Олег ВЕРЖБИЦКИЙ

генеральній директор DB Schenker Ukraine, к.э.н.

Простые способы повысить производительность труда в логистике

0
1799
Логистические процессы никак не назовешь простыми. И есть только два основных пути повысить производительность в любой компании: организовать правильное разделение труда и внедрить современные системы управления, учета и прочих сервисов, прямо влияющие на эффективность бизнеса. Но каких конкретно результатов можно ожидать от применения новейших технологий?

Новации vs. традиционный подход
 

Прогресс продолжатся объективно, независимо от нашего желания. Чтобы понять, какие преимущества могут принести нам новации сегодня, можно оценить их влияние на эффективность процессов в недалеком прошлом. Если мы это сделаем, отпадут все сомнения, и сам собою появится ответ на вопрос: стоит ли всеми силами цепляться за традиционные методы работы или все-таки лучше пытаться постоянно внедрять в производственный процесс что-то новое?

Для примера О. ВЕРЖБИЦКИЙ предлагает рассмотреть ситуацию из жизни. Сравним, как работает обычный продуктовый магазин с прилавком и супермаркет самообслуживания. В первом случае, чтобы обслужить несколько человек, необходимо довольно много времени. Очередь движется медленно, потому что продавцу нужно сначала выслушать заказ, затем найти и принести продукты на прилавок, взвесить, подсчитать, взять с клиента деньги и дать сдачу. Если покупатель вдруг о чем-то забудет и попросит продать еще какой-либо товар после расчета, вся процедура повторяется снова. А в магазине самообслуживания клиент сам наполняет свою тележку, весовой товар пакуется в зале, а не возле кассы, и всегда есть возможность вспомнить о забытом товаре и вернуться, чтобы положить его в корзину. В результате процесс обслуживания покупателей в несколько раз быстрее.

– Это происходит потому, что в первом случае нет даже разделения труда – один сотрудник вынужден выполнять все возможные процедуры, – поясняет эксперт. – Не имеет значения, идет ли речь о магазине, офисе или складе. Если один сотрудник пытается делать все сразу, он всегда будет работать медленнее. Усилий прилагается вроде бы много, а результат низкий. Поэтому и зарплата не может быть большой…

Какой логистический офис работает лучше

Чтобы понять, насколько эффективно работают подчиненные, Олег советует понаблюдать за ними, но не с помощью видеокамер, которые на современном производстве все чаще используют для разных целей, а выделив отдельного сотрудника из другого отдела (чтобы был свежий взгляд и не было конфликта интересов), который не имеет на данный период никаких других задач и хорошо знает внутренние процессы компании. Основной задачей этого сотрудника было бы, например, наблюдение (в хорошем смысле этого слова) за тем, что происходит в офисе в течение рабочего дня и просто фиксирование всех действий (этапов, процессов), которые делают сотрудники, выполняя свои обязанности. Далее нужно проанализировать все эти процессы внутри управленческой команды и (или) внутри всего коллектива на предмет:
а) удаления ненужных и оптимизации неэффективных процессов,
б) оптимизации разделения функций и задач.
Подобный процесс часто описывается более детально в техниках бережливого производства.

– Разделение труда и современные ІТ-системы, которые помогают лучше организовать и ускорить процессы, тесно связаны, – считает О. ВЕРЖБИЦКИЙ. – Еще в трудах Адама Смита мы можем прочитать, что даже производство обычной иголки, разделенное на простые операции между отдельными рабочими, движется в несколько раз быстрее, чем если все от начала до конца будет делать один человек. В нашей компании мы тоже провели исследование с целью выяснить, как разделение труда влияет на производительность при использовании разных видов транспорта. Результаты оказались достаточно убедительными, чтобы навсегда отказаться от привычных, но устаревших методов работы.

В ходе этого исследования, по словам нашего собеседника, аналитики DB Schenker Ukraine сравнили, сколько контейнеров, автомобилей и т.д. (в общем отправок) в среднем за день отправляют сотрудники компании и ее партнеров при разной организации труда. Согласно полученным результатам, в тех отделах, где не применяли разделение труда и современные ІТ-системы, могли отправлять в среднем по 0,4 грузовика на одного сотрудника в день, т.е. около 8 грузовиков в месяц. А максимальный показатель после применения современных технологий организации труда – 26 грузовиков на человека в день!

Аналогичные исследования провели в сегментах авиаперевозок и на морском транспорте. В первом случае минимум составлял 0,5 отправки на человека в день, максимум – 7 отправок, во втором – 0,5 и 12 отправок соответственно.

Как видим, оптимизация процессов позволяет повысить производительность труда при работе с автомобильным транспортом в 65 раз, с авиацией – в 14 раз, с морскими судами – в 24 раза. Показатели говорят сами за себя.

