаментом для принятия многих решений, определяющих судьбу бизнеса. Эффективное управление данными, на основе которых строится взаимодействие поставщиков и ритейлеров, помогает достичь максимальной прибыли и снизить расходы во всей цепи поставок

Между поставщиком и ритейлером, вне зависимости от того, о какой отрасли идет речь, существует определенный цикл отношений. Он определяет те действия, которые необходимо совершить поставщику, чтобы его продукция попала на полки магазинов розничной сети. В первую очередь, это заполнение карточек товаров и спецификаций, в которых фиксируются базовые данные, позволяющие участникам цепочки понимать, с чем они работают. Но именно на этом этапе, как показывает практика, закладывается фундамент большого количества проблем, которые впоследствии существенно осложняют взаимодействие.

Проблема 1
Неконструктивное многообразие

В сложившихся реалиях украинского рынка поставщик чаще всего должен заполнять карточки товара и спецификации отдельно для каждого ритейлера. Точно так же у операторов розницы возникает необходимость вносить информацию, поступающую от множества поставщиков, в свои информационные системы. В итоге получается очень запутанная паутина информационных каналов, в каждом из которых действуют определенные правила и документы. Эти документы не имеют единой формы и зачастую поражают разнообразием. Причем каждый ритейлер выдвигает к ним свои особые требования: кто-то полагает необходимым указывать количество слоев товара на паллете, для кого-то важна сезонность, кто-то хочет иметь название продукта на русском, украинском и английском языках и т.п. В итоге поставщики вынуждены постоянно вносить данные в разные спецификации для разных ритейлеров. В серьезных компаниях есть даже специально обученные менеджеры, которые только этим и занимаются.

Разночтения и связанные с ними проблемы возникают даже при обмене мастер-данными, т.е. той информацией, которая позволяет заказать и оплатить продукцию, доставить ее в пункт назначения и далее с ней работать. Это, в первую очередь, наименование товара, его описание, производитель, штрих-код, логистические параметры (размеры, единица заказа, вес брутто), гарантия и т.п. Из-за того, что каждая компания ведет собственные справочники товаров, формы подачи такой информации могут более или менее существенно отличаться.

Так, один и тот же предмет торговли может иметь разные названия в справочниках поставщика и ритейлера. Яркий пример – напиток под названием 7Up. Это название можно написать по-разному – латиницей, кириллицей или, как в данном случае, через цифру 7. А в итоге один и тот же товар фигурирует в разных документах под разными названиями, что может привести к серьезной путанице в заказах и ошибкам в управлении запасами.

Проблемы в управлении запасами могут возникнуть и из-за того, что не уделяется должного внимания категоризации продуктов. Так, компания может продавать просто краску, а может – красную, синюю, зеленую краски как отдельные продуктовые единицы, чтобы понимать, какая же из красок все-таки лучше всего продается. К сожалению, зачастую производители не хотят обременять себя получением дополнительных штрих-кодов, и разные с точки зрения покупательского интереса продукты проходят в цепи поставок под одним общим наименованием и штрих-кодом.

Еще один комплекс проблем связан с использованием различных единиц и систем измерения. Когда нет единых стандартов, в документах на один и тот же товар речь может идти, например, о 1000 г или об 1 кг. При этом, поскольку информация постоянно циркулирует между поставщиком и сетью, в результате чисто технических ошибок могут возникнуть такие фантасмагории, как заказ на карандаш весом 3 кг. Что уж говорить о внешних параметрах упаковки, например, коробки, которую можно поставить вертикально и получить одни значения высоты и ширины, либо положить горизонтально и, соответственно, получить совсем другие цифры. Поэтому многие ритейлеры не доверяют данным поставщиков о весе и габаритах товара и измеряют их самостоятельно. Причем никто не может дать 100% гарантии, что эти измерения будут произведены правильно.

Проблема 2
Технологии обработки и обмена данными

Итак, поставщику и ритейлеру приходится поддерживать разные информационные системы и вести собственные справочники. И хотя компании стараются оптимизировать и автоматизировать эти процессы, первоначально вся информация вносится вручную. А ручной ввод, как известно, не бывает идеальным по определению – «человеческий фактор» всегда порождает ошибки. Причем не только орфографические, но и касающиеся более важной информации. К примеру, неточности могут обнаружиться в указании цены, в штрих-кодах, названии, и это может прямо повлиять на экономические показатели и эффективность всех процессов в цепи поставок.

