Богдан ЯКОВЛЕНКО

директор по логистике «Эпицентр К»

Основные принципы построения логистической системы. Часть 2

0
514
Продолжение статьи, написанной после того, как возникла необходимость передать подчиненному персоналу информацию о том, как сделать работу логистической системы наиболее эффективной, поскольку ошибки, с которыми работал склад, приводили к неразберихе в грузодвижении и никак не способствовали качественному выполнению существующей логистической задачи. После этого, на протяжении нескольких лет, данная информация систематизировалась и, в конце концов, была приведена к существующей форме. Ценность этих знаний заключается в том, что они могут быть применены как ко всей цепочке поставок, так и к ее отдельным элементам.

Часть 1

«В оптимальной системе должен поддерживаться физический порядок. Если в системе отсутствует физический порядок, система имеет ограничения, что приводит к дополнительным затратам. Затраты на поддержания порядка в системе, не должны быть выше чем возможные потери от его отсутствия». И об этом говорит шестой принцип, – принцип Порядка.

Порядок – это работа процесса или ресурсов в процессе, согласно заданным правилам. Порядок должен поддерживаться как технологический, так и физический.

Технологический порядок регулируется распорядительной документацией и описывает правила работы персонала в системе. Соответствие действий персонала согласно установленным правилам, это и есть обеспечение технологического порядка. Например, если для распределительного центра создан регламент «Прием товара», персонал, задействованный на этом участке, обязан исполнять его, и не отклоняться от описанных действий. Или, если утвержден распорядок рабочего дня склада, весь персонал соблюдает его, но ни как иначе.

Технологическими регламентами для склада, таким как «Зонирование», указываются размещение различных технологических зон, ячеек и мест хранение инвентаря. Наличие инвентаря в указанных ячейках, это тоже соблюдение технологического порядка. Соблюдение технологического порядка приводит к оптимальному времени исполнения производственной операции, как для нового, так и действующего персонала.

Физический порядок и чистота также должны поддерживаться на складе согласно установленного расписания. Все эти мероприятия позволяют не тратить время на непродуктивные операции. Например, при комплектации товара из ячеек отбора на складе, появляется мусор в виде отработанного картона и упаковочной пленки. Если вовремя не убирать данный мусор, он захламляет проходы, что существенно затрудняет движение складской техники и персонала, что, соответственно, приводит к снижению производительности труда.

Поиск инвентаря, оборудования, иных средств производства, когда они не находятся на своих закрепленных местах, также ведет к потерям времени на их поиск. Наличие грязи и пыли в помещениях и на рабочих местах является причиной  различных негативных последствий – от увольнений персонала до выхода из строя точной электронной техники. Поддержание технологического и физического порядка – это необходимая обязанность, которая должна быть обеспечена на постоянной основе, для наиболее эффективного использования ресурсов в системе.

Если мы говорим об эффективности, то седьмой принцип открывает нам еще один путь к ее достижению: «Система должна непрерывно совершенствоваться в эффективности. Если система не развивается, она имеет ограничения, или столкнется с ними в будущем. Средства, затраченные на совершенствование системы, должны быть возвращены в установленный срок, за счет полученного эффекта, если не определено иное».

Весь мир развивается непрерывно. Все в той или иной мере эволюционирует! Технологический прогресс в наше время дает наиболее широкие возможности для выбора путей развития, выбора наиболее эффективных моделей осуществления деятельности. Да, для внедрения новых технологических решений необходимы инвестиции, иногда существенные. Но, предлагаемые новые решения, позволяют  обеспечить возврат задействованных инвестиций за счет полученного эффекта после их внедрения.

Самое главное, что новые технологии позволяют не только уменьшать себестоимость продукции, они обеспечивают новый уровень контроля, повышая качество услуг, расширяют уровни коммуникаций, выводят на новые рынки, обеспечивая  предприятия новыми поставщиками и клиентами.

