Ярослав СТЕПЧЕНКОВ

практикующий менеджер проектов

О наборе персонала в логистике, и не только

0
856
Волею судьбы и контрактных договоренностей, мне приходится участвовать в подборе логистического персонала для разных позиций. Много резюме. Обычных или проработанных карьерными консультантами. Идеальные, аж глаза слепят от блеска амбиций. И скромные, так как человек не умеет нагонять «понты». Выбор кандидата отдавать на откуп HR? Если речь идет о психоэмоциональном портрете, то суждению некоторых специалистов в этой области будут полезны. Но профессиональные навыки (или компетенции) проверить они вряд ли смогут. Почему-то они в «дебрях» этой профессии не очень сильны (наверное, плохо их учат ). А команду набираете вы для себя и только для себя. Хотя встречались примеры, когда директор по логистике (зав.склада, руководитель отдела и т.д.) отдавал все на откуп отделу кадров. Но лично я считаю, что такая политика связанна с тем, чтобы потом можно было валить все свои неудачи и неуспехи на HR: «Это ж они мне персонал набирали, а я весь классный, но кого они мне нанимают!!!».

Как показывает опыт, лучшим способом проверить и подобрать достойного члена команды, при этом не гадать «на кофейной гуще», является создание практических кейсов. Не просто кейсов из книг или интернета (как задача для логистов об абстрактном производителе окон). Мы говорим о практических вопросах-задачах, которые решались, решаются или будут решаться в вашей компании на должности, куда вы нанимаете человека.

С чего начать построение данных задач?

1. Как не избито будет звучать, для каждой должности нужно иметь карту компетенций (ну, а как иначе вы будете проверять квалификацию, если не знаете перечень тех навыков и знание, которые потребуются). При этом очень важно разделять навыки must have и тех, которые сотрудник должен будет в себе развить. Банальный пример. Требование: «Знания 1С». А вы задумывались, что каждая компания имеет свою конфигурацию, свои журналы и свою аналитику. И даже электронный вид документ (даже обычной приходной накладной или складского ордера, могу разимо отличаться).

2. Когда мы построили карту компетенций – определяем желаемый результат проявления данной компетенции. Например, позиция «Заведующий складом». Компетенция: «Знание инструкции П-6 и П-7». Результат: «Умение зафиксировать проблему и правильно оформить акт в соответствии с инструкцией П-6 и П-7». Хочу обратить внимание, что нам интересно не знание, что есть такие инструкции, а практическое умение зафиксировать, описать и оформить проблему (заактировать) с соблюдением процедур и требований по данным инструкциям.

3. Работа над кейсами, это жизнь, а не тест: «угадал, не угадал». Лично я являюсь противник тестирования с вычеркиванием не нужных ответом или выбором нужного из предложенного варианта. Во-первых, это не приводит к тому, что человек анализирует ситуация и пытается ее решить, а просто копается в памяти, что он по этому поводу знает. Во-вторых, такой вид оценки/аттестации убивает творчество на корню и в большинстве развивает краткосрочную память. При найме нас должны интересовать способности кандидата применить свои знания, а если их в данную минуту недостаточно, то искать всеми доступными способами решение (другими словами, способности к развитию и профессиональному эволюционированию).
 
4. Кейс должен быть не отвлеченный, а из жизни и проблематики компании. Например, зачем вам тестировать умение проведения Закона Парето, если вы им внутри компании не пользуетесь.

5. Кейсы должны делиться на закрытые, в которых важна правильность ответа, и открытые, с неким «подвохом», или точнее, с не единственным ответом, чтобы дать возможность кандидату проявить себя.

Немного примеров для формирования понимания.

Пример 1: Задание для зав.склада

  • Раздел: Приемка Товара/Продукции
  • Компетенция: практическое знание и умение пользоваться нормативной документации касательно приемки товара (инструкций П-6 и П-7).
  • Метрики оценки:

«Удовлетворительно»: правильное заполнение всех разделов Актов; корректное и качественное описание выводов о причинах отклонений; корректное и юридическое правильное оформление подписей всех участников приемки.

