Евгений МОРОЗОВ

Автоматизация в логистике ритейла как способ повышения конкурентоспособности компании

0
2709
Известно, что каждая компания стремится увеличить свою долю на рынке, ведь это самый верный способ наращивать прибыль. Дополнительные преимущества для того, чтобы потеснить конкурентов, может предоставить и логистика, однако нередко оптимизировать процессы невозможно без значительных инвестиций. Однако самыми эффективными будут вложения в четкую отработку буквально всех процессов, происходящих на складе, транспорте и в системе управления. И без автоматизации здесь не обойтись

Себестоимость товара, как известно, состоит из закупочной цены, к которой добавляются затраты на обработку, хранение, доставку, продажу и т.д. Сэкономить компания может и на закупках, и на своих производственных процессах. Но эта экономия далеко не равнозначна: если такую же, а то и более низкую закупочную цену могут получить и другие игроки рынка, то грамотная оптимизация внутренних затрат становится весомым преимуществом в конкурентной борьбе.

Желание каждого предпринимателя получить самую низкую закупочную цену вполне понятно, – отмечает эксперт. – Не все знают, как этого добиться, но каждый к этому стремится. Точно так же каждый хотел бы до минимума снизить затраты на складскую обработку, ускорить и удешевить доставку, оптимизировать расходы на оплату труда. Именно такие задачи на каждом предприятии ставят логистам. Но чтобы качественно их выполнять, отделу логистики необходимы соответствующие инструменты. И самые эффективные из них в наше время – системы автоматизации, которые могут быть внедрены буквально на всех участках.

Удешевляем закупки
 

В большинстве украинских розничных компаний доля централизованных поставок в общем объеме закупок довольно высока – 50%, а иногда и до 70%. Тем не менее, и в этом направлении стоит поискать возможности для оптимизации. К примеру, можно неплохо сэкономить, закупая однотипные товары для сети в одном месте и обрабатывая их централизованно.

Попробуйте объединить закупки разных подразделений, – советует Е. МОРОЗОВ. – Создайте систему централизованного учета остатков и обрабатывайте все товары на центральном складе. И вскоре вы увидите, что у вас, как минимум, отпадет потребность арендовать еще один склад, поскольку скорость обработки вырастет в разы. Ведь одно дело, когда поставщики развозят продукцию по точкам маленькими машинами, и совсем другое, когда на РЦ приходит целая фура. Принять и обработать такой груз проще и дешевле, чем десятки мелких партий. К тому же, с большим объемом поставщик шутить не будет – доставит его вовремя. А компании все равно необходимо постоянно что-то развозить из РЦ по точкам. Если машины попутно захватят и этот товар, транспортные расходы не вырастут. А вот закупочная цена благодаря росту объемов уменьшится. Знаете, какую скидку дал один из поставщиков только потому, что у него отпала необходимость делать прямые поставки по магазинам, где периодически задерживалась приемка? До 25%!

Но больше всего возможностей оптимизировать закупки дает автоматизация этого процесса. Во-первых, она поможет навести порядок в этой сфере, а во-вторых, позволит сэкономить на оплате труда персонала. Причем экономия получится довольно ощутимая. Чтобы оценить, насколько, стоит просто посчитать, сколько людей в компании вовлечено в процесс закупок на данный момент. Включая старших и младших закупщиков, одни из которых решают, что и где покупать, а другие занимаются непосредственно покупками. А ведь есть еще и третьи, которые пока только учатся.