Та логистическая система, которая не ищет новые пути повышения своей эффективности, как якорь, будет тянуть вниз целое предприятие. В современном мире логистика играет решающую роль. Клиент в наше время хочет удовлетворять свои потребности в самое короткое время с наивысшим уровнем качества и по минимальной стоимости. Покупатель стал очень требовательным. Предприятие, решая логистическую задачу, в первую очередь обеспечивает требования своих конечных потребителей. Развитие логистических систем, это не мода или прихоть, это требование той ситуации, которую диктует клиент. Если компания не развивается, она не выполняем условия конечного потребителя. И начинает терять. Сначала клиентов, затем бизнес.

Передовые компании уже не просто используют те возможности, которые существуют. Они создают новые, являясь реальными флагманами бизнеса. Они видят потребности рынка и свободные ресурсы, создавая абсолютно новые возможности для развития. Примером тому является компания UBER, и аналогичные ей, которые используют новые технологические решения, создают новые связи между свободными ресурсами и потребителями, вытесняя с рынка привычные нам решения. Существующая система должна развиваться с одной только целью - оставаться в зоне удовлетворения растущих потребностей клиента. Только таким образом в наше время можно строить бизнес в долгосрочной перспективе.

Текущим принципом мы заканчиваем первую категорию и начинаем вторую, в которую входят принципы, относящиеся к построению потока. Таких принципов насчитывается пять:

  • принцип одностороннего потока,
  • принцип короткого расстояния,
  • принцип синхронности,
  • принцип минимальных действий,
  • принцип равномерности.
     

Все вышеперечисленные принципы направлены на оптимальное построение потока в системе.

Восьмой принцип говорит нам об односторонней организации потока: «В оптимальной системе, движение потока организовано односторонне. Если поток имеет возвраты по маршруту, система имеет ограничения». В продолжении трактовки данного принципа, можно добавить, что если поток имеет возвраты по маршруту движения из точки А в точку В, как правило, это приводит к дополнительным затратам. Например, при внедрении WMS системы на Распределительном центре, как-то столкнулись с ситуацией, когда производительность комплектовщиков снизилась до критического уровня. Когда начали разбираться, оказалось, что заказы, по которым комплектация не была выполнена полностью (не дождались 100% пополнения ячеек комплектации из зоны хранения, приход и размещение товара в зону хранения был выполнен после завершения комплектации заказа), повторно запускаются в работу. Комплектовщики доукомплектовывают эти заказы единичными товарами, что приводит ко второму проходу маршрута отбора. Помимо этого, единичные коробки свозились в зону экспедиции, где нуждались в дополнительной доупаковки в готовые к отгрузке паллеты с товаром, что приводило к потере времени при погрузке. Тогда было определено, что нет необходимости запускать повторно заказы в доукомплектацию, так как количество дособранных грузов занимало не существенную часть и практически не влияло на общий сервис выполнения заказов, зато приводило к потере производительности персонала. Таким образом было определено правило, что заказы комплектуются персоналом за один проход, без возврата по маршруту отбора.

В некоторых случаях обратная транспортная логистика при централизованных поставках в торговую сеть, имеет свой смысл. Но, если есть возможность уйти от нее, или сделать ее более эффективной, лучше избегать встречного движения потоков.

Девятый принцип организации потока тесно связан с предыдущим принципом. Это принцип Короткого маршрута или как часто его называют, принцип Короткого плеча.

«Оптимальный поток в системе организован по короткому маршруту. Если поток отклоняется от короткого маршрута, система имеет ограничения». Этот принцип нет необходимости воспринимать буквально. Но движение по короткому пути минимизирует расстояние, что теоретически сокращает время в пути. Но, в жизни не всегда можно организовать движение по прямому, самому короткому отрезку. Даже современные магистральные авиалайнеры не летают по самому короткому расстоянию. Вмешиваются различные факторы при составлении плана полета, в том числе, размещение радиомаяков, закрытые географические зоны для полетов, погодные условия, или просто фактор безопасности, с размещением аэродромов, для аварийной посадки. Но, с учетом всех ограничивающих факторов, данный маршрут может быть самым оптимальным и эффективным.

