Поставщик и сеть: путь к взаимопониманию

0
1436
Взаимоотношения поставщиков и розничных сетей уже не первый год являются темой острых дискуссий. В их ходе звучат настойчивые призывы объединять усилия для достижения общих целей, но они тут же сменяются взаимными обвинениями: одни сетуют, что партнеры не готовы работать в соответствии с требованиями современного рынка, другие считают, что на них пытаются переложить все дополнительные затраты и риски

При этом главным камнем преткновения являются объемы и частота поставок. Ритейлер заказывает товар с таким расчетом, чтобы не допустить возникновения out-of-stock. Но реальный спрос не всегда соответствует прогнозам, поэтому нередко часть товара остается непроданной. Естественно, поставщик от этого не в восторге, особенно, если перед этим ему был выставлен штраф за недопоставку. Тем не менее, он заинтересован в росте продаж, поэтому сокращать объемы поставок не стремится – скорее, будет говорить о более активной маркетинговой поддержке, лучшей выкладке и т.п.
И поставщики, и ритейлеры прекрасно понимают, что излишние запасы и возвраты являются источником значительных непродуктивных затрат. Но их мнения о том, почему эти излишки возникают и как с этим бороться, зачастую кардинально расходятся. Розничный оператор сетует на ненадежность поставщиков, которая вынуждает создавать значительные страховые запасы, а поставщики говорят о завышенных объемах заказов, отсутствии достоверных данных об остатках и т.д.

Причем такие проблемы возникают и при сотрудничестве крупных международных компаний, каждая из которых уделяет немало внимания управлению цепями поставок и оптимизации товарных потоков и имеет в штате вполне компетентных специалистов. И если они не могут найти общий язык со смежниками, то причина этого, скорее всего, в недостатке информации – поставщик, как правило, практически не знает, что и как происходит в сети, а ритейлеру очень непросто взглянуть на ситуацию с точки зрения производителя или дистрибьютора. Обмен данными об остатках, по свидетельству специалистов, сегодня уже в основном налажен. Но как учитываются эти остатки в сети? Как она формирует заказы? Как скоро поставленный товар попадает на полку? От чего зависят объемы его продаж? – Эти и многие другие вопросы для поставщиков, как правило, остаются открытыми. А ритейлер обычно не знает, да и не интересуется, какой товар есть у поставщика в достатке, а какой в дефиците, как скоро он может быть поставлен, с какими трудностями это может быть связано и т.п. Все это оставляет массу простора для недопонимания и взаимных обвинений. И без решения этой проблемы кардинально изменить ситуацию к лучшему вряд ли кому-то удастся.

Похоже, именно к такому выводу пришли в компаниях «МЕТРО Кеш энд Керри Украина» и Procter & Gamble. В результате по инициативе ритейлера стартовал проект, аналогов которого не было на то время не только в Украине, но и на развитых рынках Западной Европы. Хотя начинался он не с нуля – скорее, стал логическим продолжением и развитием той схемы работы, которая была выстроена в предыдущие годы.

Три кита успешного сотрудничества

– Сеть METRO была нашим первым ключевым клиентом в Украине, которому мы начали отгружать продукцию напрямую с нашего склада, а не через дистрибьюторов, – рассказывает менеджер по логистике Procter & Gamble Анна БИЛЫК. – Чтобы наладить такую схему работы, пришлось приложить немало усилий. Тогда в нашей команде и появился менеджер по логистике для заказчика «МЕТРО Кеш энд Керри Украина». В 2007 г. это был некий прорыв в бизнесе, ведь тогда с клиентами обычно общались только сотрудники отдела продаж.

Со временем в P&G появились выделенные менеджеры по логистике для всех крупных национальных заказчиков. Кроме того, в каждой команде обязательно есть менеджеры по финансам и маркетингу. Это необходимо для того, чтобы в ходе совместных митингов логисты могли общаться с логистами, продажи – с закупками, финансы – с финансами, чтобы каждый мог проанализировать предложения партнера со своей точки зрения и внести свои замечания.

– Думаю, этот опыт может быть полезен многим компаниям, – отмечает А. БИЛЫК. – Ведь мы часто сетуем, что вопросы логистики никак не учитываются при заключении договоров о поставках, но сами логисты участия в переговорах обычно не принимают – у них хватает других забот и хлопот, когда собираются паллеты, грузятся траки и т.п. Поэтому должен быть человек, у которого участие в переговорах прописано в должностных обязанностях, входит в зону его ответственности. Выделенные ресурсы – это один из ключевых моментов, первый из трех китов,на которых строится успешное сотрудничество.