Обмен данными между участниками цепи поставок также осуществляется разными путями – по почте, электронной почте, по факсу… Проблема в том, что ни один из этих каналов не гарантирует на 100% корректной передачи данных и получения их адресатом. Если речь идет о первичном вводе информации в систему, т.е. о новом товаре поставщика, данным, скорее всего, будет уделено достаточно внимания, а вот дальнейшие обновления подвергаются гораздо большему риску. А они ведь тоже могут быть очень разными – один поставщик работает с постоянным ассортиментом весь год, а у другого изменения почти регулярны. Меняются штрих-коды, названия, иногда даже юридические лица... Информация о таких изменениях может просто не дойти либо не быть обработана своевременно, что также повлияет на качество работы цепи поставок.

Последствия

Перечисленные проблемы приводят к тому, что до 30% данных в справочниках поставщиков и ритейлеров содержат ошибки. На переписку, связанную с их исправлением, у персонала уходит в среднем 25 мин. рабочего времени на каждый SKU. Кроме того, возникают ошибки в управлении данными о ценах, которые связаны с мастер-данными.

По результатам исследования сети METRO, больше половины ошибок в ценообразовании обусловлены именно расхождениями в штрих-кодах, названиях, кодах валют, информации об НДС и пр.

Еще одно неприятное последствие неэффективного управления данными – медленный ввод товаров в розничную сеть. Чтобы информация о предмете торговли попала в справочник, а затем и в сеть, поставщику обычно требуется не меньше 4 недель, ведь есть целый ряд технических нюансов, с которыми приходится иметь дело, чтобы вписать в справочник ритейлера штрих-код, привязать к нему поставщика, затем цену и новый товар.

Ошибки сканирования на кассовых терминалах – это тот негативный результат, к которому участники цепи поставок приходят, когда в системе содержится некорректный штрих-код или он вообще не введен в систему. Количество таких ошибок составляет около 70 тыс. в неделю.

В итоге ритейлер, не имея корректных данных, не может правильно и эффективно сформировать складские запасы – как показывают исследования, до 25% запасов являются неэффективными. А это не только увеличивает расходы, но и выливается в потери продаж, достигающие 3,5% годового оборота розничной сети – 33% случаев out-of-stock возникают именно из-за ошибок в прогнозах и заказах. Ведь прогнозы делаются и закупки планируются на основе имеющихся данных. А рассчитывать на их полную корректность при вводе информации вручную, разных формах ее фиксации и все еще медленном обмене данными не приходится.

Что делать?

Выбраться из царства информационного хаоса участникам цепочки поставок помогают специализированные провайдеры услуги синхронизации мастер-данных о товаре через электронные каталоги. Оптимизация достигается за счет стандартизации данных и унификации процедур их ввода, обработки, обновления, контроля и обмена.

В первую очередь, такая система позволяет создать общее информационное пространство. В нем присоединившиеся поставщики и ритейлеры фактически используют электронный каталог как единый справочник, в котором содержатся стандартные, тщательно выверенные обеими сторонами данные о товарах. Кроме того, поставщик и ритейлер используют единый канал связи и общий интерфейс для обмена этими данными. Причем механизмы проверки корректности вводимой информации встроены в систему и включаются автоматически до момента начала обмена этими данными.

Единая карточка товара, которая используется и поставщиком, и ритейлером, обеспечивает не только единообразие зафиксированных в ней данных, но и быстрое синхронное их обновление – как только поставщик вносит какое-то изменение, оно автоматически подвергается проверкам по заданным параметрам и так же автоматически передается розничной сети для принятия и подтверждения полученных данных.

В то же время, сама стандартизация данных заслуживает пристального внимания, ведь параметры описания товаров в системе должны обеспечивать потребности всех сторон – не только ритейлера, но и производителя, дистрибьютора, логистического провайдера и даже конечного потребителя. Поэтому в успешных на мировом рынке информационных системах такого типа количество атрибутов, которые могут быть присвоены товару, исчисляется сотнями.