Основная задача специалиста, который планирует логистическую систему, – учитывать данные факторы, и строить максимально эффективную систему «По короткому плечу», с учетом существующих ограничений. Этот принцип работает также и при мультимодальных перевозках, когда мы задействуем различные виды транспорта при доставке грузов. Мультимодальность дает возможность доставить груз в необходимые сроки при минимально возможной стоимости, тем самым обеспечивая эффективность данного маршрута. И это относится ко всем потокам в одной логистической системе.

Как правило, мы имеем несколько потоков в одном канале, и обязаны учитывать десятый принцип, – принцип Синхронности. «Некоторые различные потоки в одной системе, должны быть синхронизированы между собой в важных точках временной шкалы. Если во времени возникает разрыв между такими потоками в важных точках временной шкалы, система имеет ограничения».

Например, те, кто управляют складами, прекрасно знают, что товарные, информационные и документальные потоки, должны быть между собой синхронизированы. Заказы, полученные к началу комплектации, не будут запущены в работу до тех пор, пока зона комплектации не будет обеспечена товаром, или наоборот. Автомобиль не выедет со склада до тех пор, пока не будет подготовлен необходимый комплект документов. Товар в магазине не сможет быть принят на складе, пока в ERP-систему магазина не будет принята электронная накладная отправленная из WMS-системы (или ERP-системы склада). Все эти потоки должны быть синхронизированы между собой в определенных важных точках. Задача менеджмента обеспечить надежность работы каналов (ресурсов), с целью обеспечения синхронности потоков, что в свою очередь заставит работу систему без остановки, непродуктивных простоев и ожиданий. Чем выше доля объема потока от общего по предприятию, тем надежнее должен быть канал и используемые в нем ресурсы, включая их дублирование.

«В оптимальной системе количество действий с потоком минимально. Если в системе возникают дополнительные действия с потоком, система имеет ограничения». Данная трактовка принадлежит одиннадцатому принципу, а именно, принципу Минимальных действий.

Основная задача менеджмента при построении логистической системы, обеспечить минимальное количество действий с потоком в канале. Подразумеваем, что если мы будем задействовать минимальное количество ресурсов в канале при обработке элементов потока, это не будет создавать дополнительные затраты. Если есть действия с потоком, от которых не уйти, нам необходимо изменять ресурсы для его обработки. Например, использование интернета для передачи данных не просто удешевляет процесс ввода/вывода данных из информационных систем, но и сокращает временные затраты, что приводит к росту скорости потока в канале.

Ежедневно мы должны анализировать те ресурсы, с которыми обычно имеем дело, и задавать себе вопросы, как мы можем изменить процесс, какие ресурсы можем исключить или заменить, чтобы повысить эффективность прохождения потока в данном месте канала. Под эффективностью подразумевается не только банальное снижение затрат, что тоже хорошо, если мы добиваемся такого результата, но и ускорение обработки потока.

Хочется еще отметить, что чем меньше мы выполняем действий с потоком, тем большая вероятность того, что поток будет иметь меньше потерь. Любые действия с товаром (грузом) на складе приводят к дополнительным ошибкам и физическим потерям. Оптимально получить товар на входе на склад, и так же его отгрузить, без обработки. Но, к сожалению, задачи распределительной складской логистики абсолютно противоположны этому. Зачастую партии товара необходимо распаковать и распределить на множество получателей. И все же, имея такую задачу, менеджмент должен правильно управлять грузопотоком на складе, чтобы минимизировать дальнейшие действия. Например, если товар комплектуется на складе, необходимо комплектовать сразу паллеты с максимальной высотой в зоне комплектации, что бы потом минимизировать действия по перемещению и доукомплектации в других зонах склада неполных паллет. Для решения этой задачи необходимо учитывать множество факторов: количество заказов, зон комплектации, конфигурацию и хрупкость упаковки отбираемого товара и т.д.

В какой-то мере, только кросс-докинговые операции соответствуют принципу «Минимальных действий».

