Евгений МОРОЗОВ

Из прошлого в будущее

0
1760
О текущем состоянии украинской логистики, ее проблемах и перспективах рассуждает эксперт по логистике Евгений МОРОЗОВ

Век динозавров уходит
 

– Отношение к логистике в Украине и ее роль в бизнесе хорошо иллюстрирует один из моих последних проектов. Проект был непростой и очень интересный – с постройкой распределительных центров, обучением персонала, закупкой техники, оптимизацией всех технологических процессов и пр. И компания имеет все основания гордиться его результатами. Попав на ее склад сегодня, сразу понимаешь, что это действительно европейское предприятие: везде порядок и чистота, каждый занят своим делом. Но самое удивительное, что там всегда тихо, никто не бегает и не кричит.

Это была одна из важных задач – исключить управление криком и эмоциями, которое обычно возникает там, где работают сотни людей. И нам удалось ее решить. Теперь любые команды голосом руководителей на складе исключены. Задания каждому сотруднику дает WMS на экран терминала, и она же отслеживает их выполнение. Никаких указаний извне нет и быть не может. В результате на 5 распредцентрах общей площадью 100 тыс. кв. м около 5 тыс. человек работают практически молча.

Хотя тишина – это только внешняя сторона дела. Гораздо важнее, что это дало сильнейший толчок к оптимизации персонала, устранив влияние человеческого фактора. Ситуации, когда кладовщикам забывали давать задания и проверять их исполнение, направляли слишком много ресурсов на один участок, оголив другой, теперь просто исключены. Как и всевозможные «Забыл», «Не расслышал», «Не понял». Система дала задание – человек его выполнил и отправил отчет. Если он ошибся, тут же поступает сигнал, и ошибка исправляется. Если где-то не хватает ресурсов, система направляет туда дополнительных людей или технику.

И заметьте: система автоматизации всегда работает четко и быстро, вне зависимости от времени суток, погодных условий или чьего-то настроения. С ней скорость и эффективность принятия решений возросли на порядки, что дает компании массу новых возможностей. Ведь большинство украинских предприятий все еще ведут отчетность в Excel или похожих программах и по скорости реакции напоминают динозавра, которому уже полхвоста отпилили, а импульс до головы все еще не дошел.

Представьте себе: на складе товар постоянно приходит, размещается, отбирается, отгружается и т.д. Данные об этом агрегируются, каким-то образом обрабатываются (если есть WMS, из нее делается выборка) и передаются вышестоящему руководству. Там их снова обрабатывают, анализируют, консолидируют с отчетностью других подразделений и отправляют на следующий уровень. Лишь пройдя несколько таких ступеней, информация в очень обобщенном и упрощенном виде попадает к гендиректору, а затем принятое им решение должно пройти тот же путь в обратном направлении.

Стоит ли удивляться, что принятые при таком раскладе решения часто запаздывают и не приносят ожидаемых результатов? Ведь с тех пор, как данные были собраны, прошло время, и ситуация могла кардинально измениться под действием различных внешних и внутренних факторов. Но полная информация о текущем положении дел руководителю практически недоступна. К примеру, лишь на единичных украинских предприятиях директор по логистике может сказать, какие затраты он понес сегодня в течение дня, и что конкретно нужно сделать, чтобы завтра они не выросли в пересчете на единицу товара. А без этого говорить об эффективном управлении логистикой довольно затруднительно.

Современная система управления
 

В нашей стране до сих пор ведутся дискуссии о том, эффективна ли автоматизированная система управления складом. Могу с полной уверенностью сказать, что она эффективна априори. По одной простой причине: чтобы принять взвешенное решение, логист должен проанализировать огромный массив данных прошлых периодов и сравнить их с параметрами планируемых грузопотоков, учитывая не только объемы и время поступлений и отгрузок, но и особенности складской обработки мелких товаров и крупных, отечественных и импортных, с короткими и длительными сроками хранения и пр.

То же касается управления компанией в целом, только в этом случае речь идет о еще большем количестве информации и направлений ее анализа. Полноценно провести его вручную или в Excel в приемлемые сроки практически невозможно, а современные программные продукты делают это легко и быстро, причем вероятность ошибок сводится к нулю (если, конечно, исходные данные верны). Отсюда и скорость реакции, и качество принимаемых решений. Но систем автоматической отчетности и принятия решений в Украине, к сожалению, практически ни у кого нет.

Широко распространено мнение, что системы такого класса очень дороги, а потому для нашего бизнеса почти недоступны. На самом деле это не так – просто у нас пока мало руководителей и логистов, которые понимают, как это сделать и что именно должно получиться на выходе.

А на выходе у нас должна быть система управления, организованная по такому же принципу, как на подводной лодке или атомной электростанции. Там никто не бегает и не передает, что делается в разных блоках – есть огромная панорама-пульт, на которой все это видно. Причем она правильно распланирована по зонам внимания – так, чтобы самые важные показатели, которые нужно постоянно отслеживать, были прямо перед глазами. Их составляющие обычно скрыты, чтобы не перегружать пульт, но их всегда можно увидеть, нажав соответствующий значок. Точно так же раскладывается каждый более мелкий показатель – вплоть до развернутой таблицы с подробностями работы каждого узла.

Если по такому принципу будет построена система отчетности коммерческого предприятия, его генеральный директор в любую минуту сможет видеть полную информацию о работе компании в целом и каждого подразделения: прибыль, объемы продаж, процент отгруженных заказов и т.п. Если потребуются более подробные данные, он сможет получить их, кликнув на соответствующее поле. Причем это будут цифры не недельной давности, а оперативные, на данный момент. А значит, руководителю, а с ним и всей компании не придется бороться с призраками прошлых периодов – вошел, посмотрел и сразу понятно, как меняется ситуация, к чему приводят предпринятые накануне меры и что нужно делать дальше.

Та же система доступна и руководителям подразделений, но уже без глобальных показателей – они отслеживают только свои секторы и общие данные по смежным, чтобы согласовывать сроки и объемы производства. У директора по логистике ключевым показателем может быть, скажем, процент доставки заказов в торговые точки (опять-таки, на данный момент, а не на вчера). А нажав на него, можно увидеть и подробности: количество отгрузок со склада, автомобилей в рейсах и т.д.

У менеджеров более низких уровней также свои мониторы, на которых они видят оперативные данные по всем бизнес-процессам, за которые отвечает. Здесь декомпозиция показателей уже более глубокая – тот же завскладом, к примеру, видит, сколько машин в данный момент загружаются и сколько ожидают разгрузки, какой процент сегодняшних заказов уже выполнен, сколько людей и техники занято на каждой операции и т.п.

В этом и состоит главная цель и основное преимущество современных систем управления: на каждом уровне менеджмента в любой момент есть все необходимые данные. И для этого не нужно иметь несколько десятков, а то и сотен человек, которые заняты исключительно подготовкой отчетов и перебрасыванием друг другу экселевских файликов, в которых, к тому же, при желании всегда можно что-то подправить.

Если задуматься, ничего фантастического или суперсложного в таких системах нет. Во многих компаниях это уже частично реализовано – тем же проваливанием из окна в окно для более детального просмотра информации давно никого не удивишь. Просто о том, чтобы использовать такой же подход при разработке системы отчетности, пока мало кто не задумывается.

Минус человеческий фактор
 

Однако давайте вернемся к WMS и ее эффективности. И вспомним о том, что с ее появлением работа склада уже не зависит от нескольких человек – кладовщиков, начальников смен, бригадиров и т.п., которые всегда знают, где что находится, и все умеют делать. На первый взгляд кажется, что иметь на складе такой «костяк» компании выгодно, но на самом деле это не так. Ведь именно эти люди обычно больше всего сопротивляются любым изменениям. А теряя такого сотрудника, компания теряет и часть информации, потому что ни одна база данных никогда в полной мере не отразит все, что он держал в голове. Даже если ведется какая-то карта размещения товаров в Excel, в ней всегда будут отклонения.

Вот и получается, что иметь систему, которая действительно все знает и управляет работой склада, «невзирая на лица», для компании эффективнее и безопаснее. Тем более, что обучить работе с ней нового сотрудника можно очень быстро. Приглашаешь человека буквально с улицы, проводишь общий инструктаж в течение получаса, а затем вводную инструкцию уже непосредственно на складе – и через 4 часа получаешь сборщика со средним темпом сборки. Если он хочет заработать, то через 4 дня будет работать уже довольно быстро, а через 2 недели станет настоящим профессионалом. Ведь ему не нужно помнить, где что находится, думать, что сделать в первую очередь, а что потом – он просто выполняет задания, которые высвечиваются на экране его терминала.

Причем каждый такой сотрудник может выполнять не одну, а 2–4 операции: подбирать, размещать, упаковывать, паллетировать и т.д., когда получает из системы такие задания. Это зависит от того, на каком участке в данный момент нужны ресурсы. Бежать сообщать начальнику смены, что некому паковать срочный заказ, и ждать, пока он найдет и пришлет упаковщиков, уже не приходится – система все это видит и всегда направляет людей и технику туда, где они в данный момент необходимы.

Отсюда и еще одно важное преимущество WMS – она позволяет четко планировать потребность в ресурсах в зависимости от предстоящих объемов работы, знать, сколько людей нужно будет завтра или через неделю. Просчитывать это сейчас стараются на многих складах, но далеко не у всех есть инструменты, позволяющие сделать это достаточно точно. Применяя различные коэффициенты, обычно удается рассчитать, что при планируемом объеме грузопотока в следующем месяце понадобится, к примеру, 20 грузчиков, 50 сборщиков и 30 комплектовщиков. Но что делать, если в какой-то день придет пара-тройка больших заказов по сборке мелкого товара?

Понятно, что в таком случае можно часть грузчиков направить на сборку или упаковку. Хотя с одной стороны, не везде складские работники достаточно универсальны, а с другой – встает вопрос оплаты. Даже если все операции тарифицированы, люди могут возмущаться, что их направляют на ниже оплачиваемую работу. Гораздо удобнее, если четкого разделения на сборщиков, упаковщиков и пр. нет – каждый выполняет ту работу, которую на него распределяет система, а оплату получает за выполненные операции.