«Отлично»: все требования к «Удовлетворительно» плюс: выбор фото/или видеофактов, которые прилагаются к Акту; разделение ответственности перевозчика/поставщика исходя из условий поставки и корректное оформление одного или нескольких актов в зависимости от распределения ответственности.

«Супер»: оценка недостающих документов/фактов для составления акта и защиты интересов компании; действия при отказе от подписи представителя перевозчика/поставщика для корректного оформления акта.

  • Материалы для теста:

Пакеты материалов о поставке товара видео и/или фото материалы условных приходов грузов и пакеты товарно-сопроводительных документов.
При этом должны быть предоставлены материалы, которые связаны со следующими случаями:
- типовая поставка без повреждений или недостач;
- поставка с боем по вине перевозчика (например, падение груза при транспортировке; «примятые» ящики и т.д.);
- поставка с недостачей по количеству (желательно, с совпадающим указанием грузовых единиц, и с разным, например, в ТТН указаны паллеты, а инвойсе – ящики);
- поставка с отметкой перевозчика «Принято под пломбу» при которой обнаружена недостача по количеству грузовых мест или нарушена целостность упаковки;
- поставка, по которой не качественные фото (например, ракурс, которые не показывает, как была загружена машина) или некорректно оформлены документы.

  • Требование к выполнению задания:

- Время: не более 15-30 мин на один случай (зависит, от количества товарных позиций, которые вы внесли в документы, но больше 10-20 не рекомендую, т.к. это будет просто механическая работа).
- При выполнении можно пользоваться как самой инструкцией, так и вспомогательными материалами.

Данное задание может использоваться как при приеме на работу, так и для ежегодной аттестации (но придется менять примеры).

Пример 2: Задание для руководителя или менеджера транспортной логистики

  • Раздел: Маршрутизация.
  • Компетенция: понимание основных факторов, которые влияют на построение маршрута.
  • Задание: (см. фото). 
  • Метрики оценки:

«Удовлетворительно»: построенный маршрут по пробегу и по т/км с обоснованием, при каких критериях лучше использовать тот или иной принцип построения маршрута. Причем не цифра итого, а формула, которая показывает логику расчета

«Отлично»: все требования к «Удовлетворительно» плюс переход к формированию маршрута через затраты на топливо (т.е. соискатель задаст вопрос, а какой машиной будет пользоваться и применит коэффициент расхода топлива в зависимости от загрузки).

«Супер»: требования на «Отлично» и плюс предложение по использованию при формировании маршрута временных параметров использования машины (время на маршрут и эксплуатационной скорости или хотя бы о специфике трафика к клиентам).

  • Требование к выполнению задания:

- Время: не более 10 мин. Оценивается скорость принятия решения.
- Обеспечение: бумага, ручка, калькулятор (он больше как фактор отвлечения, а именно –  будет ли кандидат сначала строить формулу/модель, а потом считать, или поддастся на искушения и сразу начнем нажимать на кнопки).

В моей практике данное задание применялось несколько раз при найме. И лучший результаты показал матерый транспортник и, как не удивительно, выпускница без опыта, причем выпускница не профильной специальности (т.е. не логист и не транспортник, увы, сейчас не вспомню ее специальности).

Пример 3: Задание для директора по логистике, зав. склада или аналитика развития складских процессов (менеджер системы качества логистических процессов и т.д.)

  • Раздел: Склад.
  • Компетенции:

- навыки аудирования процессов;
- умение находить контакт с новыми людьми и располагать к себе;
- интервьюирование участников процесса для определения проблемных полей и/или полей для развитий;
- картирование процесса или алгоритмизация бизнес-процессов;
- применение инструментов выявления первичных причин (например, 5 почему, «Причин-Следствие», Дерево Событий и пр.).
- умение проводить презентации и «продать» идеи.

  • Метрики оценки:

«Удовлетворительно»: оценка ключевых проблемных полей и как минимум предложение по действиям (направлению) их закрытий.

«Отлично»: требования «Удовлетворительно» с техническим анализом и описанным планом действий с детализацией до уровня n-2 плана реализации.