В транспортной логистике, мультимодальные перевозки обеспечивают только смену видов транспорта, но не «контейнера» с товаром. Действия с самим товаром, как правило, не производится. Это делается для того, чтобы повысить скорость обработки потока и не увеличивать бой и потери товара.

Таким образом, мы подошли к двенадцатому и одному из основных принципов построения оптимального потока в системе, принципу Равномерности. «В оптимальной системе, количество элементов в потоке в различных точках временной шкалы, постоянно, и ресурсы системы, равномерно загружены объемом потока, в пределах установленных уровней. Высокая волатильность потока приводит к профициту ресурсов в одной точке временной шкалы, и дефициту их в другой, что может приводить к дополнительным затратам».

Данный принцип является финальным для второго раздела, но при этом является связующим звеном с третьим разделом. Описывая принцип «Равномерности», мы начинаем строить базу для понимания трех последующих принципов: принципа «Своевременности», «Резерва» и «Утилизации ресурса», – принципов построения оптимального канала.

Потребительский спрос не является линейным. Он зависит от множества факторов. Экономических, конкурентных, товарных, сезонных, погодных и прочих. Каждый фактор может вносить существенные изменения в покупательские способности, что влияет на количество проданного товара в той или иной точке времени. Соответственно, продажи товара не являются постоянной величиной, и не имеют регулярную линейность.

Основным буфером, компенсирующим волатильность спроса является товарный запас в самих торговых точках, а также запас, сформированный на региональном центральном складе перед точками сбыта, включая отгруженный, но не принятый товар. Наличие товара в каналах доставки от производителя до регионального склада позволяет компенсировать отток товарного запаса с регионального склада в магазины, поддерживая товарный запас на складе на заданном уровне. Величина страховых запасов в каналах снабжения, зависит от объема проданного товара за единицу времени и периода его пополнения.

Покрытие волатильности продаж, возобновление товарного запаса, может выполняться двумя способами: увеличением товарного запаса в местах хранения или продаж, или увеличением частоты поставок, при этом страховой товарный запас в местах хранения снижается. Можно использовать комбинированный способ для разных участков цепи поставок или временных диапазонов, при этом достигается баланс между наличием товарного запаса и частотой его пополнения. И это актуально как для товарного запаса на складе, так и запаса в конечной точке продажи.

Чем равномернее спрос, тем проще прогнозировать и управлять ресурсами в канале. Равномерность объема потока позволяет максимально утилизировать ресурс и минимизировать их резервы в канале на покрытие волатильности, минимизируя наличие страхового запаса в канале.

Здесь мы сталкиваемся со всеми тремя принципами управления ресурсами в канале.

Тринадцатый принцип, принцип Своевременности, говорит нам о том, что «Ресурсы в системе, должны быть подготовлены своевременно, к моменту их использования, с учетом неравномерности объема потока. Подготовка ресурсов выполняется, как по количеству, так и по качеству».

Различают, как правило, два основных типов спроса: трендовый и циклический. Если поток постоянно растет (трендовый), то ресурсы для обработки данного потока должны появляться своевременно, в необходимом месте и в необходимое время, с небольшим профицитом на волатильность потока. Это необходимо для эффективного использования инвестиций и операционных затрат, затраченных на содержание излишнего ресурса в канале. Например, если иметь потребность в складских площадях на 2 000 кв. м высотного хранения, а использовать 10 000 кв. м, то, скорее всего, это приведет к дополнительным затратам. Иногда предприятия готовы идти на такие затраты, но здесь принимаются в учет различные факторы, в том числе динамика развития или наличие необходимого ресурса.

Необходимо обращать внимание на качество ресурсов в канале. Одинаковые ресурсы с различным качеством воспроизводят различную производительность. Не имея ресурсов необходимого качества, вы не получите необходимую производительность. Часто в отчетах мы видим количество имеющего ресурса, но не часто его актуальную производительность. Одним из показателей, для примера, который может контролировать качество и доступное количество транспорта в рейсах, является «коэффициент выпуска транспорта». Под качеством подразумевается и наличие ресурсов, которое предприятие имеет в наличие, но технически не готовое к полноценной эксплуатации.

