Ксения ВАЛИЕВА

тренер-практик, эксперт в сфере Supply Chain Management и Project Management

Три ключа к успеху руководителя департамента логистики

0
548
Опыт работы директором по логистике в крупной компании подтверждает правоту тех специалистов, которые утверждают, что «волшебной пилюли» или единственно правильных решений в системе управления цепочками поставок нет и быть не может. С другой стороны, существуют определенные принципы, придерживаясь которых, мы можем достигать успеха в своем деле. И они одинаковы для логистов, работающих практически во всех отраслях отечественной и мировой экономики. Каким бы видом бизнеса вы не занимались, всегда в центре внимания должны оставаться ваши технологии, ваш персонал и ваши партнеры. Это утверждение до сих пор никто не оспорил. Но как использовать три главных «ключа» на практике?

Все начинается со стратегии

Ошибаются те, кто думают, будто стратегии создаются только для того, чтобы нарисовать красивую картинку инвесторам или кредиторам. На самом деле, принятая в компании стратегия определяет направление, по которому вы будете развивать бизнес. Соответственно, если стратегии нет или же она существует только формально, возникает вопрос: развивается ли вообще предприятие, или оно сегодня зарабатывает деньги, используя случайно возникшие благоприятные обстоятельства? В этом случае следует также спросить: что будет завтра?

Впрочем, большинство нынешних руководителей крупных успешных компаний, работающих в Украине, в необходимости разработке стратегии убеждать уже не нужно. Другое дело, насколько разработанная и принятая стратегия согласуется с другими планами предприятия, которые осуществляются в текущем моменте.

Мы не раз сталкивались с ситуацией, когда общая стратегия компании и стратегия развития ее логистики задавали разные направления. Например, компания в целом ориентируется на активное завоевание рынка, вывод на него и продвижение новинок и т.д. А в департаменте логистики считают, что основные инвестиции необходимо направлять на развитие склада. Причем, речь идет именно о хранении, а не о развитии системы распределения и, тем более, не о внедрении быстрой доставки, удобных клиентских сервисов и т.д.

Если дела обстоят именно так, то рано или поздно наступит момент, когда руководство спросит: почему мы тратим такие огромные средства на логистику, а отдача от вложений минимальна? Директору по логистике будет трудно обосновать необходимость дополнительных финансовых затрат. С другой стороны, если бы стратегия компании в целом и ее логистического подразделения в частности позволяли достигать одних и тех же поставленных целей, то и генеральный директор, и владелец, и инвесторы понимали бы, что каждая копейка, вложенная сегодня в логистику, завтра принесет хорошую выгоду. Ведь речь идет о повышении конкурентоспособности всего предприятия.

Как же достичь такого согласия? Прежде всего, руководителю департамента логистики необходимо понимать, в чем особенности рынка, на котором работает его компания, и какое оно занимает место на этом рынке.

Исследования украинского рынка показывают, что мы сегодня переживаем те самые структурные изменения, которые в Америке и Европе произошли еще в восьмидесятых годах прошлого века. И тут – две новости, и обе – хорошие.

Во-первых, не только передовые страны, но и многие наши соседи пережили этот период, набив свои шишки и обретя бесценный опыт. Нам остается только прийти к ним и посмотреть, что и как они делали, к чему пришли, перенять все самое лучшее и постараться избежать сделанных ими ошибок. Конечно, любой зарубежный опыт нужно использовать с учетом наших местных реалий. Но «выдумывать велосипед» уже нет необходимости.

Во-вторых, если мы правильно все организуем, не понадобится тратить много сил, времени и денег. Ведь создавать собственные системы с нуля также не нужно.

А в целом на современном украинском рынке мы видим хорошую динамику развития, у нас – экономика скорости, инноваций, а также экономика взаимодействия. Мы учимся все делать быстро и качественно, внедряем современные технологии, развиваем профессиональные навыки сотрудников и пытаемся найти новые, более совершенные формы взаимоотношения с нашими партнерами и клиентами. Поговорим об этом подробнее.

Роль ІТ в управлении цепочками поставок

Разумеется, технологический прогресс не ограничивается только сферой ІТ. Однако информационные технологии занимают в нашей жизни уже настолько важное место, что мы все чаще задаем себе философский вопрос: определяет ли бизнес суть ІТ-систем, или наоборот – сами ІТ-системы теперь определяют суть бизнеса?

Весьма показательным примером здесь может послужить e-commerce. Возможности любого интернет-магазина, уровень сервиса и перечень предоставляемых услуг напрямую зависят от используемых ІТ-решений. Без информационных технологий здесь вообще работать невозможно. Они определяют, как вы будете вести свой бизнес и, в частности, как станете строить свою логистику.

Всеобщая диджитализация охватила многие отрасли украинской экономики. Мы понимаем, что аналогичные процессы в США, например, происходили три десятилетия назад, но все равно не перестаем удивляться уровню технологий, которые приходят к нам из-за рубежа. Так, замечательные технологии принесли крупные торговые сети «МЕТРО» и «Ашан». Сегодня вслед за ними многие внедряют EDI-системы, обеспечивающие простую и надежную коммуникацию со всеми бизнес-партнерами в режиме онлайн.

Мы ушли от традиционных рулонов бумаги из факса, от бумажных накладных и прочих документов, в которых утопали менеджеры. Нам не нужно многократно перенабирать одни и те же данные, сегодня доступ ко всей необходимой информации обеспечивается одним кликом компьютерной мышки. Также мы можем видеть, что происходит у наших бизнес-партнеров, легко и просто выгружая информацию об их предложениях в свою систему, обрабатывая ее и получая результаты в кратчайшие сроки. И наши клиенты тоже самым волшебным образом в режиме реального времени получают информацию об отгрузке товара, всевозможные подтверждения и пр.

Итак, современные технологии упрощают все до невозможности. Мы видим, что делают наши партнеры и клиенты, они видят, что делаем мы, не нужны многочисленные телефонные звонки, посещения торговых залов и офисов. Все процедуры производятся за рабочим компьютером. Но все-таки такого уровня сотрудничества пока можно добиться, если речь идет о взаимодействии между крупными компаниями, вложившими в ІТ немалые средства. А что делать Traditional Trade?

Все-таки рядом с крупными торговыми сетями работают обычные базары, мелкие торговые сети и частные магазинчики, которые обеспечивают значительную часть сбыта товара. Их нельзя сбрасывать со счетов, если мы хотим наладить четкую цепочку поставок по всем направлениям. Но у традиционной торговли просто нет денег на современные ІТ-системы и агитировать их использовать EDI бесполезно. Что же делать?

Предложите помощь и техническую поддержку

Ждать, пока они заработают денег и поймут, насколько удобно и выгодно использовать современные технологии, мы не можем. Там более, что этого может никогда и не произойти. А ведь в этих мелких торговых точках списки поставщиков не намного короче, чем в крупных. Одному Богу известно, благодаря какому «шаманству» они в них разбираются. С другой стороны, вам, как менеджеру, связывающему этот вид торговли с производителями и дистрибуторами, нужно как-то научиться управлять поставками. Но вы понимаете, что делать это без надежных инструментов в принципе невозможно. Кстати, такая же ситуация наблюдается в сфере Special Channels (специализированные магазины, аптеки и т.д., сосредоточенные на реализации какого-то отдельного вида товаров).

Хуже всего то, что прогнозировать поведение таких клиентов и бизнес-партнеров в обычных условиях практически невозможно. Очень часто они «ломают» вашу стратегию по работе с запасами на складах – то вымывают все подчистую, то по непонятным причинам начинают делать меньшие заказы.

Решить эту проблемы можно также с помощью внедрения электронного документооборота и онлайн сервисов управления товарными запасами. Даже не можно. А обязательно нужно, если в вашем пуле много «традишки» и специализированной торговли. Сфокусируйте на этом все свое внимание и найдите такие решения, которые не будут для них слишком отягощающими.

В своей компании для этого сектора мы начали предлагать простые алгоритмы: учет остатков, АВС-анализ, прогнозирование заказов на основе таких факторов, как сезонность. Все это – книжные прописные инструменты. Используя их, мы наладили сбор данных о вторичных продажах  дистрибуторов на ежедневной основе, автоматически получая информацию об их товарных остатках. Обрабатывались данные уже у нас, и с их помощью мы строили прогнозы, формируя собственные складские запасы.

Наверняка, вы спросите, как нам удалось убедить дистрибьюторов согласиться, чтобы мы залезли в их базу? Было, конечно, непросто, и нам пришлось провести массу переговоров с представителями традиционной торговли. Мы ездили к каждому из них, показывали, доказывали, предлагали участвовать в пилотном проекта. И знаете, почти все, кто попробовал работать при помощи современных ІТ-систем, не отказались от наших предложений, потому что на собственном примере почувствовали, насколько теперь легко и быстро можно управлять товарными потоками.

Система не только помогает оперативно оформить заказ, но и показывает информацию о поступивших новинках. Чтобы просмотреть и проанализировать всю информацию, нашим партнерам стало достаточно 15 минут. Самое интересное, что у них также сократились запасы, что позитивно сказалось на финансовых результатах.