«Супер»: требования «Отлично», но кандидат сам формирует время для изучения работы склада. При этом:
а) он просит больше время для наблюдения, чем выделяется нами;
б) он просит посещения работающего склада перенести на пиковые нагрузки, а не предложенные компанией;
в) он составляет план интервьюрования, прося познакомить с несколькими «старичками» и несколькими новичками;
г) запрашивает текущие отчеты, которые есть в компании и могут помочь с изучением текущей ситуации (имеется ввиду какие бы он метрики хотел видеть и в какой форме).

  • Задание

Описание текущей ситуации:
- Заказы в 1С на Склад попадают в порядке проведения документов менеджерами по продажам (документ – Заявка).
- Заявки распечатываются автоматически после проведения заявки на принтере склада.
- Распечатанные заявки раскладываются по направлениям согласно плана отгрузки.

Текущие проблемы:
1) ошибка – положили не в тот лоток и заявка вовремя не уехала.
2) сборщики могут выбирать себе лучшую накладную (заявку), что приводит к перекосу в мотивации.
3) если не все заявки на выбранные направления собраны, может произойти простой машины под загрузкой (не все заявки могут быть распечатаны и учтены).

Технические ресурсы в наличие:
- сканнеры штрих-кодов;
- 1С;
- принтер офисный, принтер этикеток Зебра.

Постановка задачи:
1. Предложить план действий для устранения озвученных проблемы с акцентом на отсутствие простоя машины и сотрудников.
2. Обезличить операции (никто ничего самостоятельно не выбирает).
Ограничение: реализация осуществляется только текущими ресурсами

  • Требование к выполнению задания:

- Кандидат посещает объект во время средней или минимальной загрузки. Время посещение – 2 часа. В сопровождение выделяется сотрудник склада или отдела персонала (для наблюдения коммуникативных способностей).
- Кандидат может задавать вопросы любому сотруднику склада.
- После посещение кандидат в течение 5 рабочих дней должен предоставить свой план действий в электронном виде.
- Если ответ будет на уровне «Удовлетворительно», он должен будет «продать» изменения представителям компании.

Пример 4: Задание для директора по логистике, зав. склада или аналитика развития складских процессов (менеджер системы качества логистических процессов и т.д.)
Комментарий: данный пример из одного бизнес-кейса с примером 3.

  • Раздел: Склад.
  • Компетенции:

- навыки аудирования процессов;
- умение входить в контакт с новыми людьми и располагать к себе;
- интервьюирование участников процесса для определения проблемных полей и/или полей для развитий;
- картирование процесса или алгоритмизация бизнес-процессов;
- знание и умение построение моделей результативности и эффективности;
- навыки проведения презентации и умение «продать» идею.

  • Задание

Описание текущей ситуации:
Есть бригада приемки-подпитки товаров. Результат ее работы – наличие в достаточном количестве товара на ячейках для проведения операции комплектации.

Постановка задачи: предложите метрики измерения результативности и эффективности работы данной бригады (сотрудников).

Ресурсы, которые есть в наличии:
- складская программа с фиксацией адресного хранения товаров, в которой выделены ячейки для комплектации (с расчетным количеством максимального заполнения и отражения текущего остатка);
- автоматическое формирование нарядов на подпитку ячейки;
- отчет АВС по отгрузке: в каких ячейках находятся необходимые товары;
- есть возможность для отчета «Ненайденные товары» – комплектация.

  • Метрика и Требования к выполнению аналогичны п.3 (могут проводиться параллельно).

Возможно, кому-то данные примеры покажутся сложными, но они позволяют сразу отсеивать ненужных людей. Особенно мне заполнился один из ответов на кейсы 3 и 4, который провучал примерно так: «Я вам отвечу на кейсы, но для этого вы сначала должны взять меня на работу» (и это ответ кандидата на должность Директора по логистике»!).

Ну почему, будучи кандидатом, кто-то считает, что его должны нанять по резюме и только по нему? Хотя, увы, на сегодня это – распространенная практика. Нанимают или «понты», или опыт прошлых компаний, а не будущего эффективного именно для данной компании, сотрудника. ДАВАЙТЕ ПОДБИРАТЬ КОМПЕТЕНТНЫЙ ПЕРСОНАЛ и БУДЕТ ВАМ… хотя бы польза :).

Источник:  SCM, Логистика, Управление Запасами и Закупками с Ярославом Степченковым