Хуже ситуация обстоит с обеспечением ресурсами потока с циклическим спросом. В данном случае, ресурсы необходимы на определенное время, и в период снижения потока, данные ресурсы могут простаивать, что ведет к их неэффективному использованию. Об этом говорят два последних принципа управления ресурса в канале: принцип Резерва и принцип Утилизации.

Принцип Резерва звучит так: «В случае сильной волатильности объема потока или нехватки ресурсов в системе, должна быть возможность задействовать резервные ресурсы, если в этом есть жизненная необходимость. Стоимость содержания резервных ресурсов, не должна быть выше возможных потерь, связанных с нехваткой ресурсов, если не определено иное». Принцип Утилизации определен как «Оптимальная система стремится задействовать ресурсы полностью, включая объединение элементов различных потоков в один, без потери их качества и количества».

С одной стороны, ресурсы должны быть задействованы полностью с целью их эффективного использования, но при этом возникают риски нехватки ресурсов в канале из-за возникающей волатильности потока. С другой стороны, в канале должны быть использованы резервные ресурсы, которые и покроют волатильность потока. Если волатильность потока не высокая, можно использовать собственный ресурс. Но, если волатильность или цикличность потока велика, лучше использовать привлеченный ресурс на аутсорсинг, или фрахт. Есть и другой путь эффективного использования собственных ресурсов. В период снижения спроса, передавать собственный ресурс в аутсорсинг, или сдавать его в наем. Это управленческое решение, зависящее от текущей ситуации. Главное, чтобы такие решения были экономически обоснованы и рассматривались в различных временных перспективах.

Один из практических примеров – это поставки с центрального склада в торговые точки собственным автотранспортом. Если ваша логистика использует собственный автотранспорт для доставки товаров с центрального склада в магазины, у вас возникает необходимость возвращать это транспорт обратно. Конечно, возвращать его пустым после выгрузки неэффективно. Поэтому данный транспорт может использоваться для загрузки товаром от поставщиков, или сдачей своего транспорта во фрахт. В любом случае, машина при возврате на центральный склад будет не просто окупать затраты на возврат, но и приносить дополнительный доход. Однако одним из важных моментов, которые необходимо учитывать при прогнозировании количества единиц транспорта для обеспечения отгрузки товара с центрального склада, является его оборачиваемость с учетом загрузки у сторонних контрагентов. С другой стороны, вы можете использовать и фрахтовый транспорт, не беспокоясь о том, что его необходимо вернуть на центральный склад. Решение сугубо индивидуально, и принимается для каждого случая отдельно.

Основным первичным инструментом для понимания количества ресурсов, необходимых для обработки будущего потока, является прогнозирование. Прогнозирование объема потока в будущих периодах важная часть процесса составления расчета ресурсов. Прогнозирование и расчет количества ресурсов должно составляться на минимально возможный период, так как, чем меньше период прогнозирования, тем точнее прогноз. Но для разных ресурсов могут быть разные точки и разная временная перспектива составления прогноза. На это влияет срок изготовления и поставки ресурсов. Например, составления прогноза и расчета в потребности для складских объектов будет отличаться существенно от расчета потребности в складской технике. Период строительства или аренды свободного складского объекта может выходить за рамки краткосрочного планирования, и выходить не только в среднесрочное, но и долгосрочное планирование, более 2-3-х лет.

Необходимо также отметить, что планирование и прогнозирование, это уже инструменты управления логистической системой.

Как было сказано в начале данной статьи, система базируется на Принципах построения, т.е. правилах, но помимо этого существуют Инструменты управления логистической системой, которые помогают поддерживать работающую систему в рамках установленных правил.

Детально мы не будем рассматривать данные Инструменты управления системой, но отметим, что основных их четыре: планирование, управление ресурсами, включая прогнозирование, управление регламентами и управление контролем. Все они синхронизированы с Принципами и направлены на приведение работы системы к  установленным принципам. Но, это уже тема другой статьи.