Например, в едином каталоге желательно хранить полное описание всей иерархии упаковки товара, начиная от базовой единицы, которая продается на полке магазина, и заканчивая паллетой. Это помогает оптимизировать логистические процессы и более эффективно управлять запасами. Причем отнюдь не лишними в этом случае являются и стандарты измерения, благодаря которым все стороны процесса могут быть уверены, что ширина не окажется в реальности высотой, а килограммы – граммами.

Есть и такие атрибуты, которые позволяют повысить качество планирования заказов и продаж. Например, сезонность: для товаров, которые этого требуют, поставщик может указать время начала и окончания периода доступности товара к заказу. Тогда ритейлер узнает, что в определенный период поставки данного товара невозможны, не в тот момент, когда захочет его заказать, а заранее, и, соответственно, успеет внести в свои планы необходимые коррективы.

Но самый большой плюс гибкой системы стандартных атрибутов – это то, что доступность некоторого рода данных позволяет лучше проследить динамику покупательского спроса. Так, ритейлер может видеть, какой вид продукции от какого поставщика продается лучше, в каком случае покупатели охотнее выбирают продукты, например, без ГМО, и т.д. Чтобы отследить эту тенденцию, в описаниях товаров в едином каталоге должен содержаться такой параметр, как наличие ГМО. Аналогичным образом обстоит дело сналичием/отсутствием в продуктах аллергенов или консервантов.

Особо тщательно при выборе универсального товарного каталога следует отнестись к вопросам управления информацией о ценах. Здесь, помимо скорости обновлений и гибкости, система должна обеспечивать еще и должный уровень конфиденциальности. Например, поставщик должен иметь возможность указывать цены отдельно для каждой из розничных сетей, с которыми он работает, и управлять доступом к такой информации. Кроме этого, немаловажным механизмом будет возможность указать, о какой цене идет речь в том или ином случае – об основной цене товара, каталожной, для промо-акции и т.п. Как показывает опыт ритейлеров в европейских странах, внедрение системы синхронизации цен в цепи поставок может привести к сокращению ошибок в ценах на 99%.

Синхронизация данных играет важную роль и при внедрении систем электронного документооборота – фактически является фундаментом его эффективности. Ведь в рамках EDI осуществляется исключительно процесс доставки документов из одной точки в другую. А сами эти документы формируются на основании той информации, которая содержится в справочниках ритейлера и поставщика. Если она некорректна, ускорение обмена ею проблем не решит. Только синхронизация данных и использование единого каталога позволяют в полной мере оценить все преимущества электронного документооборота.

Что может получиться

Оценить эффективность синхронизации данных в цепи поставок можно на примере полученных на российском рынке результатов, которые были обнародованы такими крупными игроками, как «Крафт Фудз» и METRO.

Первый процесс – обработка заказов. Ранее около 30% их содержали ошибки в виде расхождений в штрих-кодах и названиях, на поиск и устранение которых тратилось не менее 1 часа рабочего времени каждого сотрудника в день. После синхронизации данных количество таких ошибок снизилось до нуля. Если при вводе новой информации ошибки и возникают, на их поиск и устранение уходит не более 30 минут.

Следующий процесс – ввод новой продукции в розничную сеть (подразумевается только техническая сторона вопроса). До недавнего времени он занимал до месяца, причем 2 недели требовалось только на внесение нового артикула, штрих-кода и пр. данных, по которым можно делать заказы, в информационные справочники сети.

После синхронизации информация, внесенная в каталог поставщиком, становится доступной ритейлеру в течение максимум 50 мин. Причем за это время система успевает не только зафиксировать, но и произвести автоматическую проверку данных по заданным параметрам и выдать подтверждение для ритейлера и поставщика о том, что данные приняты, стандартизированы, и по ним уже можно делать заказ. Соответственно, общее время ввода новых товаров в сеть сократилось на 50%.

Один из щекотливых моментов во взаимодействии поставщиков с сетями – отказы в приемке товара. До синхронизации данных 28% таких отказов были связаны с некорректными данными, когда не сходятся названия или штрих-коды. После синхронизации этот показатель стал нулевым. Да и возвраты, которые ранее составляли около 5,7% от общего количества выписанных счетов-фактур поставщика, теперь фактически обнулились.

 

Другие публикации автора: 
Марк ТАЛАЛА

директор компании SA2 Worldsync UA