Другим и не менее важным моментом эксперт назвала совместные показатели качества работы (KPI), а также общие цели по каждому из этих показателей. Именно они помогают поставщику и ритейлеру найти общий язык, мыслить общими понятиями, согласовать свои цели и планы действий по их достижению.

И третьим китом, по мнению А. БИЛЫК, является обмен информацией. Причем не только той, которая непосредственно касается KPI и прочих официальных цифр, но и данными о продажах по магазинам и остатках. В «МЕТРО Кеш энд Керри Украина» есть специальная информационная среда, куда попадают все эти данные, и сотрудники P&G имеют доступ к ним, могут использовать их для статистических анализов, планирования и прочих целей. А сейчас в процессе разработки находится проект по внедрению электронного обмена данными по ассортименту.

– В сеть METRO мы поставляем порядка 100 SKU, и логистические данные по многим из них могут меняться – такие как штрих-коды, нумерация паллет, ящиков и т.п., – пояснила эксперт. – До сих пор обмен такой информацией происходил преимущественно по электронной почте. При этом, естественно, возникали задержки, человеческие ошибки, что отражалось на качестве взаимодействия, а значит, и на продажах. По нашим подсчетам, потери в связи с неправильными данными по ассортименту могли достигать 3%. Сейчас мы работаем над тем, чтобы обмениваться такими данными в электронном виде, с минимальным ручным вмешательством. Информация обо всех SKU, которые активируются в нашей системе, будет автоматически передаваться в систему METRO. Для этого партнеру нужно будет просто зайти на определенный сайт и сделать подписку на поставщика Procter & Gamble.

Этот проект для P&G в Украине является пилотным, но в будущем компания планирует работать по такой схеме со всеми ключевыми клиентами.

Свой человек в команде

– Все, о чем говорила Анна – это очень хорошая практика, – включилась в разговор старший специалист отдела организации цепей поставок «МЕТРО Кеш энд Керри Украина» Юлия КМИТА. – Более того, мы применяем ее в работе и с другими поставщиками. Это дает свои позитивные результаты, хотя, безусловно, всегда есть место для дальнейшего развития. В частности, для нас, как и практически для всех ритейлеров, все еще актуальна проблема излишних стоков. И поскольку Procter & Gamble является одним из наших крупнейших поставщиков, мы решили искать пути ее решения совместными усилиями.

Начался новый проект с того, что партнеры попытались проанализировать, почему появляются большие стоки. Оказалось, что одна из главных причин – это некорректные заказы магазинов. Руководители отделов, как правило, предпочитают заказывать товар «с запасом» – дескать, пусть лучше больше хранится, чем допустить out-of-stock. В компании пришли к выводу, что решение этого вопроса лежит в плоскости внедрения современных информационных технологий – сейчас заканчивается переход на новую электронную систему заказов, которая сводит к минимуму участие человека.

Другим источником излишних стоков, как показал анализ, являются большие остатки товара после акций по продвижению. И решить эту проблему, как оказалось, практически невозможно без непосредственного участия поставщиков. Поэтому «МЕТРО Кеш энд Керри Украина» обратилась за помощью к Procter & Gamble и инициировала проект, в рамках которого менеджеры Supply Chain отвечают за прогноз продаж во время акций.

– Мы знаем специфику своей сети, потребности и предпочтения покупателей, – объяснила необходимость такого шага Ю. КМИТА. – Но поставщик гораздо лучше знает свой продукт, его особенности, потребительские характеристики и т.д. У него есть более полная статистика продаж именно этого товара, данные по акциям, которые проводились раньше, хорошая система прогнозирования. И мы решили делиться этими данными, совместно их анализировать и по итогам такого анализа рекомендовать торговым центрам заказывать то или иное количество товара под акции. Кроме того, будем пересматривать выкладку, потому что иногда во время акций в торговом зале выставляется слишком много товара, часть которого потом остается в стоках.

Но самое интересное: партнеры пришли к выводу, что для того, чтобы оперативно решать все эти вопросы, представитель поставщика должен хотя бы раз в неделю работать в офисе ритейлера. Т.е. фактически менеджер по логистике Procter & Gamble становится членом команды «МЕТРО Кеш энд Керри Украина».

– Хотелось бы добавить, что такая форма сотрудничества облегчает решение и многих других вопросов, не только связанных с промо-активностями, – уточнила А. БИЛЫК. – К примеру, контроль наличия товара на полке. Здесь сбои могут возникать по двум причинам: из-за перебоев в поставках, когда товар своевременно не завезен в магазин, и из-за внутренних проблем магазина, ошибок в мерчендайзинге. Поэтому важно, чтобы сотрудники с обеих сторон контролировали ситуацию и могли планировать совместные действия по ее улучшению. Сеть METRO является одним из тех клиентов, где эта программа у нас работает. Мы мониторим наличие товара на полке со своей стороны, начальники отделов в магазинах – со своей. Учитывая, что в этой сфере лежит от 1 до 5% потерянных продаж, правильный фокус на этой проблеме также дает хорошие результаты.