Условия успешного внедрения IT
 

– Современные информационные технологии созданы умными людьми, специалистами высокого уровня для того, чтобы помогать бизнесу, – продолжает О. ВЕРЖБИЦКИЙ. – Однако практика показывает, что многие из них не дают ожидаемых результатов, проваливаются уже на стадии внедрения. Почему? Да потому, что процессы на реальном предприятии часто организованы иначе, чем предусматривали разработчики электронных сервисов. Поэтому автоматизация в любом случае должна начинаться с анализа процессов и их распределения между исполнителями. Процесс перехода зачастую очень болезненный, поскольку затрагивает интересы разных групп. Тем не менее, не нужно изобретать велосипед. Процесс, предложенный в современном ІТ-решении, наверняка более оптимальный, чем тот, который есть у вас. Ведь над ним не один год ломали головы высококвалифицированные специалисты разных областей, в .ч. бизнес-аналитики. Поэтому, как  бы это ни было больно и страшно, лучше воздержаться от самодеятельности. Вместо этого следует достаточно взвешенно подойти к выбору программных продуктов. В перевозках, например, к системам управления транспортом, отслеживания грузов, управления автопарками и перевозчиками, электронными биржами и торгами, мониторинга качества и т.д. Альтернативой может быть обращение к экспедитору, у которого вследствие многих десятилетий опыта уже есть готовые решения, и его производительность в разы выше.

Единое видение логистчиеских процессов

Если речь идет о перевозках, внедрение ІТ-систем следует осуществлять по двум направлениям: работа с клиентом (неважно, внешним или внутренним) и работа с перевозчиком (также собственным транспортным отделом либо аутсорсинговыми фирмами). Это минимальное разделение труда, без которого электронные сервисы эффективными быть не могут. В компании должны быть группа сотрудников, обслуживающих клиентов (неважно, внешних или внутренних), и отдельная группа для работы с поставщиками транспортных услуг (опять-таки, не имеет значения, это внутренний автопарк или свободный рынок). А если разделение труда будет еще более глубоким, можно достичь еще лучших результатов.

Кроме управления процессами и отслеживания местонахождения грузов, современные электронные сервисы позволяют в любой момент получить подробную отчетность по совершенным операциям. С их помощью можно быстро рассчитать даже уровень выброса вредных веществ при использовании транспорта, что требуют в европейских государствах. Кстати, обычно чем меньше удельный выброс вредных веществ, тем выше эффективность работы транспорта.

Сегодня на украинском рынке можно приобрести немало готовых ІТ-систем, предлагающих эффективные решения, но некоторые компании предпочитают разрабатывать свои. Хотя специалисты советуют прежде, чем заказать свою уникальную систему, все же хорошо изучить возможности уже существующих. При этом следует иметь в виду, что хоть программные продукты и созданы для удобства работы с клиентами или партнерами по бизнесу, другая сторона далеко не всегда готова воспринимать их как правильное решение для повышения качества сервиса.

– Так, наша компания в процессе внедрения новой системы управления столкнулась с определенной проблемой, – рассказывает Олег. – Многие из наших клиентов привыкли, что раньше их обслуживал персональный менеджер, другие хотели бы общаться с каким-то конкретным сотрудником. Но если мы пойдем им навстречу, это негативно скажется на производительности труда, ведь нам опять придется мириться с тем, что один сотрудник должен обеспечивать весь процесс от начала до конца.

Эффективное разделение труда предполагает деперсонализацию процессов. Клиенту, например, вовсе не обязательно звонить в офис по телефону – он может зайти на сайт и провести необходимые операции в режиме онлайн, автоматически получить отчет, сделать заказ, проследить, где находится его груз, создать необходимый ему отчет и т.д. Качество сервиса при этом оказывается существенно выше, хотя и пропадает такая роскошь, как персональный менеджер. Тем более, что, большинство клиентов не готовы за эту роскошь платить.

С помощью электронных систем легче наладить сотрудничество с перевозчиками. Не только отдельные сотрудники компании, но и все, кому это необходимо, могут мгновенно получить информацию о том, какой у кого автопарк, какое страховое покрытие, были ли страховые случаи у того или иного перевозчика, допускались ли опоздания, потери, порча грузов или другие проблемы.

– В наше время такая информация, собранная в одной базе, отнюдь не лишняя, – подчеркивает эксперт. – Никто не защищен от ситуации, когда, например, в компании у кого-то из партнеров появляется человек, «сливающий» информацию о том, что грузовик с дорогим товаром в такое-то время будет проезжать в таком-то месте. Но имея под рукой весь массив данных, вы легко отследите, что 2–3 раза «случайно» грабят машину именно этого перевозчика, и сразу все поймете. Кроме того, благодаря ІТ-технологиям легче будет провести тендерные процедуры, объективно оценив соотношение цены и качества услуг партнеров, а также эффективно бороться с коррупцией в собственной компании.