EDI – это всего лишь одна из современных систем, которую можно использовать в логистике. А вообще полезных ІТ-продуктов сейчас очень много. Задача логиста состоит в том, чтобы выбрать именно те разработки, которые более всего подходят для бизнеса его компании. Вам нужно только сфокусироваться на решении этого вопроса. Начните искать оптимальную систему прямо сейчас, если вы до сих пор этого не делали.

Друзья познаются в беде

Это еще один важный вопрос, определяющий стратегию развития компании. Конечно же, любое сотрудничество должно быть взаимовыгодным. И клиенты также должны получать в вашей компании нечто большее, чем просто необходимый им товар. Уделите побольше внимания вашим деловым контактам. Наверняка такое «капиталовложение» в будущем окупится сторицей.

Мы имели возможность убедиться в этом на собственном опыте. Представьте, что в один прекрасный момент сгорел наш самый крупный склад, на котором хранилось 80% товарного запаса. Представьте, что стоимость утраченные материальных ценностей равнялась 30% активов всей компании. Огонь полыхал два дня. Но тушить финансовые последствия этого пожара пришлось гораздо дольше.

Именно в этот период мы поняли, почему в бизнесе так ценятся настоящие партнерские отношения. Когда поставщики и производители, с которыми мы постоянно работали, пересмотрели свои планы и поставили нашу компанию в приоритет, стало понятно, что теоретически можно выполнить наши обязательства. Когда национальные сети и дистрибьюторы согласились выкупить у нас остатки товаров и оперативно перечислили за них деньги на наши счета, а мы получили возможность сделать очередные закупки, свет в конце тоннеля все-таки появился.

Он стал еще ярче, когда наши партнеры согласились осуществить переброски товаров в те районы, которые остались без наших поставок. Вот уже поистине – друзья познаются в беде.

Когда случился пожар, никто из нас не знал, доживет ли компания до конца года. Но общими усилиями мы спасли наш бизнес. И более того, нам даже удалось перевыполнить план по продажам! После этого один из ТОП-менеджеров в шутку пожелал, чтобы склады у нас горели ежегодно. Но вряд ли кто-либо пришел бы на помощь предприятию, которое делает бизнес, не учитывая интересов окружающих.

Персонал

Наконец, стоит поговорить и о людях – о том самом квалифицированном персонале, на котором, по большому счету, держится весь бизнес. Ваши идеи они выносят на своих плечах, поднимая компанию на новый уровень развития. От вас же требуется не только вовремя выплачивать достойную зарплату, но и развивать людей, работающих по найму.

К примеру, дипломированный логист и так знает, как планировать поставки, прогнозировать отгрузки, как строить АВС-анализ и т.д. все это есть в учебниках. Чего же еще?

Однако, если вам нужен настоящий профессионал своего дела, а в будущем, возможно, и руководитель, нужно развивать его лидерские качества. И уже сегодня необходимо обучать его взаимодействию с другими сотрудниками, эффективной работе в команде. Ведь не секрет, что многие люди не умеют наладить коммуникации, превратив их в инструмент для своей работы.

Сами по себе эти проблемы никогда не решатся. Они требуют внимания руководителя и его усилий.

А сам руководитель департамента логистики должен находиться в постоянном поиске новых идей, разрабатывать оптимальные решения текущих и стратегических проблем. Он также должен хорошо понимать, что происходит на рынке. Динамика развития сегодня прямо-таки сумасшедшая. Вспомните хотя бы, о чем мы все говорили еще каких-то три года назад? Мы и думали, и мечтали о другом. Но сегодня многие вещи, казавшиеся еще недавно фантастическими, стали обыденными.

Останавливаться или отставать при таком темпе развития нельзя. Известно немало примеров, как люди, не сумевшие вовремя перестроить свою работу, привести ее в соответствие с требованием насущного дня, проигрывали в конкурентной борьбе. В результате их компании уходили с рынка, а они сами – из логистики.

В заключение берусь утверждать, что успеха в логистике могут добиться только те люди, которые окрылены своей работой. Если вам не нравится это дело, лучше бросьте его и займитесь чем-то другим. Но если вы любите логистику, все у вас будет получаться. Вы сами будете искать новые знания, находить новые нестандартные решения и вести свою команду к успеху. Человеку, преданному своему делу, не помешают никакие кризисы.

Другие публикации автора: 
Ксения ВАЛИЕВА

тренер-практик, эксперт в сфере Supply Chain Management и Project Management