Лиха беда начало

Когда «МЕТРО Кеш энд Керри Украина» и Procter & Gamble презентовали этот проект на одном из профильных форумов, некоторые из его участников насторожились: дескать, не приведет ли столь тесное сотрудничество с одним из поставщиков к снижению уровня сервиса для других?

– Понятно, что цель проекта – сократить объемы стоков и оптимизировать использование складских активов, – объяснил эту обеспокоенность один из присутствующих. – Однако первоочередная задача каждого поставщика – увеличивать свою долю на полке и в структуре продаж. Значит, вполне возможно, что место на полке для других поставщиков будет уменьшаться. Как вы будете управлять этим? И насколько, по-вашему, присутствие персонала поставщика в офисе сети будет тактичным с точки зрения других поставщиков?

– Анна будет присутствовать в отделе управления цепями поставок и принимать участие только в планировании акций P&G, – ответила Ю. КМИТА. – В ее присутствии мы не обсуждаем акции других поставщиков. Как, впрочем, и при ее отсутствии, поскольку этим занимается коммерческий отдел. Мы решаем только те задачи, которые стоят перед нашим подразделением, т.е. согласуем сроки и объемы поставок в рамках заключенных договоров.

– Тем не менее, более тесное сотрудничество с одним из поставщиков вполне может привести к снижению продаж других, – не унимались скептики. – Насколько при этом вырастет общая эффективность категории? Не в управлении активами, а именно в продажах.

Экспертам пришлось снова и снова разъяснять, что объект внимания проекта – исключительно объемы запасов. Задача состоит в том, чтобы обеспечить корректные, адекватные остатки в магазинах и правильное планирование заказов, особенно при проведении промо-акций. А начат этот проект именно с P&G, потому что только эта компания проявила заинтересованность в нем.

– Большинство поставщиков считают, что излишние остатки в точках продаж – это не их проблема, – констатировала Юлия. – Дескать, мы поставляем товар согласно заказам, и от нас больше ничего не зависит. Только Procter & Gamble пошел нам навстречу, активно участвует в работе по оптимизации товарных запасов.

– Не следует забывать, что для поставщика большие остатки в рознице также невыгодны, – продолжила Анна. – Они, конечно, не занимают место в нашем складе, но в них заморожены средства, они искажают данные о спросе, затрудняют прогнозирование. Поэтому, скажем, при проведении тех же акций продажи могут быть значительно больше запланированных, и тогда мы попадаем в ситуацию out-of-stock, либо товара продается значительно меньше, чем мы рассчитывали. Чтобы избежать этого, мы хотим наладить процесс управления запасами таким образом, чтобы не иметь ни лишних стоков, ни потерянных продаж. Для этого нужно найти баланс с клиентом, и мы его ищем.

На момент презентации проекта в сети было достаточно запасов, чтобы некоторые товары как минимум месяц вообще не заказывать, и при этом ни о каком снижении наличия товара на полке даже речи не будет, т.е. уровень сервиса для покупателя нисколько не пострадает. Поставщик при желании может помочь в решении этой проблемы – скажем, провести какие-то дополнительные акции по тем позициям, которые в магазине накопились в избытке, и предложить такие варианты взаимодействия, чтобы излишние стоки больше не появлялись.

– Идея состоит в том, чтобы вместе анализировать, где, как и почему возникают проблемы, и вместе находить пути их решения, – еще раз подчеркнула эксперт. – Чтобы не получалось так, что один из партнеров навязывает свою волю другому, пытается переложить на него свои затраты или риски. На мой взгляд, это большой шаг вперед, и в дальнейшем мы надеемся реализовать подобные проекты и с другими поставщиками. Возможно, даже будет создана отдельная команда, т.н. stock-team, которая будет заниматься конкретно этими вопросами. А пока эта функция прописана в обязанностях менеджеров отдела управления цепями поставок, и им делегированы соответствующие полномочия.

Этот проект, кстати, является инновационным не только для Украины, но и для Европы, и центральные офисы METRO GROUP и Procter & Gamble очень им заинтересовались. Если поставленные перед ним цели в виде сокращения товарных запасов в торговых центрах будут достигнуты (а эксперты в этом практически не сомневаются), этот опыт, скорее всего, будет распространен и на другие страны. Хотя проектом, по большому счету, является только внедрение и, так сказать, обкатка новой схемы сотрудничества. А в будущем, как надеются эксперты, она станет привычной и для сети, и для ее поставщиков.

 

 

 

Другие публикации автора: