Ярослав СТЕПЧЕНКОВ

практикующий менеджер проектов

О результатах инвентаризации

0
212
Данный текст возник после вопроса, заданного мне: «Какой процент списания может быть по результатам инвентаризации?». Вроде бы, корректный вопрос. Начал вспоминать о нормах списания. Но тут меня переклинило. Причина проста: компания то работает со штучным товаром, который не испаряется, не теряет влагу. И сразу начал вспоминать опыт работы с другими компаниями, для которых списания по результатам инвентаризации было обычным делом. Вдумайтесь, обычным делом, исчисляемым в сотнях тысяч. В месяц!

Давайте разберемся в этом вопросе и поставим точки над «і».

1. К инвентаризации нужно относиться, как к процедуре «поиска» пробелов в учете и процессах, из-за которых теряется товар.

2. Результат инвентаризации, это не только корректировка учетных данных по остаткам и выравнивание с фактическими, а анализ причин пробелов и последовательная работа по «латанию дыр». Регулярная и постоянная, до тех пор, пока вы не залатаете все «дырки» у себя и не возьмете под контроль «проблемы», которые приходят на склад извне.

3. Можно выделить три типа потери на складе, которые возникают, и которые находимо учитывать при инвентаризации:

  • естественная убыль;
  • погрешность измерений или измерительных приборов;
  • неестественная убыль.

Естественная убыль. Об этом я много писать не буду, так как она давно стандартизирована и по ней выведены нормативы списания. Здесь очень важным является соблюдение режимов хранения для того или иного вида ТМЦ, при которых эти потери могут быть уменьшены.

Погрешность измерений. Эти отклонения возникают, когда вы принимаете/отгружаете весовые товары. Выделим несколько вариантов:

Вариант 1: применение разных способов измерений у поставщика и у вас. Например, наливные нефтепродукты взвешиваются на вагонных весах, а при получении вы используете расчетно-объемный метод. Проблема возникает, когда бухгалтерия ставит все на учет согласно расходной накладной. В этом случае изначально должен быть определен процент погрешности. В приведенном пример он утвержден на уровне ГОСТов.
Очень важное правило: СКЛАД ДОЛЖЕН ОТВЕЧАТЬ ТОЛЬКО ЗА ТО, ЧТО ПРИНЯЛ ФАКТИЧЕСКИ. Если же необходимо где-то эту разность учитывать, то создайте виртуальный склад и при приеме отправляйте разность туда, а потом при инвентаризации списывайте.

Вариант 2: прием суммарным весом весового ТМЦ, частично упакованных. Пример из моей практики в ритейле - прием капусты. Она приходит от поставщика. Суммарный нетто вес на поддоне 400 кг и это 16 мешков. Усредненный вес одного мешка 25 кг. Но если вы видели сетки с капустой, то они, по факту, имеют разный вес из-за разных размеров самих головок капусты. И когда идет усредненная отгрузка, то получается следующее: у кого минуса по весу при приемке – сразу заявляют, ну а плюс, по нашей общепринятой практике, кладовщик склада-получателя считает своей заслуженной премией. Для компании это могут быть копеечные потери, а могут быть и не маленькие. И здесь у вас два пути решения: либо при приемке сразу вводить индивидуальное взвешивание каждого мешка, его маркировку и ведение индивидуального учета в информационной системе, или принять условный процент потерь. Однозначного решения не озвучу. Просто надо сравнить затраты: сумма в потерях по весу и затраты на людей участка взвешивания и маркировки, а также расходники (этикетки, риббоны для печати и т.д.). В мое практике всегда побеждали затраты, связанные с индивидуализированным взвешиванием .

Вариант 3: «разбалтывание» измерительных приборов. Вы обзавелись поверенными весами. Все взвешивается. При инвентаризации находим потери по весу. Смотрим  измерительный прибор, а он врет. Соответственно, начинаются вычисления потерь и т.д. СТОП. Вот это причина – откровенный бок с вашей стороны. И лазейка для хищений. Как только появился какой-либо измерительный прибор, поверенный Госметтестстандартом или вами, у вас сразу должны появиться ВАШИ КОНТРОЛЬНЫЕ МЕРЫ. Для весов это поддон, ящик или собранная паллета с четко установленным весом. Например, для измерителей длины кабеля – контрольные куски кабеля определенной длины, которая измерена и зафиксирована. Кроме того, необходимо еще ежедневное контрольное взвешивание с использованием установленных мер и фиксация в журнале. И правила, при каких отклонениях вы запрещаете пользоваться этими приборами для приемки и отгрузки. Тем самым вы:
а) не обманываете клиента, вызывая негатив;
б) не даете персоналу возможности «изыскивать» дополнительные метры/кг и пр.

Неестественная убыль. Это ваши потери, связанные с человеческим фактором: как непреднамеренным (назовем Ошибками) и намеренными (Воровством). Сразу очень важно понять, что недостачи на складе могут возникать и не по вине склада. Просто им не повезло. Шутка. Но в каждой шутке есть доля шутки. Если нет четкой системности и превентивных мер, то реально все прилетает на склад.
Итак, идем по пути эволюции. Есть материальный учет, благодаря которому на складе появляется товар, за который отвечают (т.е. операции, при которых появляется и выбывает товар). В некоторых компаниях эти операции делаются вне склада и не сотрудниками склада. Представляете, товар на приход или расход на складе ставят люди, которые за него не отвечают.

Соответственно, любое наведение порядка начинается с разделение учета между бухгалтерией и складом. Это может быть один документ, но с разными полями, это могут  быть зеркальные документы (пример в 1С Расходная накладная и Расходный ордер). Решения могут быть разными, но суть одна: склад ведет у себя обособленный учет и документы этого учета (электронные, бумажные) проводятся только МОЛ склада.

Наглядные примеры:  на складе филиала при инвентаризации постоянно минуса по ходовым позициям. Отгрузка делается через предоставления РН из офиса, учет по складу ведется в офисе. РН делаются продажниками и до закрытия периода могут редактироваться. Мои подчиненные приезжаю разбираться. Общаюсь с ребятами и вижу, что они явно не склоны по характеру и воспитанию к таким наглым хищениям. Для проверки в 1С создаем небольшой блочек, который начинает делать определенны анализ (его нюансы опущу). В результате вылавливаем, что продажники одну и ту же накладную в печатной форме отдавали на склад несколько раз, корректируя номер и дату. В другом случае после отгрузки, спустя некоторое время, в электронной форме корректировали в меньшую сторону (особенно это распространенная практика в компаниях, где по каким-то причинам не принято хранить бумажные копии приходных/расходных документов на складе).
Как я уже писал, решение одно – обособленный раздельный учет (приход, расход, списание, инвентаризация).

Итак, мы закрыли проблему искажения на входе. Теперь пора разобраться с выходом. Склад ведет свой учет, но клиенты часто жалуются на недостачу, масштабы которой ужасающие. Начинаются претензии к зав.складу, его наказывают, штрафуют, увольняют…
Но почему-то ни у кого не закрадывается мысль, что проблема может быть по вине перевозчика или получателя (там такие же люди, порядочные и не очень). И обычно ситуация развивается таким образом. В погоне за клиентом многие считают, что он всегда прав. Его кладовщик при приеме чего-то не находит. Выставляют претензию. Продажник, чтобы не потерять клиента, ее принимает, корректирует РН и разница вешается на склад. Но через некоторое время недостающая штуковина находится в самой глубине ящика. Вау! У кладовщика есть дополнительная премия. Как вы думаете, какой процент кладовщиков об этом заявит (вопрос риторический)? Что сделает такой кладовщик в следующий раз? А чем черт не шутит, заявит о еще одной проблеме. И еще, и еще.. А выгребает склад.