Каждый ли руководитель компании на 100% уверен, что услугами одного и того же перевозчика кто-то из менеджеров пользуется не потому, что получает от него откаты? А ведь в таком случае компания, скорее всего, приобретает не самый качественный сервис по завышенным ценам. В то же время, нельзя же подозревать в нечестности каждого. Возможность держать ситуацию под контролем появится только с применением качественных электронных систем, обеспечивающих легкий доступ к базам данных, прозрачные процедуры, а также – с разделением труда, когда нечистоплотному подрядчику просто не с кем будет «договариваться». Или, например, внедрение в систему автоматической отправки всех заказов на украинские или европейские онлайн-биржи транспорта. Так вы будете всегда без особых усилий получать рыночную цену, всегда сможете выбрать оптимальную и тем самым обезопасить себя от коррупционных рисков.

Оптимизация взаимодействия с логистчиеским оператором

Возможные проблемы
 

В любой компании, занимающейся отправкой грузов, время от времени задают себе вопрос: что лучше – иметь собственный автопарк или отдать перевозки на аутсорсинг? По мнению О. ВЕРЖБИЦКОГО, содержать свои машины можно только в случае, если вы абсолютно уверены в эффективности именно такого решения, что подразумевает, как минимум, полное понимание затрат и показателей утилизации этого автопарка. Даже малейшие сомнения следует трактовать в пользу аутсорсинга. Прежде всего, потому, что тогда компания сможет практически без усилий получить готовую, иногда даже десятилетиями проверенную систему организации перевозок. Плюс свою добавочную стоимость она будет получать без рисков, связанных с доставкой грузов – их возьмут на себя партнеры-перевозчики.

– Непростой задачей обычно является выбор IT-системы, – утверждает О. ВЕРЖБИЦКИЙ. – Какое программное обеспечение выбрать: дорогое или популярное бесплатное? Здесь руководство каждой компании, конечно, принимает решение, опираясь на собственные представления о необходимом качестве сервиса. Но следует иметь в виду, что тут работает известная пословица: «Кто даром лечится, тот лечится даром». Большого прогресса от бесплатных решений ожидать не стоит. Наша компания десятилетиями инвестировала сотни миллионов евро (это не опечатка) в необходимые программные решения и продолжает это делать, поскольку это действенный и эффективный путь экономии и прогресса. Мы на собственном опыте убедились, что функционал таких систем очень широк – уже сегодня наши клиенты имеют возможность регистрировать заявки, заполнять накладные, в режиме онлайн отслеживать перемещение грузов, вызывать курьеров, осуществлять другие операции. При этом совершенно бесплатно. Инвестиции в ІТ не перераспределяются на клиентов, а возвращаются за счет экономии посредством оптимизации.

Выбирая программный продукт, следует также поинтересоваться, с какими ІТ-технологиями работают партнеры и основные клиенты – лучше, чтобы вы пользовались одинаковыми или схожими решениями. А после внедрения стоит обращать внимание на то, как пользуются новыми технологиями сотрудники компании. Порой руководитель уверен, что процессы на его предприятии отлажены и работают как часы, а на самом деле некоторые менеджеры избегают пользоваться компьютерными программами, продолжают решать вопросы по телефону и заполнять накладные вручную, при этом транжиря деньги компании за счет своей неэффективности.

– На первый взгляд, это не такой уж большой недостаток, – говорит Олег. – Но надо понимать, что такая система работы – из прошлого века. Человек вместо того, чтобы внести данные в компьютер, набирает номера телефонов и раздает указания голосом. Он, скорее всего, уверен, что должен сам обслуживать каждого клиента от начала до конца. И у него наверняка не хватает времени, чтобы обеспечить необходимые объемы отправки грузов. Увидите, вскоре он появится в кабинете директора с просьбой расширить штат или повысить зарплату, потому что «не хватает рук»…

К сожалению, полномасштабному внедрению новых технологий в логистике мешают еще и отечественные требования к ведению документации. Несмотря на то, что электронный документооборот уже давно не является чем-то новым для Украины, полностью отказаться от бумажных бланков до сих пор не удается. Как отмечают специалисты, сегодня курьерская служба тратит на отправку груза в среднем примерно 15 минут, 3PL-оператору необходимо для этого около часа, но ритейлеры принимают товар очень медленно. А все потому, что нужно дождаться разгрузки, пересчитать все и подписать накладную в месте приемки. По мнению О. ВЕРЖБИЦКОГО, эффективность работы можно было бы существенно улучшить, полноценно используя электронный документооборот, однако пока остается огромный вопрос с принятием фискальной службой такого документооборота.

Много вопросов возникает и в связи с товарно-транспортными накладными. Представители бизнеса уже довольно долгое время пытаются убедить чиновников Министерства инфраструктуры, что форму этого документа необходимо изменить таким образом, чтобы в нем содержалась только необходимая информация, а сама форма документа могла бы быть свободной. Однако пока к единому знаменателю прийти не удается. Очевидно, решение этих и других проблем поспособствует более быстрому развитию отечественной логистики.

Современные электронные сервисы

 

 

Другие публикации автора: 
Олег ВЕРЖБИЦКИЙ

генеральній директор DB Schenker Ukraine, к.э.н.