Кстати, имея полный расчет стоимости ресурсов, необходимых для выполнения каждой операции, легко рассчитать и общую стоимость обработки конкретного товара на складе, которая становится составляющей цены продажи.

Вылезти из коротких штанишек
 

Анализируя современное состояние логистики в Украине, сразу вспоминаешь о так называемом синдроме коротких штанишек. Предприятие растет, развивается, в какой-то момент делает серьезный рывок вперед, внедряя новую технологию или систему управления, и на этом останавливается. При внедрении речь идет о том, что система обеспечит возможность роста на ближайшие 5–7 лет, а затем потребуются новые мощности. Но годы проходят, а менять что-то вроде бы и смысла нет – все работает, особо не тормозит, так зачем деньги тратить?

На самом деле эти «штанишки», которые компания купила несколько лет назад, уже заметно жмут и кровоток уменьшают, но швы еще не расходятся, так что с обновками можно подождать до лучших времен. И мало кто задумывается, что будет, когда эти лучшие времена наступят. Появятся новые вызовы и возможности, компания, конечно, бросится за ними, но «штанишки» далеко убежать не позволят – просто рассыплются.

Если предприятие хочет быть конкурентоспособным, оно должно, извините, вовремя менять штаны. Личные автомобили большинство из нас через 5 лет меняют. Их можно эксплуатировать дольше, но умные люди подсчитали, что тогда все чаще будут случаться поломки, да и на рынке машины старше не котируются. А в бизнесе многие почему-то позволяют себе ходить в затертых штанах. Именно это нас и губит – наши компании не готовы сделать рывок вперед, когда рынок даст такую возможность.

Европейские фирмы, с которыми мы вроде бы пытаемся конкурировать, имеют в этом плане большое преимущество. Они не допускают, чтобы системы автоматизации превращались в путы на ногах, но и больших денег на их постоянное обновление не тратят. «Волшебная таблетка», которая помогла им излечиться от синдрома коротких штанишек – облачные решения. Для нашего бизнеса они также могут стать лучшим выходом, поскольку позволят своевременно обновлять гардероб. Всегда по последней моде и без больших дополнительных затрат.

Многие коллеги могут возразить, что облачные решения рассчитаны на стандартные бизнес-процессы, а каждая компания имеет свои особенности, которые нужно учитывать. Но вот пример из практики. Когда в одной из розничных сетей начинался проект по автоматизации, я проанализировал предложения рынка и пригласил сразу 5 поставщиков программных решений. Всех одновременно, поскольку 5 раз повторять одно и то же не имел ни времени, не желания. И они согласились, ведь никто не хотел получить информацию вторым. Приехали в один день, познакомились с моими бизнес-процессами (даже не перессорившись, кстати!), дали заключения и разъехались.

В итоге я получил просто замечательные предложения, а внимательно все изучив, понял, что лучшим оказался стандартный продукт, без индивидуальных доработок. Да, чаще IT-решения дорабатываются под заказчика. Но сравнив базовые наработки поставщиков и свои бизнес-процессы, я понял, что это практически 95% перекрытия. А 5% индивидуальных процессов – это какой-то дядя Петя, который делает две операции вместо одной. Изменить их, как говорят, «заточить» под программный продукт нетрудно, и компания ничего не потеряет, если они будут выполняться правильно.

Тем более, что это откроет ей возможность постоянного обновления и развития, ведь если она внедряет стандартный продукт, поставщик дает ей автоматический доступ ко всем доработкам и обновлениям, которые будут появляться впоследствии. Вот вам и «Штанишки», из которых компания никогда не вырастет, потому что они тоже постоянно растут. И для этого не нужно содержать штат программистов, писать для них техзадания и т.д. – все это делают специализированные фирмы, которые заинтересованы в том, чтобы развивать свои продукты, ведь иначе им не выжить в конкурентной борьбе.

А если это решение еще и в облаке, компании даже не придется тратить деньги на приобретение, обслуживание и периодический апгрейд серверов – нужен только надежный доступ к интернету. Конечно, это связано с определенными рисками, но на поверку они не больше, а порой и меньше, чем при работе с оригинальной системой, установленной на собственных серверах. У многих сразу вопрос: «А если отключится интернет?» Но ведь тогда компания все равно ни заказы не сможет получать, ни товар отправлять – от интернета практически вся ее связь с внешним миром зависит, и то, что система в облаке, ничего особо не изменит.

Опасаются многие и программных сбоев, от которых, к сожалению, никто не застрахован. Но в моей практике был случай, когда своя, автономная система ушла в состояние беспробудного сна на сутки. Облачное решение так долго не простоит – его разработчик расшибется, но ликвидирует сбой в самые короткие сроки, иначе рискует потерять всех клиентов. К тому же, при работе со стандартным, не дописанным и не измененным продуктом сбоев практически не бывает.

В действительности самой большой опасностью для логистики являются те самые «короткие штанишки», которые не позволят достаточно быстро и качественно обрабатывать грузопотоки в меняющихся рыночных условиях, сокращать себестоимость обработки грузов сегодня и быстро нарастить ее объемы завтра.