Резюме. Наш следующий шаг – фиксация погрузки и комплектации/упаковки ящиков. Видео, упаковочные листы. Знаете, здесь мне всегда вспоминается одноглазый шахматист из «12 стульев» с фразой: «А у меня каждый ход записан». Не хотите терять – фиксируйте все при упаковке и погрузке. Поверьте, это окупится и дисциплинирует клиентов. И пару слов о дисциплине: на уровне договор/контрактов оговаривайте ограниченный срок претензий по приемке микс-паллет и/или микс-ящиков (например, 7 дней с момента поставки/доставки). Чтобы потом, задним числом, спустя пару месяцев, по результатам своей инвентаризации чужой склад не сделал подарок в виде: «Ой, а помните поставку три месяца назад, а вы нам не доложили».

Кроме вышеописанного, есть еще и другая проблема на выходе, генерирующая недостачи – это перевозчики. И поверьте, их умение вскрывать ящики с полным отсутствием  визуальных признаков «несанкционированного вмешательства» у некоторых почтовых операторов и экспресс-перевозчиков достигло не то, что мастерства, а искусства. Поэтому:

  • если можете, то сдавайте перевозчикам места ящиками (по возможности, даже если это спалетировано);
  • заставляйте в ТТН расписываться за места и следите за оговорками;
  • обязуйте вашего получателя принимать также по местам;
  • идентифицируйте грузовое место и его вес. Идеально, чтобы на ящике была бирка с указанием этого веса брутто. И обязуйте поставщика принимать по весу, т.е. вытащили ящик, визуально осмотрели и взвесили. При значимом расхождение – комиссионная приемка с перевозчиком и актирование. ВАЖНО: при оформлении у экспресс-перевозчика при любых ситуациях указывайте вес в декларации. Вы ему платите или за вес или объемный вес, но посылку он должен сдать не по методу оплаты, а по ее характеристике, и вес одна из них. Причина такого акцента проста – красиво подрезают ящик (или снимаю скотч), вынимают часть товара и передают вам. Как вы понимает, при быстрых технологических процессах искать какой-то мусор, одинаковый по весу, и заменять им украденное, чтобы вес совпадал, никто не будет.

С водителями наемных машин ситуация сложней – у него есть больше времени для доступа к грузу. Поэтому:

  • если позволяют характеристики, то мелки товары и коробочки должны быть как можно глубже в ящике. Идеально, чтобы снизу и сверху было что-то длинное и дешевое, чтобы пришлось разрезать (нарушить всю упаковку). У меня ребята на складе, договорившись с клиентом, чтобы он не ругался, туда засовывали использованную стрейч пленку. В общем суть в следующем: если кто-то хочет добраться до груза, он должен сильно раскурочить упаковку, а не отделаться минимальным надрезом
  • пакуете паллету:
    а) пленка должна на 5-10 см нахлестывать на поддон;
    б) слой должен перекрывать слой не меньше чем на 10 см;
    в) сверху обязательный нахлест, которые потом обязательно обматывается несколькими нахлестами по периметру;
    г) пленка должна быть натянута как струна.

И теперь главное, на этой натянутой пленке по всем сторонам как можно размашистей маркером расписывается ваш человек, у которого самая изощренная подпись. Дальше – фото, и клиенту. Как вы понимаете, если полезут за товаром, то нарушат натяжение. И как следствие – искажение красоты автографа вашего сотрудника сразу бросится в глаза. Просто и достаточно эффективно. И, конечно, идеальный вариант – использование термотунеля и термоусадочной пленки, если позволяют характеристики товар. Тогда отправление полностью обтягивается пленкой, которая садится настолько плотно, что при нарушении ее целостности это сразу заметно. А такой технологии, сами понимаете, у тех, кто хочет поживиться, просто нет. Ну, а если вы еще и брендируете пленку, и с определенной периодичностью меняете на ней изображение, то шансы даже подделать ее становятся достаточно дорогими.

Итак, мы локализовали потери (ошибки и воровство) в пределах склада. А значит, пора наводить порядок там…

Источник SCM, Логистика, Управление Запасами и Закупками с Ярославом Степченковым