А представьте, что процесс закупок в компании автоматизирован, и потребности в младших закупщиках больше нет, – поясняет Евгений. – Посчитайте, какая выйдет экономия в заработной плате. А ведь все сотрудники еще и в отпуска уходят, у них от напряженной работы нервные срывы случаются. А «забыл»? А «не получилось»? Да и жалобы клиентов, к сожалению, не такая уж редкость! К примеру: какой некультурный у вас там человек сидит! Позвонил в пятницу вечером, потребовал срочную доставку на понедельник, а затем еще добавил соленое словцо и заявил, что он там у вас самый главный…

Одна только автоматизация оповещения поставщиков позволяет решить эти проблемы раз и навсегда. Но при этом не следует забывать, что в дополнение компании нужна еще и автоматическая система оповещения логистики, ведь заказанный товар нужно вовремя принять и привезти на место. Да и без автоматизации прогноза продаж обойтись будет трудновато, а также без учета остатков на складах, в торговых точках и в пути. Потому что без объективных данных практически невозможно в любой момент понимать, какой объем закупок нужно совершить именно сейчас. А привычная 1С, по мнению эксперта, всех этих проблем не решает, так как система, которая обновляется один раз в сутки, предоставляет данные с опозданием:

– Если данные в системе обновляются раз в сутки, вы, например, не можете понять, вовремя ли приехала машина с товаром, сколько продукции реализовано за последние часы. Погрешности таких систем слишком велики, и результаты их работы вряд ли позволят компании получить дополнительные конкурентные преимущества на рынке.

Складская обработка
 

Это еще один сегмент логистики, напрямую влияющий на конечную цену товара. Наверное, напоминать о необходимости оптимизировать транспорт и складское хозяйство излишне – все уже хорошо понимают, насколько это важно для предприятия.

Тем не менее, во многих украинских компаниях при расчете складских затрат до сих пор учитывают только самые простые статьи: аренда площадей (если склад арендованный), само хранение, средние расходы электроэнергии, отчисления на зарплату. Даже о технике многие забывают, хотя стоит она очень дорого, а парк нужно постоянно обслуживать и каждые несколько лет обновлять. Для компании это зачастую оказывается неким сюрпризом: людей просто ставят перед фактом, что предприятие вынуждено расходовать много денег, поэтому нужно поднапрячься и быстренько заработать побольше.

Очевидно, чтобы таких «сюрпризов» избегать, считать затраты на склад нужно более точно и подробно. Но всегда ли в компании точно знают, какую именно сумму нужно добавить к себестоимости товара? Как у наших ритейлеров рассчитывается стоимость транспортной и складской логистики – точно для каждого конкретного товара или по неким средним показателям?

– Скажем, на склад пришел какой-то новый товар, – приводит пример Е. МОРОЗОВ. – Он более объемный, или больше весит, или требует определенного температурного режима либо еще каких-то особых условий. Как определить, во что обходится компании хранение и обработка этого товара? Садиться и считать? Каждый раз, когда появляется какая-то новинка? Сколько рабочего времени на это потребуется, сколько сотрудников придется держать? Но если такие расчеты не проводить, а пользоваться усредненными данными, товар может выйти в минус, а вы этого и не заметите.

Чтобы точно знать, сколько добавляет к стоимости каждого товара его транспортировка и складская обработка, необходим автоматизированный расчетный комплекс, который позволяет фиксировать все технологические операции и их реальную стоимость. Только тогда можно будет видеть, к примеру, какие механизмы были задействованы в обработке того или иного товара, сколько раз его перемещали, опускали, поднимал и т.д., и какие, соответственно, затраты на амортизацию техники нужно вложить в его цену. И так – по каждой статье затрат. В итоге компания получит возможность формировать цену реализации товара, что называется, с открытыми глазами, а значит, и более эффективно управлять своим бизнесом.

Ну и, конечно же, автоматизация склада помогает сократить лишний управленческий персонал. Обычно для того, чтобы координировать работу на большом складе, необходимы начальники смен, начальники участков, старшие и младшие операторы, основной задачей которых является раздача указаний и перенесение информации с бумажных носителей в учетную систему. Хорошая автоматизированная система берет большую часть их работы на себя. По мнению Евгения, компьютер может делать работу, для которой в иных условиях необходимо привлекать десятки людей, которые допускают ошибки, болеют, а иногда и просто непрофессиональны.

Доставка
 

В сфере транспорта главными задачами являются увеличение скорости и точности доставки при одновременном сокращении затрат. И здесь системы автоматизации также приходят на помощь. Прежде всего, они помогают рассчитать оптимальные маршруты и разрабатывать различные варианты подвоза. Вручную все это также можно делать, но на это уходит слишком много времени. А компьютерная программа сделает все быстро и даст ответы практически на любые запросы. Кроме того, можно настроить автоматизированный контроль доставки.

Весьма полезным инструментом станет и автоматизированный тендерный комплекс, разработанный специально для транспорта. Он позволяет выставлять на аукцион буквально каждую доставку, выбирать перевозчика на каждый отдельный рейс. Вручную это сделать просто невозможно, а с помощью автоматизированной системы – очень просто. И привлекать дополнительный персонал не придется.

Полезно иметь также автоматизированную систему информирования участников транспортировки, – продолжает Е. МОРОЗОВ. – В некоторых компаниях, с которыми я сотрудничал, водители получают задания прямо на мобильный телефон. Это здорово упрощает им жизнь, ведь заказы можно получать прямо в пути, не дожидаясь возвращения машины.

Немало проблем, по словам эксперта, решает и автоматизация выдачи товарно-сопроводительных документов. Кто-то пробовал подсчитать, сколько времени теряет водитель, когда он вынужден получать путевой лист в одном месте, товарно-транспортную накладную – в другом, остальные сопроводительные документы – в третьем? А по прибытию на место ему нужно все эти бумаги разнести по нескольким кабинетам и собрать все необходимые подписи. В результате вместо того, чтобы сидеть за рулем, он полдня проводит в офисах отправителя и получателя, а потом груз опаздывает.

Офисный персонал
 

Практически незаменимыми становятся в наше время системы автоматизации и в офисе, поскольку позволяют экономить время руководителей и повышать эффективность труда менеджмента нижнего и среднего звена.

Прежде всего Евгений советует обратить внимание на проведение тендерных процедур. В большинстве отечественных компаний выбор поставщиков до сих пор производится вручную, поэтому конкурсы проводят не чаще, чем раз в год, да и то только потому, что нужно переподписать договора. Автоматизация этого процесса позволит в корне изменить ситуацию – тендеры можно будет проводить с любой нужной компании периодичностью. При этом сама процедура станет более прозрачной, а выбор поставщиков – действительно объективным. Да и время, необходимое для проведения каждого конкурса, заметно сократится.

Если же тендеры проходят в режиме онлайн, у сотрудников компании становится гораздо меньше хлопот. Как минимум, не нужно встречать претендентов, принимать у них документы и т.д. Более того, можно проводить несколько тендеров одновременно, и привлекать для этого больше людей не понадобится. Что не менее важно – существенно сокращается время между проведением тендера и началом поставок.

Еще одна немаловажная сфера применения автоматизации – отчетность и планирование. По словам Е. МОРОЗОВА, на одном из распределительных центров, с которым ему приходилось сотрудничать, в подготовку отчетности было вовлечено более 25 человек, а в одной из крупных торговых сетей этим занимаются сразу 140 сотрудников разных отделов.

– А сколько человек в вашей компании начисляют зарплату? 10 бухгалтеров или 15? – предлагает задуматься эксперт. – Возникает парадоксальная ситуация: с одной стороны, вы понимаете, насколько важно ввести сдельную оплату труда, а с другой – если вы откажетесь от фиксированных ставок, придется раздувать штат бухгалтерии. С внедрением автоматизации эти проблемы также исчезают сами по себе.

***

Автоматизация процессов приносит компаниям реальную выгоду буквально на каждом участке. Она помогает избежать массы ошибок и оптимизировать количество персонала. Однако для максимальной эффективности необходимы три условия:

  1. полная компьютеризация и автоматизация производства;
  2. неразрывность товарно-материального и информационного потоков;
  3. квалифицированный персонал

 

 

 

Другие публикации автора: